Contact
Vestigingen
DRV Online
Zoeken
Is uw bedrijf gevestigd in België? Let dan op! Vanaf 1 januari 2026 bent u namelijk verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen voor bepaalde zakelijke transacties (B2B). Ook buitenlandse bedrijven die alleen een Belgische btw-registratie hebben, vallen voorlopig onder deze regels. Wat betekent dit concreet voor uw bedrijf? Samen met onze collega’s van Moore Belgium hebben we dit artikel gemaakt. Hierin leggen we helder uit wat er verandert, voor wie de verplichting geldt en hoe u zich praktisch kunt voorbereiden.
Wat is een gestructureerde elektronische factuur?
Een e-factuur is een bestand met een vaste structuur (UBL), waarmee u inkomende en uitgaande facturen digitaal kan versturen en automatisch kan verwerken. De factuurgegevens worden zo vanuit het ene boekhoudprogramma automatisch verwerkt in een ander boekhoudprogramma. Dit maakt handmatige invoer overbodig, voorkomt fouten en bespaart u tijd en kosten.
Belangrijkste wijzigingen van verplichte e-facturatie België
- Papieren facturen of facturen in een ander ongestructureerd formaat (bijvoorbeeld als pdf via e-mail) worden niet langer geaccepteerd voor transacties die onder deze verplichting vallen.
- Bent u niet in België gevestigd maar bent u wel in België voor de btw geregistreerd? Dan bent u volgens de huidige wet verplicht om elektronische facturen te ontvangen. Dit kan nog wijzigen: de overheid werkt aan een wetsvoorstel om buitenlandse ondernemingen mogelijk uit te sluiten van deze ontvangstplicht.
- Voor andere transacties (buiten de verplichting) mag u nog wel papieren of ongestructureerde elektronische facturen gebruiken.
Tip! Valt u onder de Belgische e-facturatieverplichting (als uitreiker of ontvanger van de factuur)? Onderneem dan zo snel mogelijk actie om uiterlijk op 1 januari 2026 aan de nieuwe eisen te voldoen.
Voor wie geldt de verplichting precies?
De verplichting geldt niet altijd en is afhankelijk van drie factoren: de uitreiker van de factuur, de ontvanger van de factuur en de transactie waarop de factuur betrekking heeft. Hieronder leggen we dat per onderdeel uit.
De uitreiker van de factuur
De verplichting geldt voor alle btw-belastingplichtigen die in België gevestigd zijn en leden van een btw-eenheid. Ook vaste inrichtingen in België vallen hieronder.
Wel gelden de volgende vrijstellingen:
- Btw-belastingplichtigen die onder de bijzondere forfaitaire regeling vallen.
- Btw-belastingplichtigen die failliet zijn verklaard.
- Btw-belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn.
De ontvanger van de factuur
De verplichting geldt als uw klant in België btw-geregistreerd is en zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen voor de transactie. Ook buitenlandse bedrijven met een Belgisch btw-nummer vallen hieronder.
Let op! De Belgische overheid heeft in maart 2025 meegedeeld dat er een wetsvoorstel wordt voorbereid om niet in België gevestigde ondernemingen alsnog uit te sluiten van deze ontvangstverplichting.
De transactie waarop de factuur betrekking heeft
De verplichting geldt voor alle leveringen van goederen of diensten in België die niet zijn vrijgesteld van btw. Maar ook bij bepaalde vrijgestelde handelingen (zoals uitvoer aan een Belgische btw-plichtige) moet u een gestructureerde e-factuur uitreiken.
Let op! De verplichting geldt niet alleen voor de facturatie van de handeling zelf, maar ook als de btw opeisbaar wordt op (een deel van) het bedrag vóórdat de handeling is verricht. Daarnaast geldt de verplichting niet als België niet de bevoegde lidstaat is. Bijvoorbeeld bij leveringen binnen België door een buitenlandse onderneming zonder betrokken Belgische vaste inrichting.
Factureren via het Europese Peppol netwerk
De uitwisseling van facturen moet verlopen via het Peppol-netwerk. Dit zorgt ervoor dat facturen in een uniform, gestructureerd formaat veilig en rechtstreeks tussen de software van beide bedrijven worden uitgewisseld. Zo wordt automatische verwerking mogelijk en voldoet u direct aan de Europese standaard voor elektronische facturatie.
Start op tijd met e-facturatie
Heeft u vragen over de nieuwe regels voor e-facturatie of twijfelt u of uw organisatie eraan moet voldoen? Of wilt u gewoon zeker weten dat uw facturatieproces straks helemaal op orde is? Begin tijdig met de overstap naar elektronisch factureren. Zo voorkomt u dat u straks achter de feiten aanloopt en zorgt u ervoor dat uw administratie voldoet aan de nieuwste verplichtingen. Wij helpen u graag om uw administratie sneller, veiliger en efficiënter te maken.
