Werkkleding vergoeden of
verstrekken: dit zijn de voorwaarden

Steeds meer werkgevers verstrekken werkkleding aan hun personeel. Dat kan belastingvrij, maar alleen als u voldoet aan de fiscale voorwaarden. De Belastingdienst heeft deze regels recent aangevuld in een handreiking voor adviseurs. In dit artikel leest u wanneer kleding kwalificeert als werkkleding en waar u als werkgever fiscaal op moet letten.

Werkkleding vergoeden verstrekken of ter beschikking stellen

Wanneer u werkkleding vergoedt of verstrekt, geldt dit meestal als belast loon. De kleding wordt dan eigendom van uw werknemer. U kunt belastingheffing voorkomen door de kosten onder te brengen in de werkkostenregeling (WKR), mits u voldoet aan de geldende voorwaarden.
Stelt u werkkleding ter beschikking? Dan blijft de kleding uw eigendom.

Let op! U moet de vergoeding of verstrekking van werkkleding expliciet aanwijzen als eindheffingsloon binnen de WKR. Leg dit administratief vast op het moment van uitbetalen.

Wat verstaat de Belastingdienst onder werkkleding?

Kleding is werkkleding als deze vrijwel uitsluitend geschikt is voor gebruik tijdens het werk. Denk bijvoorbeeld aan de jasschort van een slager. Ook kleding met een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo van minimaal 70 cm² kwalificeert als werkkleding, als deze nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Blijft kleding aantoonbaar achter op de werkplek? Dan merkt de Belastingdienst deze ook aan als werkkleding. Dit geldt niet als de werkplek de woning van uw werknemer is.

Daarnaast geldt kleding die u op grond van de Arbowet moet vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als werkkleding. Voorwaarde is dat uw werknemer hiervoor geen eigen bijdrage betaalt.

Let op! Kleding die ook buiten het werk kan worden gedragen, zoals representatieve kleding of sportkleding, geldt niet als werkkleding. Dat geldt ook als uw werknemer deze tijdens het werk draagt.

Voor artiesten, presentatoren en beroepssporters gelden afwijkende fiscale regels.

Redelijkheidstoets bij werkkleding

De Belastingdienst stelt als aanvullende voorwaarde dat het ter beschikking stellen van werkkleding redelijk moet zijn. De Belastingdienst beoordeelt per situatie of hiervan sprake is.

Bent u het niet eens met dit oordeel? Dan kunt u het standpunt voorleggen aan de rechter.

Nieuwe voorwaarden werkkleding

De Belastingdienst heeft de voorwaarden voor werkkleding aangevuld. Kleding kwalificeert als werkkleding als deze aantoonbaar achterblijft op de werkplek. Dit speelt bijvoorbeeld bij kledingwinkels. Medewerkers dragen daar vaak kleding uit de winkelcollectie om de verkoop te stimuleren. Blijft deze kleding op de werkplek, dan kan deze als werkkleding gelden.

Let op! Op grond van de Arbowet moet u zorgen voor gescheiden kleedruimtes voor mannelijk en vrouwelijk personeel.

Let op! Kleding die op de werkplek achterblijft, geldt alleen als werkkleding als de werkplek niet de woning van uw werknemer is.

Uniform of overall: valt dit onder werkkleding?

Een uniform of overall geldt als werkkleding. Dit geldt ook voor kleding die u op grond van de Arbowet moet voorschrijven en vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.

Let op! Dragen meerdere werknemers dezelfde kleding die buiten de werkplek duidelijk verwijst naar uw bedrijf of beroep? Dan is sprake van een uniform. De rechter oordeelde eerder dat dit gold voor werknemers van een hamburgerketen.

Let op! De fiscale vrijstelling voor werkkleding op grond van de Arbowet geldt alleen als uw werknemer hiervoor geen eigen bijdrage betaalt. Dit geldt ook als u loonbestanddelen uitruilt.