Auto van de zaak: geen boete zonder grove schuld

Heeft u een auto van de zaak ter beschikking gesteld aan uw werknemer? Dan geldt meestal de bijtelling voor privégebruik. Alleen als overtuigend wordt aangetoond dat er op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gereden, mag u de bijtelling achterwege laten. Gebeurt dit ten onrechte? Dan mag de Belastingdienst naheffen. Gelukkig volgt niet automatisch een boete. De rechter stelt namelijk duidelijke eisen aan wat als grove schuld of opzet wordt gezien. In dit artikel leest u hoe dat juridisch zit en wat dit voor u als werkgever betekent.

Juridische uitspraak over bijtelling uitgelegd

In een zaak bij het gerechtshof in Den Haag draaide het om de vraag of personeel van een kinderdagverblijf de auto van de zaak ter beschikking had. Ook al was privégebruik verboden, bleek de feitelijke beschikkingsmacht doorslaggevend. De locatiemanager had door haar functie toegang tot de autosleutels en kon dus over de auto beschikken. Het hof oordeelde dat de auto daarmee toch als ter beschikking gesteld gold, ondanks het verbod op privégebruik.

Verbod op privégebruik: werkt dat voldoende?

Het Hof stelde verder vast dat een verbod op privégebruik, waarvan in deze zaak sprake was, niet van belang is voor de vraag of een auto ter beschikking staat. Het verbod is wel van belang voor de vraag of er met de auto al dan niet meer dan 500 km privé is gereden. Dat de locatiemanager wilde voorkomen dat zij misbruik maakte van haar positie en dat ze ook in privé over een auto beschikte, maakte dit niet anders.

Let op! Een verbod op privégebruik heeft alleen effect als het schriftelijk is vastgelegd én daadwerkelijk wordt gehandhaafd.

Tip! Voor bestelauto’s die nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer, kan bijtelling achterwege blijven. De werkgever moet dit kunnen aantonen.

Geen bijtelling bij 500 km-grens? Alleen met bewijs

Omdat er geen kilometerregistratie was bijgehouden en ook ander toezicht ontbrak, mocht de Belastingdienst bijtelling toepassen. Het was namelijk niet overtuigend aangetoond dat er minder dan 500 kilometer privé met de auto was gereden. Dat de sleutels in een kastje werden opgeborgen, maakte daarbij geen verschil. Zolang er geen controle is, telt dat niet als sluitend bewijs.

Grove schuld niet bewezen: géén boete

De Belastingdienst mag alleen een boete opleggen bij grove schuld of opzet. Dat moet de inspecteur aantonen. Bij grove schuld kan de boete oplopen tot 75% van de naheffing, bij opzet zelfs tot 150%.

In deze zaak vond het hof dat daarvan geen sprake was. Werknemers hadden een autoverklaring ondertekend waarin stond dat privégebruik niet was toegestaan. Ook was dit beleid vastgelegd in het personeelshandboek. De locatiemanager wilde bovendien nadrukkelijk voorkomen dat ze haar positie zou misbruiken. Daarom vond het hof de boete onterecht: de inspecteur had onvoldoende bewijs voor grove schuld.

Let op! Ook al mocht er geen boete worden opgelegd, kon de Belastingdienst uiteraard wel naheffen omdat de bijtelling ten onrechte achterwege is gelaten

Let op! De inspecteur mag bij het ontbreken van een rittenregistratie of toezicht wel sneller naheffen, maar voor een boete altijd een individuele beoordeling van de omstandigheden vereist is. Ook als er autoverklaringen en beleid zijn, kan in uitzonderlijke gevallen toch sprake zijn van grove schuld, bijvoorbeeld bij evidente manipulatie of onwaarheden. Het beleid van de Belastingdienst is terughoudend bij het opleggen van boetes en iedere situatie wordt op haar eigen merites wordt beoordeeld.

Praktische tips voor u als werkgever

Deze uitspraak laat zien dat een boete alleen volgt als sprake is van grove schuld of opzet. Maar let op: ook zonder boete kan de Belastingdienst wél naheffen als de bijtelling onterecht is achterwege gelaten.

Wilt u problemen voorkomen? Zorg dan voor:

Een sluitende kilometerregistratie;
Duidelijke autoverklaringen, door werknemers ondertekend;
Een helder en actief gehandhaafd autoreglement in uw personeelshandboek.

Een kilometeradministratie blijft het sterkste bewijs. Schriftelijke afspraken helpen alleen als u die ook controleert en naleeft.

Tip! Twijfelt u of uw autoregeling fiscaal op orde is? Laat uw beleid toetsen door een adviseur. Wij helpen u graag met:

Het controleren van uw autoregelingen;
Het opstellen of actualiseren van uw personeelshandboek;
Praktisch advies over bijtelling en het voorkomen van naheffingen en boetes.

Geschreven door:

mr. M.P. (Mariëlle) Spuijbroek partner en fiscaal jurist

Meer over mij

FAQ auto van de zaak

Wanneer geldt de bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak?

Als uw werknemer een auto van de zaak ook privé gebruikt, geldt meestal een bijtelling. Alleen als overtuigend blijkt dat er minder dan 500 kilometer per jaar privé wordt gereden, mag de bijtelling vervallen.

Wat als ten onrechte geen bijtelling is toegepast?

De Belastingdienst kan in dat geval een naheffing opleggen. Dit gebeurt wanneer de rittenregistratie of onderbouwing niet voldoet aan de eisen.

Wordt er altijd een boete opgelegd bij naheffing?

Nee, dat is niet automatisch het geval. De Belastingdienst mag alleen een boete opleggen als sprake is van opzet of grove schuld, en dat moet juridisch worden onderbouwd.

Hoe toont een werkgever aan dat de bijtelling niet van toepassing is?

Dit kan met een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat er minder dan 500 kilometer privé is gereden met de auto van de zaak.

Wat zijn de juridische eisen voor het opleggen van een boete?

De rechter stelt strikte eisen aan het bewijs van opzet of grove schuld. Zonder duidelijk bewijs mag geen boete worden opgelegd, ook niet bij een naheffing.