Compleet nieuw hr-beleid voor
Access World: ‘Rust in de organisatie’

Een hr-beleid dat up-to-date, duidelijk én gestructureerd is. Dat moet het resultaat zijn van de transitie die Access World momenteel doormaakt onder de specialistische begeleiding van Moore DRV. “De nieuwe structuur bespaart ons straks een hoop tijd en brengt rust in de gehele organisatie”, zegt QHSSE-coördinator Derk-Jan van Mackelenbergh.

Access World is een logistiek dienstverlener, gespecialiseerd in de op- en overslag van metalen en bulkgoederen. Een internationaal bedrijf met twee vestigingen in Vlissingen en Rotterdam. Deze worden samengevoegd om meer synergie te krijgen tussen beide locaties en dat gaf aanleiding om ook het bestaande hr-beleid eens onder handen te nemen. “We willen graag alle personeelszaken gelijktrekken en de processen moderniseren”, legt Derk-Jan uit.

Alle workflows geautomatiseerd

Om dat goed aan te pakken, schakelde hij de hulp in van Moore DRV, die ook al tien jaar de salarisadministratie voor ze controleerden. De hr-adviseurs verdiepten zich in het personeelsbeleid en kwamen zo tot het advies om een heel nieuwe structuur op te zetten. Daarbij wilden ze zoveel mogelijk processen digitaliseren én automatiseren, om de administratieve last te beperken en het aantal hr-werkzaamheden te verminderen.

Dat was precies wat Access World nodig had. En dus ging Moore DRV aan de slag met de implementatie van verschillende hr-informatiesystemen. “Wij maakten al gebruik van de salarisapplicatie Nmbrs voor de loonverwerking. Daarnaast hebben we nu ook Dyflexis voor de urenregistratie en het overkoepelende hr-softwarepakket Daywize waarin alles samenkomt. Daarmee hebben we zo’n beetje alle workflows geautomatiseerd. Van de onboarding tot de offboarding en alles daar tussenin.”

Een paar klikken op de knop

En dat scheelt een hoop tijd, aldus Derk-Jan, want tot voor kort ging vrijwel alles nog ‘op de ouderwetse manier’. “Als iemand een declaratie wilde indienen, dan moest die eerst een formulier printen om het in te kunnen vullen”, noemt hij als voorbeeld. “Vervolgens moest de leidinggevende het tekenen, inscannen en naar personeelszaken sturen, waar het in het systeem werd gezet. Pas na een controle van Moore DRV werd de declaratie op het loonstrookje verwerkt.”

Dankzij Daywize kan een medewerker nu met een paar klikken op de knop een declaratieverzoek indienen. Simpelweg door met de applicatie op hun telefoon een foto van het bonnetje te maken en deze door te zetten naar de leidinggevende. Die kan er digitaal akkoord op geven en daarna wordt het automatisch verwerkt in de loonadministratie.

Duidelijke structuur

De automatisering maakt handelingen niet alleen makkelijker, het biedt ook een duidelijke structuur, omdat het systeem alle stappen triggert. “We krijgen een melding als er iemand in dienst komt, als er een contract verlengd moet worden, of als iemand nog wacht op het accorderen van een verlofaanvraag”, somt Derk-Jan een aantal voorbeelden op. “Dat is ontzettend fijn, want zo kunnen we niets over het hoofd zien en weten we zeker dat alles voor iedereen op dezelfde manier gebeurt.”

Om tot die duidelijke structuur te komen, moesten alle hr-documenten eerst juridisch gecheckt worden. Daaruit kwamen nog enkele aanvullende adviezen naar voren. Zo bleek dat enkele documenten niet meer aan de nieuwste wet- en regelgeving voldeden, of duidelijker omschreven konden worden. Een belangrijk verbeterpunt was het personeelshandboek; een handboek waarin álle afspraken, regels en omgangsnormen staan die binnen de organisatie van toepassing zijn.

Personeelshandboek als basis

“Het personeelshandboek is in feite de basis van alles. We hadden er wel één, maar die was zeer beknopt, waardoor er vaak inhoudelijke vragen kwamen, die dan weer persoonlijk beantwoordt moesten worden. Daarom hebben we deze met een template van Moore DRV grondig nagelopen en waar nodig verbeterd of aangevuld. Het nieuwe handboek is niet alleen completer, maar voldoet ook weer aan de laatste wet- en regelgeving, want alles is door de adviseurs juridisch getoetst”, vertelt hij.

“Dat is heel fijn, want we hebben nu een document waar we echt op kunnen terugvallen. Als we een vraag krijgen over bijvoorbeeld de overwerkregeling, dan kunnen we direct naar het personeelshandboek verwijzen. We verwachten bovendien dat we minder vragen zullen krijgen, omdat alles nu duidelijker is vastgelegd. Iedereen krijgt het handboek aangeboden en heeft voortaan altijd inzicht in alle regelingen en afspraken. Dat brengt rust in de organisatie”, aldus Derk-Jan.

Specialistisch advies van Moore DRV

Het resultaat van deze ingrijpende hr-transitie? “Een hr-beleid dat up-to-date, duidelijk en gestructureerd is. Dat is fijn voor alle medewerkers en leidinggevenden, want het werkt veel efficiënter. Met het oude systeem was een fulltime bezetting noodzakelijk, met de implementatie van de nieuwe systemen en meer lijnverantwoordelijkheid, kunnen we de bezetting op hr-gebied fors reduceren”, zegt hij.

Dat Derk-Jan tijdens het traject kon bouwen op het advies en de hulp van de hr-adviseurs van Moore DRV, heeft hij als prettig ervaren. “Het is ontzettend fijn dat je kunt terugvallen op de expertise van specialisten. We werken al tien jaar met Moore DRV samen en mijn ervaring is dat de adviseurs altijd voor je klaarstaan als je vragen hebt. Of ze het antwoord nu zelf weten, of het moeten navragen: we krijgen altijd op korte termijn een antwoord waarmee we verder kunnen. Dat is service.”