Zonder redelijkheid geen gebruikelijkheid in de WKR

Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gebonden aan diverse regels, waaronder de gebruikelijkheidstoets. Waar ligt de grens van het gebruikelijke?

De Belastingdienst ziet het als eindheffingsloon aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Maar wat beschouwt de Belastingdienst als niet redelijk?

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling (WKR) kent een gebruikelijkheidstoets. Deze toets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder kunt brengen in de vrije ruimte. Kort gezegd houdt de gebruikelijkheidstoets in dat u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de vrije ruimte kunt onderbrengen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.

Doelmatigheidsgrens en redelijkheid

De gebruikelijkheidstoets is bedoeld om excessen tegen te gaan. Daarom is er een doelmatigheidsgrens. Zolang de vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen per werknemer per jaar niet meer zijn dan € 2.400, gaat de Belastingdienst ervan uit dat dit in ieder geval gebruikelijk is.

Let op: De afwijking van 30% geldt niet voor het bedrag van de doelmatigheidsgrens, deze is maximaal € 2.400 en niet 30% hoger.

Een aanvullende eis is dat ook binnen deze € 2.400 de toepassing van de werkkostenregeling redelijk blijft. De Belastingdienst heeft nu twee voorbeelden gegeven van onredelijke situaties. Zo is het niet redelijk om een deel van de stagevergoeding waar een stagiaire recht op heeft, aan te wijzen als eindheffingsloon. De Belastingdienst vindt het evenmin redelijk dat als een werknemer het minimumloon verdient, een werkgever een deel van dat loon aanwijst als eindheffingsloon.

Afrekening wkr bij aangifte loonheffingen januari 2018

In de aangifte loonheffingen over januari 2018 zal gekeken worden naar de afrekening van de WKR over 2017. Bij het bepalen van de vrije ruimte en de eventuele overschrijding zal ook rekening gehouden met worden met de hiervoor genoemde toetsen en grenzen.