Houd uitgaven zakelijk en privé
goed gescheiden en voorkom boetes!

Als ondernemer in de inkomstenbelasting en/of dga van een bv, kunnen zakelijke en privé uitgaven soms door elkaar lopen. Het is echter cruciaal om deze zaken goed te scheiden om naheffingen, navorderingen en boetes te voorkomen. In 2025 zal de Belastingdienst extra controle uitvoeren op het zakelijke karakter van kosten, met name bij eenpersoons-bv’s. Dit besluit van de Belastingdienst volgt naar aanleiding van waarnemingen die aantonen dat privé kosten vaak onterecht als zakelijke kosten worden verwerkt. Waar moet  u als ondernemer op letten? We vertellen het in dit artikel.

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn kosten die een ondernemer maakt in het belang van de onderneming. Kosten zijn niet of beperkt aftrekbaar als persoonlijke motieven een rol spelen. Onderbouw dergelijke kosten daarom zo goed mogelijk en leg vast welk nut ze hebben opgeleverd.

De grens tussen privé kosten en zakelijke kosten is vaak onduidelijk. Dit leidt dus ook regelmatig tot discussies met de Belastingdienst, zoals blijkt uit onderstaand voorbeeld.

Kantoor naast woning dga: tuinaanleg zakelijk of privé?

In een zaak bij rechtbank Zeeland-West-Brabant ging het om een bv met een kantoor naast de woning van de dga. De dga had een hovenier opdracht gegeven de tuin aan te leggen, met parkeerplaatsen inclusief bestrating. De werkzaamheden hadden zowel betrekking op de kantoorruimte als op de woning.

Zakelijk en privé gebruik: naheffing met boete

Bij een boekencontrole bleek dat twee van de zes facturen op naam van de bv waren gezet voor in totaal ruim € 5.600. Volgens de inspecteur was echter voor een bedrag van € 2.698 ten onrechte de btw verrekend, aangezien het voor dit deel om privéuitgaven van de dga handelde. Dit leverde een naheffing met boete op, waarna de zaak voor de rechter kwam.

Bedrijfsmatig gebruik niet voldoende aantoonbaar

Voor de rechtbank stond de vraag centraal of de geleverde diensten van de hovenier zakelijk werden gebruikt en of de bv als afnemer van deze diensten kon worden aangemerkt. Volgens de rechtbank was dit niet het geval. Zo was de offerte gericht aan en ondertekend door de dga. Bovendien bleken zowel het kantoor als de woning eigendom te zijn van de dga. Dat twee van de zes facturen aan de bv waren gericht, maakte nog niet dat er een rechtsbetrekking tussen de hovenier en de bv bestond.

Van belang was ook dat een deel van de diensten ook privé werd gebruikt, zoals de aanleg van de parkeerplaatsen. Tenslotte speelde een rol dat een specificatie van de zakelijke en privéwerkzaamheden ontbrak en dat hierover tussen de dga en de bv ook geen afspraken waren gemaakt. De rechtbank liet de naheffing inclusief boete dan ook in stand.

Gevolgen van een correctie

Wanneer de Belastingdienst terecht constateert dat bepaalde kosten onterecht als zakelijk zijn aangemerkt, heeft dit in grote lijnen de volgende gevolgen:

• Bij een ondernemer wordt een hogere winst uit onderneming vastgesteld en de gecorrigeerde kosten worden als privéonttrekkingen aangemerkt.
• Bij een B.V. wordt een correctie op de winst doorgevoerd. De eerder afgetrokken kosten worden teruggenomen, waardoor de belastbare winst hoger wordt. Voor de aandeelhouder (de DGA) wordt een verkapte winstuitdeling in aanmerking genomen, wat meestal leidt tot belastingheffing in box 2.
• Indien er btw is verrekend, wordt deze nageheven.
• Op de op te leggen navorderings- of naheffingsaanslagen zal belastingrente worden berekend. Daarnaast kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Geen risico’s met privékosten lopen?

Bij Moore DRV kunt u erop vertrouwen dat uw aangifte altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt verzorgd. Onze professionals houden het onderscheid tussen zakelijke en privé-uitgaven scherp in de gaten en zullen aan u vragen stellen om duidelijkheid te verkrijgen hoe een uitgave aangeduid moet worden. Zo zorgen wij samen met u dat een onderbouwing aanwezig is van de in de aangifte opgenomen kosten.