klokkenluidersregeling

1. Inleiding

Moore DRV hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is Moore DRV van mening dat ook medewerkers, ex-medewerkers en overige personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden al dan niet anoniem aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de Compliance Officer van Moore DRV. Deze regeling leidt ertoe dat meldingen worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de vermoede misstanden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen.

Een goed functionerende klokkenluidersregeling moet zowel anoniem als niet anoniem melden mogelijk maken als waarborgen dat meldingen zorgvuldig worden onderzocht. Dit vraagt om:

• duidelijke procedures,
• veilige meldkanalen (bijv. via externe vertrouwenspersonen of digitale platforms),
• training van meldfunctionarissen,
• en een cultuur waarin ook niet-anonieme meldingen veilig zijn.

2. Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

• Bestuur: de Raad van Bestuur van Moore DRV of het bestuur van de gelieerde besloten vennootschappen van Moore DRV.
• Compliance Officer: de natuurlijke persoon die door het bestuur van Moore DRV als onafhankelijke functionaris is aangesteld en in het kader van deze klokkenluidersregeling kennisneemt van de melding en contactpersoon is van de melder.
• Maatschappelijk belang: het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen van de melder raakt en sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
• Melder: een persoon die werkzaam is (geweest) bij Moore DRV, op welke wijze dan ook (zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers, werkstudenten en stagiairs daarbij inbegrepen) of bij één van haar klanten of leveranciers werkzaam is, die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
• Melding: melding van een vermoeden van een misstand.
• Misstand: een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit is het geval in de volgende situaties (niet-limitatief):
  – er is sprake van (dreigend gevaar voor) een schending van een wettelijk voorschrift of een interne beleidsregel op grond van een wettelijk voorschrift;
  – er is sprake van (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
  – er is sprake van (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
  – er is sprake van (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
  – er is sprake van (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van Moore DRV;
  – er is sprake van (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of
  – een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten.
  – er is sprake van een (dreigende) inbreuk op het unierecht op de volgende gebieden (hierna ook te noemen: ‘Inbreuk’):
  • overheidsopdrachten;
  • financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen geld en
  • terrorismefinanciering;
  • productveiligheid en product conformiteit;
  • veiligheid van het vervoer;
  • bescherming van het milieu;
  • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
  • veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
  • volksgezondheid;
  • consumentenbescherming;
  • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad;
  • inbreuken in verband met de interne markt.
• Moore DRV: de maatschap Moore DRV adviseurs & accountants en Moore DRV Audit B.V. en ook alle aan haar gelieerde overige vennootschappen.
• Unierecht: het recht van de Europese Unie.
• Vertrouwenspersoon: degene die zijn aangewezen om als zodanig voor werkgever te fungeren. De namen van de vertrouwenspersonen zijn te vinden op de digitale werkomgeving.
• Werkgever: de maatschap Moore DRV en de gelieerde besloten vennootschappen van Moore DRV.
• Werknemer: degene die op grond van arbeidsovereenkomst arbeid verricht of degene die anderszins in een relatie tegen een vergoeding arbeid verricht (bijv. stagiairs, zelfstandigen zonder personeel, partners, Bestuurders, toezichthouders) voor werkgever.

3. Meldkanalen

3.1 Intern

Een melder die van mening is dat er sprake is van een (vermeende) misstand of inbreuk binnen Moore DRV, kan (eventueel anoniem) een melding doen bij de Compliance Officer. De melding kan zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan.

Schriftelijk: De melding kan per brief t.a.v. compliance of per e-mail gestuurd worden naar het volgende e-mailadres: klokkenluider@moore-drv.nl.

Mondeling: als de melding mondeling wordt gedaan aan de Compliance Officer, zal de Compliance Officer hiertoe een verslag opstellen, welke melder kan controleren, corrigeren en voor akkoord kan ondertekenen. De melding kan als volgt gedaan worden:

• telefonisch of via Teams en/of;
• een gesprek op locatie (binnen redelijke termijn).

Ook staat het melder vrij een externe adviseur in vertrouwen te raadplegen.

3.2 Extern

Melder heeft het recht, zonder het doen van een interne melding, direct een melding te doen bij een bevoegde autoriteit, zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend het Huis voor Klokkenluider, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Consument en Markt. Bij twijfel kan melder terecht voor advies bij het Huis voor Klokkenluiders.

