Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Is het nieuwe jaar begonnen of heeft u tijdelijk wat extra tijd over? Een mooi moment voor een administratieve schoonmaak! Maar hoe lang moet u uw administratie bewaren? Wij zetten de regels voor u uiteen.

Bewaarplicht administratie ondernemer: 7 jaar

Als ondernemer bent u verplicht om uw administratie minstens zeven jaar te bewaren. Dat betekent concreet dat bijvoorbeeld facturen uit 2013 en eerder de papiervernietiger in mogen. Maar let op, sommige zaken moet u langer bewaren!

Bewaarplicht administratie 10 jaar

Wanneer uw administratie betrekking heeft op onroerende goederen, bent u verplicht om deze minstens tien jaar lang te bewaren. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn voor onroerend goed voor de btw, die tien jaar bedraagt.

Bewaarplicht administratie geldt ook digitaal

Het maakt voor de bewaartermijn niet uit of u uw administratie digitaal bijhoudt, in een papieren variant of beide. Alles moet zeven of tien jaar worden bewaard. Daarnaast is bepaald dat één en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn. Zorg er daarom voor dat u uw digitale bestanden overzet naar actuele software.

Wat behoort tot uw administratie?

Wat tot een administratie behoort, is niet wettelijk omschreven. Wel dat u verplicht bent alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren die van belang kúnnen zijn voor uw belastingheffing. Dit is een breed begrip. Ook een agenda en contracten zijn voorbeelden die tot de administratie behoren.

Ook administratie ten aanzien van derden bewaren

Ook alle administratie die van belang kan zijn voor de heffing van belasting van derden, moet u bewaren. Zo kan de fiscus aan de hand van uw verkoopfacturen bijvoorbeeld nagaan wat de inkoop van uw afnemers moet zijn geweest.

Sancties bij ontbreken van administratie

De inspecteur kan eisen dat u bij een controle de gevraagde gegevens uit uw administratie overlegt. U moet ook toestaan dat hiervan kopieën gemaakt worden. Is de administratie niet in uw bezit? Dan kan de inspecteur inzage eisen via een informatiebeschikking. Kunt u de gevraagde gegevens niet ophoesten? Dan kan de inspecteur een aanslag opleggen en daarbij de bewijslast omdraaien.