Gemengde kosten via de werkkostenregeling beperkt aftrekbaar?

Als u als werkgever zaken vergoedt en/of verstrekt aan uw personeel, zijn deze kosten voor u in principe aftrekbaar van de winst. De kosten zijn ook aftrekbaar als u ze onderbrengt in de werkkostenregeling. Maar wat nu als het gemengde kosten betreft, ofwel kosten met deels een privékarakter die daarom maar deels aftrekbaar zijn? Wij zetten de regels rondom gemengde kosten en de vrije ruimte in de werkkostenregeling voor u uiteen.

Gemengde kosten alleen deels aftrekbaar

In de meeste gevallen zijn zaken vergoedt of verstrekt aan uw personeel aftrekbaar van de winst. Denk daarbij aan een laptop, werkkleding of gereedschappen. Bij vergoeden betaalt u de kosten van bijvoorbeeld deze laptop, bij verstrekkingen koopt u de laptop en geeft u deze aan uw werknemer.

Dan zijn er nog de gemengde kosten, zoals de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten en de kosten van congressen, seminars en dergelijke. Vanwege het gedeeltelijke privékarakter zijn deze kosten ook maar deels aftrekbaar.

Aftrek gemengde kosten beperkt

De aftrek van deze kosten is voor ondernemers in de inkomstenbelasting beperkt tot 80%, voor ondernemingen in de vennootschapsbelasting tot 73,5%. Ondernemers kunnen er ook voor kiezen om, in plaats van een percentage, een vast bedrag niet in aftrek te brengen als dit voordeliger is. In 2023 bedroeg het drempelbedrag € 5.100. Lees hier meer over het aftrekken van gemengde kosten.

Loonkosten 100% aftrekbaar?

Loonkosten zijn in beginsel gewoon voor 100% aftrekbaar. Maar wat nu als deze loonkosten bestaan uit gemengde kosten, zoals een maaltijd?

Hof Amsterdam

In een zaak die eerder speelde voor het gerechtshof Amsterdam oordeelde het hof dat loonkosten alleen 100% aftrekbaar zijn als er over dit loon daadwerkelijk belasting is betaald. Dat kan loonbelasting zijn indien de vergoeding als loon in aanmerking is genomen op de loonstrook van de werknemer. Maar het kan ook gaan om loon dat door de werkgever is aangewezen voor de werkkostenregeling en wordt belast met 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte.

In de betreffende zaak was dit beide niet het geval, omdat de kostenvergoedingen voor maaltijden van chauffeurs waren ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling en niet boven het forfait uitkwamen. Daarom was er geen belasting over betaald door de chauffeurs en dus waren de kosten maar beperkt aftrekbaar volgens het hof.

Hof Den Bosch

In een zaak die onlangs speelde voor het gerechtshof in Den Bosch had een ondernemer zijn werknemers voorzien van maaltijden, consumpties, personeelsfeesten en werkkleding. Door toepassing van de werkkostenregeling bleven deze zaken bij de werknemer onbelast. De ondernemer had de kosten wel volledig afgetrokken. Ook voor zover het de gemengde kosten betrof, zoals de maaltijden. Hiermee was de inspecteur het niet eens.

Het gerechtshof leidt uit de wetsgeschiedenis echter af dat gemengde kosten alleen voor 100% aftrekbaar zijn als ze ook belast zijn in de loonbelasting. Dat ze niet belast zijn omdat ze onder waren gebracht in de werkkostenregeling, betekent volgens het hof dat deze kosten dus beperkt aftrekbaar zijn. De inspecteur kreeg daarom ook gelijk.

Uitvoering gemengde kosten in de werkkostenregeling in de knel?

De zaak is nog niet door de Hoge Raad beoordeeld, dus is het de vraag of het oordeel van de gerechtshoven hier standhoudt. Het betekent namelijk wel een uitdaging voor de uitvoering. Uiteraard houden wij u op de hoogte.