Let op! Eindafrekening
werkkostenregeling 2024
in maart 2025 indienen

U mag als werkgever aan uw medewerkers onbelast vergoedingen en verstrekkingen geven of middelen ter beschikking stellen. Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling. Deze bestedingen moeten dan wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling passen. Bracht u in 2024 vergoedingen, verstrekkingen en/of terbeschikkingstellingen ten laste van uw vrije ruimte in de werkkostenregeling? Dan moet u uiterlijk in de tweede aangifte loonheffingen 2025 de eindheffing hierover aangeven en betalen. Wat dit voor u als werkgever betekent leest u in dit artikel.

Eindheffing werkkostenregeling: vrije ruimte en daarboven 80% eindheffing

In 2024 bedroeg de vrije ruimte in de werkkostenregeling 1,92% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom van uw werknemers en 1,18% over het bedrag daarboven. Was het bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en/of terbeschikkingstellingen die u ten laste van de vrije ruimte bracht meer dan die vrije ruimte? Dan bent u over het bedrag daarboven 80% eindheffing (belasting verschuldigd).

Voorbeeld

Uw totale fiscale loonsom bedroeg in 2024 € 750.000. Uw vrije ruimte 2024 bedraagt daarom
€ 11.810 (1,92% van € 400.000 plus 1,18% van € 350.000). Als u in 2024 totaal € 20.000 ten laste van de vrije ruimte bracht, dan bent u € 6.552 (80% van € 8.190) eindheffing verschuldigd.

Uiterlijk eindheffing aangeven in tweede aangifte loonheffingen 2025

Uiterlijk in uw tweede aangifte loonheffingen 2025 moet u de verschuldigde eindheffing aangeven en betalen. Doet u per maand aangifte dan is de deadlline hiervoor 31 maart 2025. Doet u per 4 weken aangifte, dan is de deadline 23 maart 2025/

Eindheffing werkkostenregeling al aangegeven?

U hoeft niet te wachten tot het aangeven en betalen van de eindheffing tot de tweede aangifte loonheffingen 2025. U had er ook voor kunnen kiezen om gedurende het jaar 2024 de eindheffing al aan te geven. Heeft u dat gedaan, dan moet u controleren of de al aangegeven eindheffing correct is. Heeft u te veel of te weinig eindheffing aangegeven, dan moet u dat verrekenen in de tweede aangifte loonheffingen 2025.

Is uw administratie voor de werkkostenregeling op orde? Voorkom boetes!

Maakt u gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling? Dan moet u zorgen dat uw administratie op orde is. De Belastingdienst hanteert hierover streng beleid. Het is niet expliciet vastgelegd hoe u moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo’n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.

 Let op! Wanneer uw WKR-administratie niet op orde is en er fouten zijn gemaakt, kan de Belastingdienst naheffen. Tijdens een belastingcontrole kan een minimale fout in een steekproef een naheffing van duizenden euro’s met belastingrente en boete tot gevolg hebben. De verwachting is dat er meer controles gaan plaatsvinden, aangezien de Belastingdienst veel mensen heeft aangenomen om onder meer de controlekans te verhogen.

Goedkeuring: aanwijzing werkkostenregeling in het kalenderjaar

Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden als de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.

Let op! Deze zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2024 nog van uit dat bijvoorbeeld vergoedingen die u in 2024 niet bij uw werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte. Heeft u de aanwijzing over 2024 niet goed vastgelegd? Dan worden de vergoedingen alsnog in 2024 in de loonheffing betrokken.

De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het uw bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar u dit per abuis niet heeft gedaan. U kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.

Goedkeuring: gerichte vrijstelling in de vrije ruimte

Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook van uit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.

Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om gewoon vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per abuis niet gebeurd, dan kunt u zich beroepen op de goedkeuringen. Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of u aan uw aanwijzingsplicht heeft voldaan. Hiermee voorkomt u dat u alsnog loonheffing bij uw werknemers moet inhouden.

Neem de werkkostenregeling structureel op in uw administratieve processen

We zien in de praktijk vaak dat de werkkostenregeling niet op structurele basis is opgenomen in de werkprocessen van de loon- en financiële administratie. Wij adviseren u graag hierover door optimalisatiemogelijkheden in kaart te brengen, mogelijke risico’s te detecteren en oplossingen aan te dragen die passen bij u als werkgever.

Wij helpen u graag. Wij nemen het administratieve proces rondom de vergoedingen en verstrekkingen met u door, passen deze na overleg met u aan, zodat u tijdens een controle niet voor onaangename verassingen komt te staan.