Werkkostenregeling

Alles wat u aan uw werknemers verstrekt is loon. In de werkkostenregeling is geregeld welke vergoedingen en verstrekkingen u, onder voorwaarden, onbelast aan uw werknemers mag geven. Lees hier wat er onder de werkkostenregeling valt, wat de uitzonderingen zijn en hoe u optimaal de vrije ruimte van de werkkostenregeling benut.

Welke kosten kunnen eventueel onder de werkkostenregeling worden gebracht:

• Reiskosten.
• Het verstrekken van een telefoon, laptop of gereedschap.
• Vergoedingen en verstrekking voor vitale medewerkers.
• Het verstrekken van geschenken en organiseren van personeelsfeesten.
• Het geven van een paastraktatie of de aanschaf van planten voor op het bureau van uw werknemer.

Vrije ruimte in de werkkostenregeling

Onderdeel van de werkkostenregeling is dat u kort samengevat 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom onbelast aan uw werknemers mag besteden. Over het bedrag van uw loonsom daarboven wordt de vrije ruimte 1,18%. Deze cijfers gaan over 2025.

Voorbeeld werkkostenregeling

Uw totale fiscale loonsom bedroeg in 2025 € 750.000. Uw vrije ruimte in 2025 bedraagt daarom € 12.130 (2% van € 400.000 plus 1,18% van € 350.000). Als u in 2025 totaal € 15.000 ten laste van de vrije ruimte bracht, dan bent u € 2.296 (80% van € 2.870) eindheffing verschuldigd.

U mag het totale bedrag zelf onder uw werknemers verdelen. U moet daarbij wel rekening houden met gebruikelijkheid.

Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers moeten dus, op een aantal uitdrukkelijk genoemde uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn de vergoedingen en verstrekkingen tezamen hoger dan de vrije ruimte, dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing. Onze belastingadviseurs helpen u graag om optimaal gebruik te maken van uw vrije ruimte.

Uitzonderingen in de werkkostenregeling

Gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihilwaarderingen tellen niet mee in de vrije ruimte. Denk hierbij aan de reiskosten ten bedrage van € 0,23 per km (gerichte vrijstelling 2025), de thuiswerkvergoeding (€ 2,40 in 2025) , opleidingen en vergoeding van mobiele telefoon en laptop (mits noodzakelijk).

Meer uitgeven? Dan betaalt u 80% eindheffing

Keert u als werkgever meer uit aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dan het bedrag in de vrije ruimte? Dan bent u over het bedrag daarboven 80% belasting verschuldigd via de eindheffing. Op deze manier blijft de uitkering voor de werknemer wel belastingvrij.