4. Melding

4.1 Inhoud van de melding

Het is wenselijk dat een melding ten minste het volgende bevat:

1. de naam van de melder, tenzij anoniem gemeld wordt;
2. De melder verstrekt bij de melding bij voorkeur een (privé) woon- en/of (privé) e-mailadres en telefoonnummer waarop de melder via post en/of e-mail en telefonisch bereikbaar is in het kader van de melding. De melder is niet verplicht contactgegevens te verstrekken.
3. indien van toepassing: de naam van de medewerker op wiens gedraging de melding of klacht betrekking heeft;
4. een omschrijving van de vermeende schending waarop de melding of klacht gericht is. De melder verstrekt bij de melding zo veel mogelijk de informatie waarover hij in dat verband beschikt.

Het vermoeden van een misstand moet zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de werkgever heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie die werkzaamheden voor of ten behoeve van de werkgever uitvoert. Een derde kan geen klacht in de zin van deze regeling indienen die uitsluitend betrekking heeft op een declaratie.

4.2 Vertrouwelijk advies

Iedereen die een vermoeden van een misstand heeft, kan daarover in vertrouwen advies inwinnen (raadplegen en verzoeken om bijvoorbeeld informatie, overleg en ondersteuning). Vertrouwelijk advies inwinnen kan bij de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

4.3 Procedure

• De ontvangst van de melding wordt uiterlijk binnen zeven dagen na de ontvangst bevestigd aan de melder (zover mogelijk), door toezending van een schriftelijke bevestiging aan het door de melder verstrekte (privé) woon- of e-mailadres. De ontvangstbevestiging bevat bij voorkeur een zakelijke beschrijving van de melding en een afschrift van de melding of van de schriftelijke weergave van de melding als die mondeling is gedaan.
• Als de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melder daarover schriftelijk geïnformeerd, met toelichting van die vaststelling.
• Tenzij de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melding onderzocht door een daartoe door het bestuur aan te wijzen één of meer perso(o)n(en) die niet direct betrokken is/zijn geweest bij de gemelde feiten.
• Als een lid van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is zal de onafhankelijk functionaris zelf de melding onderzoeken.
• De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wordt geïnformeerd over de melding, tenzij de werkgever dat niet in het belang acht van het onderzoek.
• Binnen ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder (zover mogelijk) informatie verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.
• De perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft, wordt/worden ten minste gelijktijdig als de melder geïnformeerd over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de Melding.

Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding bevestigt de Compliance Officer de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging verstrekt de Compliance Officer informatie over de procedure en de termijnen die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding aan melder. Uiterlijk na vier weken bericht de Compliance Officer aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de Compliance Officer dit aan melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden. Voornoemde termijn bedraagt niet meer dan drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging.

5. Afhandeling

De Compliance Officer informeert direct het bestuur van Moore DRV, tenzij een lid van het bestuur bij de vermoede missstand betrokken is. De Compliance Officer informeert de melder hierover. Direct na ontvangst van de melding zal de Compliance Officer van Moore DRV een onderzoek naar de (vermeende) misstand en/of inbreuk starten. Zowel Compliance Officer als melder zijn bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien zij dit nodig achten. De Compliance Officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door het bestuur te nemen maatregelen. Als het bestuur van het advies wil afwijken, wordt dit met de
Compliance Officer besproken. Als de melding de Compliance Officer betreft zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

6. Vertrouwelijkheid en bescherming

Iedereen binnen de werkgever die betrokken is bij een melding of bij het onderzoek naar een vermoeden van een misstand, en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen: gegevens over de identiteit van de melder (voor zover deze bekend is) en van de identiteit van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie over een bedrijfsgeheim. Melder kan de Compliance Officer schriftelijk ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.

Vertrouwelijkheid geldt ook voor correspondentie over en de behandeling van de melding. Moore DRV registreert de melding en hanteert daarbij de passende wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming.

Het bestuur van Moore DRV garandeert dat een melding door melder aan de Compliance Officer of een andere bevoegde instantie op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze leidt tot benadeling van melder, onder de voorwaarden als benoemd in de Wet bescherming klokkenluiders. Dit geldt ook voor de medewerker van Moore DRV die melder bijstaat. Onder benadeling in dit kader wordt onder meer verstaan het nemen van een benadelende maatregel door de werkgever jegens de melder, zoals ontslag of schorsing (anders dan op eigen verzoek) of het opleggen van een boete (als bedoeld in artikel 7:650 BW).

7. Tot slot

Deze regeling is opgesteld in overeenstemming met de Wet bescherming klokkenluiders (‘Wbk’) en is gepubliceerd op de digitale werkomgeving en de website van Moore DRV.

Deze regeling kan in overleg tussen bestuur en ondernemingsraad worden gewijzigd.

Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2026 en is op die datum gepubliceerd op de digitale werkomgeving van de werkgever en op haar website.

Laatste versie: januari 2026