Gerry van Gaans begint in januari 2018 als operationeel manager van Interflon en is verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van het bedrijf. Begin dit jaar komt daar de eindverantwoordelijkheid voor de buitendienst bij. Een hoop verantwoordelijkheid dus. Maar het takenpakket is niet het grootste probleem, geeft Gerry toe. “Het probleem is het werken met een instabiele VPN server, duizend-en-één verschillende mappen en niet bij de juiste documenten kunnen wanneer je ze nodig hebt.”

Interflon is een familiebedrijf in industriële smeerolie en schoonmaakmiddelen. Sinds 1980 is het bedrijf uitgegroeid tot één van ‘s werelds grootste producenten en verkopers van industriële smeerolie en schoonmaakmiddelen. Inmiddels is Interflon uitgegroeid tot drie hoofdtakken: Interflon Beheer, Interflon BV en Interflon Holland. Werkzaam in meer dan 50 landen en met 135.000 klanten heeft het bedrijf één missie: van iedere machine een betere machine maken. En met zo’n schaalgrootte is het wel belangrijk dat je alles goed vastlegt en terug kunt vinden.

Adviseur in overleg bij Interflon

Altijd en overal toegang

Met andere woorden: Gerry is op zoek naar een betrouwbare cloud-oplossing, waarmee hij altijd veilig toegang heeft tot alle HRM documenten. “Het liefst een oplossing waarmee je meteen documenten verwerkt en rapportages bijhoudt. Dat toegankelijk is voor de werknemer en werkgever, op de computer én op je telefoon. Zodat ik alles makkelijk kan bijhouden, zelfs declaraties, salarismutaties en commissies.”

Proefkonijn

Hij legt zijn wensen voor aan Kim van de Kasteele, manager HR- en arbeidsjuridisch advies bij Moore DRV. Gerry: “Samen hebben we gekeken naar wat er mogelijk is. Uiteindelijk kwamen we uit op Daywize, een HRM-oplossing waar Moore DRV mee werkt. Zij zijn samen gaan sleutelen aan het programma dat ze aanbieden. Interflon zou het proefkonijn worden voor het nieuwe programma. Pas toen het klaar was, hoefde ik me te bemoeien met de indeling van het programma. Met het uiteindelijke doel om in de toekomst flink tijd te winnen.”

Uitleg DayWize bij Interflon

Moore DRV ontzorgt

Dat proces gaat aanvankelijk met vallen en opstaan, vertelt Gerry. “Er waren veel gesprekken nodig om het programma naar mijn wensen in te richten. En tijdens het proces kom je altijd weer nieuwe dingen tegen. Ik nam een nieuwe manager aan en toen realiseerde ik me dat de nieuwe manager óók toegang moest hebben tot bepaalde lagen van het programma. Nu is het zo ingericht dat we kunnen instellen wat de medewerkers wel en niet zien.”

Gelukkig is de steun en de expertise van Moore DRV daar om Gerry te ontzorgen. “Met Kim heb ik op hoofdlijnen besproken wat we konden en wilden bereiken met Daywize. Vervolgens is gelijk Pascal van den Oetelaar erbij betrokken voor een goede inrichting en implementatie. Samen hebben we goed gekeken hoe we het programma zo konden afstemmen op onze processen om tot zo efficiënt mogelijke workflows te komen. En ook al was de voorbereiding misschien tijdrovend, op de lange termijn is het dat dubbel en dwars waard.”

Na even puzzelen is de nieuwe tool volledig naar Gerry’s wensen ingericht. “Moore DRV heeft me langs alle kanten geholpen. Op het gebied van salarisverwerking en accountancy zijn ze nu eenmaal heel efficiënt. Ieder appje of mailtje wordt opgepakt, de lijntjes zijn heel kort. Ik heb zeker gebruikgemaakt van de expertise en kennis van het team. Als commerciële organisatie heb ik een andere mindset dan een controleafdeling, dus daar kon ik veel van leren.”

Interflon geeft uitleg over Daywize

Talentmanagement

Een mooi voorbeeld is de loopbaanmodule: een uitbreiding om Daywize ook te gebruiken voor talentmanagement. Gerry: “Ik had een eigen systeem ontwikkeld voor beoordelings- en functioneringsgesprekken via OneNote en e-mail. Maar het is natuurlijk veel handiger om ook dat aspect te integreren in één programma, zodat iedere medewerker een eigen dossier heeft. Met voor iedereen een persoonlijk ontwikkelingsplan dat makkelijk te bekijken is tijdens zulke gesprekken.”

Ideaal voor tijdmanagement

Het resultaat is een gebruiksvriendelijke tool waar zowel Gerry als zijn medewerkers met succes gebruik van maken. “Voor het personeel is het heel handzaam. Geen gedoe meer met kwijtgeraakte bonnetjes; je uploadt gewoon een foto met je telefoon. Ieder personeelslid heeft toegang tot een eigen profiel, waarop ook vakantiedagen, salarismutaties en contracten te vinden zijn. Ideaal! Mijzelf levert het vooral rust op. Het scheelt in de salarisverwerking een hoop tijd om alles correct af te handelen.”