Duurdere noodzakelijke voorzieningen
via loonuitruil? Dit zijn de voorwaarden

Als werkgever wilt u uw werknemers natuurlijk voorzien van de benodigde middelen om hun werk optimaal uit te voeren, zoals een laptop of mobiele telefoon. Logischerwijs kiest u dan voor een model dat aan alle functionele vereisten voldoet. Maar wat als uw werknemer liever een duurder of luxer exemplaar wil dan strikt noodzakelijk is? Kunt u hiervoor nog steeds de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen toepassen? Deze vraag werd onlangs voorgelegd aan De Belastingdienst. In dit artikel zetten we de voorwaarden, gevolgen en het recente oordeel van de Belastingdienst over de gerichte vrijstelling voor u op een rij.  

Wat zijn noodzakelijke voorzieningen?

Voor een aantal noodzakelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling. Dit betekent dat u als werkgever deze voorzieningen onbelast kunt vergoeden of verstrekken aan uw werknemer. Noodzakelijk betekent hier dat de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan uitoefenen. De gerichte vrijstelling geldt voor:

• Noodzakelijke gereedschappen
• Computers
• Mobiele communicatiemiddelen
• Vergelijkbare apparatuur

Voorwaarden voor de gerichte vrijstelling

Om gebruik te kunnen maken van de gerichte vrijstelling, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

• De voorziening moet naar uw redelijke oordeel als werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De werknemer moet de voorzieningen teruggeven of de restwaarde aan u vergoeden als hij of zij ze niet meer voor het werk nodig heeft (bijvoorbeeld bij uitdiensttreding).
• De voorziening mag geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.

Praktijkvoorbeeld: vrijstelling bij duurdere keuze werknemer

De Belastingdienst heeft aan de hand van een voorbeeldsituatie verduidelijkt hoe de vergoeding voor noodzakelijke voorzieningen in de praktijk werkt:
Stel, u wilt als werkgever een mobiele telefoon van € 600 aan uw werknemer vergoeden. De mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarvoor de gerichte vrijstelling kan gelden. Uw werknemer besluit van de mogelijkheid gebruik te maken om een luxere uitvoering te kiezen en legt zelf € 400 bij uit zijn brutoloon. U wijst de telefoon aan als eindheffingsloon. Vraag is of de uitruil van het brutoloon verhindert dat de gerichte vrijstelling van toepassing is.

Wat betekent dit voor de vrijstelling?

De Belastingdienst heeft geoordeeld dat in dit geval inderdaad alleen over het meerdere bedrag (€ 400) belasting betaald hoeft te worden. Het deel dat u als werkgever zou vergoeden (€ 600) blijft dus gewoon gericht vrijgesteld, mits ook aan de andere voorwaarden wordt voldaan.

Vrije ruimte werkkostenregeling

De meerprijs van € 400 is niet gericht vrijgesteld, maar valt wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar? Dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.
Let op! Voor het aanwijzen in de vrije ruimte geldt wel de voorwaarde dat dit gebruikelijk is.