Contact
Vestigingen
DRV Online
Zoeken
Heeft u in 2025 vergoedingen of verstrekkingen aan uw werknemers gedaan? Dan is het belangrijk om te controleren of u binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) bent gebleven. Bij een overschrijding betaalt u 80% eindheffing, die u uiterlijk in uw tweede aangifte loonheffingen 2026 moet afrekenen. In dit artikel zetten we voor u uiteen hoe de afrekening werkt, wat de deadlines zijn en waar u op moet letten.
Vrije ruimte WKR: hoe werkt dit in 2025?
Alles wat u in 2025 aan uw werknemers vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, is loon. Over dit loon betaalt u loonbelasting. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. In dat geval betaalt uw werknemer geen loonbelasting, maar komt het bedrag ten laste van uw vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR).
In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven. Blijft u binnen deze ruimte? Dan betaalt u geen extra belasting. Overschrijdt u de vrije ruimte? Dan betaalt u 80% eindheffing over het bedrag daarboven.
Let op! Niet alle vergoedingen en verstrekkingen komen in aanmerking voor aanwijzing als eindheffingsloon. Voor bepaalde posten moet u altijd loonbelasting inhouden bij uw werknemers. Denk bijvoorbeeld aan de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak. Ook moet uw aanwijzing gebruikelijk zijn. Dit betekent dat deze niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.
Leg uw keuzes altijd tijdig en aantoonbaar vast in uw loonadministratie. U mag vergoedingen of verstrekkingen achteraf niet meer aanpassen. Werkt u in concernverband (minimaal 95% verbonden)? Dan kunt u de concernregeling toepassen als u aan de voorwaarden voldoet. Deze keuze moet u vóór het begin van het jaar maken
De gevolgen van het overschrijden van de vrije ruimte
Overschrijdt u in 2025 uw vrije ruimte? Dan betaalt u 80% eindheffing over het bedrag daarboven. Deze eindheffing komt volledig voor uw rekening als werkgever en verhoogt uw loonkosten. U verwerkt deze eindheffing in uw aangifte loonheffingen. Dit doet u uiterlijk in uw tweede aangifte over 2026.
Let op! De uiterste deadline hangt af van uw aangiftetijdvak:
- Doet u maandaangifte? Dan is de deadline 31 maart 2026.
- Doet u vierwekenaangifte? Dan is de deadline 22 maart 2026.
- Doet u kwartaalaangifte? Dan verwerkt u de eindheffing in uw aangifte over het tweede kwartaal van 2026 (verwachte deadline: 31 juli 2026).
U kunt deze eindheffing dus niet verhalen op uw werknemers. In de meeste gevallen kunt u deze kosten wel aftrekken van uw winst voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Tip! Reserveer tijdig voor een mogelijke eindheffing en leg uw berekening van de vrije ruimte vast in uw administratie. Zo voorkomt u verrassingen achteraf.
WKR en uw administratie: waar moet u op letten?
Niet alle vergoedingen en verstrekkingen zijn zichtbaar in uw salarisadministratie. Controleer daarom ook uw financiële administratie. Zo voorkomt u dat u posten mist bij het bepalen van uw vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan:
- Kerstpakketten.
- Cadeaubonnen.
- Personeelsfeesten op een externe locatie.
- Maaltijden buiten de werkplek (deels) op kosten van u als werkgever.
- Uitgaven via bedrijfscreditcards.
Voorzieningen op de werkplek, zoals koffie, fruit en arbovoorzieningen, waardeert u vaak op nihil. Deze komen niet ten laste van uw vrije ruimte. Maakt u vergelijkbare kosten buiten de werkplek? Dan vallen deze meestal wel onder de WKR. Dit geldt niet voor intermediaire kosten, zoals uitgaven die een werknemer namens uw onderneming doet. Er is geen sprake van loon, waardoor ze niet meetellen voor de WKR.
Let op! Combineert u een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding? Dan mag u voor dezelfde dag niet beide gericht vrijgesteld toepassen.
Tip! Label in uw administratie per post of sprake is van een gerichte vrijstelling, nihilwaardering, intermediaire kosten of eindheffingsloon. Dit versnelt de afrekening en voorkomt discussies met de Belastingdienst.
