Wat zijn de nieuwe regels voor de fiets van de zaak?

Vanaf dit jaar geldt een nieuwe regeling voor de fiets van de zaak. Die regeling maakt een eind aan allerlei administratieve ballast door de invoering van een vast bijtellingspercentage van 7%. Wat zijn de regels rondom het gebruik van een zakelijke fiets en het woon-werkverkeer? En geldt de bijtelling ook als je de fiets alleen zakelijk gebruikt? Wij zetten alle regels en aandachtspunten voor u als werkgever uiteen!

Geen rittenregistratie meer voor fiets van de zaak

Handig aan de nieuwe fiscale regeling voor de fiets van de zaak is dat het bijhouden van de gefietste kilometers niet meer nodig is. Onder de oude regeling moest uw werknemer voor een fiets van de zaak (die dus uw eigendom blijft) bijhouden hoeveel hij/zij er privé mee fietste. Dat aantal kilometers keer de kostprijs werd dan als loon in natura belast. De nieuwe regeling maakt dit makkelijker. Vanaf 2020 geldt een bijtelling voor privégebruik van 7% van de consumentenadviesprijs, ongeacht de mate van privégebruik.

Reiskostenvergoeding voor gebruik eigen vervoersmiddel

Als werkgever mag u een werknemer voor gebruik van een eigen vervoersmiddel een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 geven per zakelijke kilometer. Deze regeling is niet toegestaan als het gaat om vervoer vanwege de werkgever. Bij de leasefiets bestaat deze mogelijkheid dus niet meer. Uw werknemer met een fiets van de zaak houdt nog wél recht op een onbelaste kilometervergoeding wanneer hij/zij aannemelijk kan maken dat bepaalde zakelijke kilometers niet met de fiets van de zaak zijn afgelegd, maar bijvoorbeeld met de metro of een eigen auto. Dit zal bij lange reizen relatief eenvoudig zijn. Bij korte afstanden moet er meer aandacht worden besteed aan de bewijslast. Het is de verantwoordelijkheid van u als de werkgever om deze aannemelijkheid vorm te geven.

Zakelijk of privégebruik?

Als uw werknemer de fiets van de zaak niet privé gebruikt, zou het misschien logisch zijn dat hij/zij geen bijtelling voor privégebruik krijgt. Zo’n bijtelling krijg je ook niet als je de (deel)fiets alleen voor zakelijke ritten gebruikt en dus niet mee naar huis neemt. Maar wordt de fiets ook voor woon-werkverkeer gebruikt, dan is er in de fietsregeling iets bijzonders aan de hand. De wettelijke regeling gaat er namelijk vanuit dat de fiets ook voor privédoeleinden wordt gebruikt als de fiets voor woon-werkverkeer ter beschikking is gesteld’. Of de fiets ook echt privé wordt gebruikt, is voor deze regeling dan niet belangrijk. Deze regeling is gemaakt om de nieuwe bijtellingsregels voor de fiets uitvoerbaar te houden met het oog op het lage bijtellingspercentage van 7%.

Let op: anders dan bij een auto, kunt u bij gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer dus niet met een ‘tegenbewijsregeling’ (kilometerregistratie) aannemelijk maken dat u de fiets niet privé gebruikt.

Deelfietsen

Worden deelfietsen die op de zaak of op een andere ‘hub’ gestald staan ook voor woon-werkverkeer gebruikt? Dan geldt voor die fiets de forfaitaire bijtelling. Lastig punt bij zo’n deelfiets is dan wel dat je als werknemer niet het hele jaar het exclusieve gebruiksrecht van de deelfiets hebt. In de wet is hier geen specifieke regeling voor getroffen. Per situatie zal dan gekeken moeten worden hoe de bijtelling berekend moet worden. Overleg met de Belastingdienst over deze deelfietsen is dan aan te raden.

Btw op de fiets van de zaak

Naast het effect op de loonbelasting kan de mate van gebruik voor woon-werkverkeer indirect ook van belang zijn voor de btw-aftrek op de fiets. De btw is tot maximaal € 130 aftrekbaar als u in het lopende kalenderjaar en de twee jaren daarvoor geen fiets voor deze werknemer heeft gekocht of geleaset. Andere voorwaarden zijn dat uw werknemer de fiets ook privé mag gebruiken en u naast de fiets voor maximaal de helft van de reisdagen voorziet in een andere vergoeding of voorziening voor het woon-werkverkeer van de werknemer dan de fiets. Voldoende gebruik van de fiets voor het woon-werkverkeer kan daarmee naast een gunstig loonbelastingforfait ook tot btw-aftrek leiden!

Voorbeeld

U koopt een fiets t.w.v. € 1.850 en verstrekt deze aan een werknemer. De btw over de aanschafprijs bedraagt € 388,50. De aftrek de btw is maximaal € 130,00. Het verschil tussen de daadwerkelijk betaalde btw (€ 388,50) en de maximale aftrek (€ 130,00) kunt u als kosten verantwoorden en is aftrekbaar van het resultaat.