Contact
Vestigingen
DRV Online
Zoeken
De urenregistratie van ruim 200 medewerkers bijhouden in Excelbestanden. Dat ging niet langer, beseften ze bij McCain. Daarom hielpen onze HR-software consultants om processen te automatiseren met behulp van Dyflexis. “De controlewerkzaamheden kosten me nu 50% minder tijd”, vertelt Xenia Brands, HR-specialist bij McCain.
McCain is een producent van gepaneerde, diepgevroren snackproducten – of ‘appetizers’ – op basis van groenten en kaas. “Denk bijvoorbeeld aan bloemkoolroosjes en champignons met een knapperige coating, of aan uienringen. Maar ook aan mozzarellasticks, chili cheese nuggets, en cheese triangles”, somt Xenia op.
Het bedrijf heeft twee locaties, in Rilland en Kruiningen, en is de afgelopen jaren hard gegroeid. “Toen ik hier drie jaar geleden begon, hadden we 110 medewerkers op de payroll staan. Nu zijn we met bijna 250 medewerkers. Daarnaast hebben we ook nog zo’n 150 flexibele krachten”, vertelt de HR-specialiste. De urenregistratie werd ondanks de groei nog altijd in Excel gedaan.
Van papier naar digitaal
“Alles werd op papier bijgehouden en vervolgens handmatig in de bestanden gezet. Maar dat kostte veel tijd en tussendoor hadden we geen inzicht. Bovendien was het foutgevoelig: ontbrekende uren, ziekmelding of verlof werd niet altijd correct genoteerd. We waren vaak wel twee weken bezig om alle uren te controleren en corrigeren voor de verloning.”
Dat moest anders. McCain was al aan Moore DRV verbonden voor de loonadministratie, zodoende zijn onze HR Software consultants aangehaakt. Op advies van senior HRM-adviseur Ko Prinsen is er gekozen voor de softwareoplossing Dyflexis. Dit is een oplossing voor personeelsplanning en urenregistratie die helpt bij het inroosteren, inzicht geeft in geplande en gewerkte uren en die gegevens automatisch inleest in de salarisadministratie.
Automatisch kloksysteem
De urenregistratie is met behulp van Dyflexis geautomatiseerd met behulp van een kloksysteem. “Al onze medewerkers hebben een druppel gekregen van Easysecure en dat programma hebben wij weer gekoppeld aan Dyflexis. Daardoor worden alle uren automatisch geregistreerd. De manager keurt het binnen een dag goed, waardoor rapportages dagelijks gedraaid kunnen worden”, aldus de HR-specialiste.
Dat heeft haar een enorme tijdswinst opgeleverd. “Ik denk dat het mij wel 50% van de tijd bespaart in de controlewerkzaamheden. Bovendien hebben we nu veel beter inzicht in bijvoorbeeld het verzuimpercentage, verlofperiodes en de gewerkte uren. We kunnen daarover diverse rapportages uit het systeem draaien en veel sneller bijsturen als dat nodig is.”
Koppeling met uitzendbureaus
Ook voor de medewerkers is het een handig systeem vanwege de app die erbij hoort. Xenia: “Medewerker hebben real time inzicht in roosters, en (goedgekeurde) klokuren. Maar ook in hun verlofbalans, waarbij wettelijk, bovenwettelijk verlof en ATV-uren zijn gescheiden. Daarnaast is er een nieuwsberichtenfeed, en kunnen we heel eenvoudig communicatie uitsturen naar de medewerkers middels de e-mail of nieuwsbrief.”
Maar misschien nog wel belangrijker is dat de uitzendbureaus ook aan het systeem zijn gekoppeld. “Daardoor hebben we een correct inzicht in de uren en kunnen we de facturatie van de uitzendbureaus één-op-één controleren met onze administratie. Bovendien kunnen we dankzij de planningstool eenvoudig zien waar de gaten zitten en deze openstellen, zodat de uitzendbureaus die kunnen vullen met flexkrachten.”
Suggesties voor nieuwe functionaliteiten
Niet direct alles werkte zoals we hadden gehoopt. “Ik heb om te beginnen onderschat hoeveel tijd het zou kosten om het systeem goed in te richten. Dat is soms echt nachtwerk geweest en de hulp van Dyflexis daarin was beperkt”, geeft Xenia toe. “We hebben nu zo’n 5 maanden met het systeem gedraaid en inmiddels lijken de kinderziektes verholpen te zijn.
Daarnaast mist ze nog wat functionaliteiten. “Er zijn een aantal regels in de cao over de toeslagen die niet standaard verwerkt kunnen worden in het systeem waardoor je een workaround moet creëren”, zegt ze. “We hebben onze wensen inmiddels als suggestie ingestuurd, want Dyflexis probeert altijd te verbeteren. Ze zijn vrij vooruitstrevend, dus wie weet komen ze op termijn nog beschikbaar.” Maar voor nu is het wat haar betreft nog wel een gemis.
‘Ga na of het systeem past’
Haar advies aan bedrijven die tegen vergelijkbare problemen aanlopen in de planning- en urenregistratie? “Ga goed na of het systeem past bij de cao van je bedrijf. Onderaan de streep heeft het me enorm veel tijd opgeleverd, en de managers ook. Dus ik ben echt positief en kan het systeem in die zin ook aanraden, maar het is goed om te weten dat de realiteit soms wat weerbarstiger is wanneer de organisatie en/of cao complex is ingericht.”