Belastingvrij verhuiskosten vergoeden
aan uw werknemer

Als uw werknemer verhuist, kunt u belastingvrij verhuiskosten vergoeden. Hiervoor gelden wel voorwaarden. Maar wat zijn precies die voorwaarden, en waar moet u op letten? In dit artikel zetten wij het voor u als werkgever uiteen.

Gerichte vrijstelling verhuiskosten voor werk

Verhuist uw werknemer in het kader van zijn dienstbetrekking bij u? Dan kunt u zijn verhuiskosten belastingvrij vergoeden. Hiervoor geldt namelijk een gerichte vrijstelling. Onder deze gerichte vrijstelling mag u belastingvrij een bedrag van maximaal € 7.750 aan verhuiskosten vergoeden. Daarnaast kunt u belastingvrij ook de werkelijke kosten voor het overbrengen van de inboedel vergoeden. Deze vergoeding komt dus bovenop het fiscaalvrije bedrag van maximaal € 7.750.

Let op! Deze vergoedingen mag u alleen verstrekken als de verhuizing plaatsvindt in het kader van de dienstbetrekking bij u. De verhuizing moet daarom voldoende samenhang hebben met de dienstbetrekking.

Wanneer is sprake van ‘in het kader van de dienstbetrekking’

De verhuizing is in ieder geval in het kader van de dienstbetrekking als:

• De werknemer binnen 2 jaar verhuist na het aanvaarden van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing binnen een bestaande dienstbetrekking.
• De afstand tussen de woning en de plaats van de dienstbetrekking door de verhuizing minimaal 60% kleiner wordt.
• Deze afstand vóór de verhuizing minimaal 25 kilometer bedraagt.

Tip! Voldoet de verhuizing van uw werknemer niet aan deze voorwaarden? Dan kan de verhuizing nog steeds plaatsvinden in het kader van de dienstbetrekking. U moet dit echter dan wel aannemelijk maken.

Verhuizen, maar niet voor het werk?

Vindt de verhuizing niet plaats in het kader van de dienstbetrekking? Dan kunt u verhuiskosten toch onbelast aan uw werknemer vergoeden door deze aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Ook kosten die niet onder de gerichte vrijstelling voor verhuiskosten vallen kunt u aanwijzen in de vrije ruimte. Denk aan de aan- en verkoopkosten van de woning,

Regels vrije ruimte verhuizen

Voor het aanwijzen in de vrije ruimte gelden regels. Zo moet het bijvoorbeeld voldaan worden aan de gebruikelijkheidstoets. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.

Bovendien is de vrije ruimte beperkt. In 2023 bedraagt deze 3% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven. Komt het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u in 2023 aanwijst boven deze vrije ruimte? Dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over dit bedrag erboven.