Personeelsvoorzieningen regelen: hoe bespaart u belasting?

Wilt u het als werkgever bepaalde voorzieningen voor uw werknemers regelen? Dan heeft u daarvoor diverse mogelijkheden. Voor uzelf maakt het niet altijd een verschil of u deze voorzieningen aan uw personeel vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Maar fiscaal kan dit wel tot verschillen leiden. In dit artikel vertellen we u hoe het precies zit en waar u op moet letten om uzelf belasting te besparen.

Voorzieningen voor uw personeel: wie wordt eigenaar?

U heeft als werkgever meerdere mogelijkheden om werknemers gebruik te laten maken van voorzieningen.

Vergoeden

Als u een zaak vergoedt aan uw werknemer, koopt de werknemer de voorziening en betaalt u het aankoopbedrag aan hem terug. De werknemer is dan ook de eigenaar.

Verstrekken

Bij verstrekken koopt u de voorziening en geeft u deze aan de werknemer. Ook dan wordt de werknemer de eigenaar.

Ter beschikking stellen

Bij ter beschikking stellen blijft u altijd eigenaar. U koopt de zaak en de werknemer mag de betreffende zaak slechts gebruiken. Stelt u een voorziening ter beschikking, dan moet de werknemer deze teruggeven als hij uit dienst gaat. U bent namelijk de eigenaar. De werknemer kan u ook de restwaarde ook vergoeden bij het uit dienst gaan.

Personeelsvoorzieningen belast of niet?

Als u zaken aan uw personeel vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, dan is dit in de regel belast. Toch kan fiscaal het nogal wat verschil in welke vorm u dit doet. Daarom is het van belang hier vooraf rekening mee te houden.

• Vergoedt of verstrekt u bijvoorbeeld werkkleding, zoals de overal van een schilder? Dan is dit belast.
• Stelt u de werkkleding ter beschikking? Dan is het onbelast.

Dit verschil komt doordat een gerichte vrijstelling of nihilwaardering kan gelden. Onder voorwaarden kan de vergoeding, verstrekking of ter beschikking stellen dan onbelast blijven zonder dat deze in de vrije ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht hoeft te worden.

Belasting besparen via de werkkostenregeling

Als zaken belast zijn, kunt u belastingheffing bij de werknemer voorkomen door ze onder te brengen in de werkkostenregeling. Als u in een jaar binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’ blijft, hoeft u als werkgever ook geen belasting te betalen. Daarboven betaalt u 80% belasting via de eindheffing. Daarom is het belangrijk zoveel mogelijk gebruik te maken van onbelaste mogelijkheden.

Blijf bij vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen onder de werkkostenregeling altijd erg houden in de gebruikelijkheidstoets.

Btw-aspecten

Houdt bij de vraag of u zaken vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, ook de btw in de gaten. Zo kunt u bijvoorbeeld vakliteratuur belastingvrij vergoeden, verstekken of ter beschikking stellen. Vergoedt u echter de vakliteratuur? Dan kunt u alleen de btw terugkrijgen als de factuur op naam van uw bedrijf staat.

Hoe maakt u optimaal gebruik van de werkkostenregeling?

Gezien de grote verscheidenheid en de diverse mogelijkheden tot vormgeving is de werkkostenregeling een complexe regeling. Onze adviseurs kunnen u uitstekend helpen om de juiste keuzes te maken en daarmee kosten te besparen. Wij kunnen bijvoorbeeld voor u beoordelen welke kansen uit de werkkostenregeling u onbenut laat.

Meer weten over hoe u geld kunt besparen met de werkostenregeling? Download dan dit whitepaper over de werkkostenregeling of neem hieronder contact met ons op.