Wilt u uw werknemers verrassen met een barbecue, personeelsfeest of een feestelijke attentie? Dan is het is belangrijk om hier op tijd over na te denken. Wij zetten beknopt de gevolgen voor de werkkostenregeling voor u uiteen.

Feesten en de werkkostenregeling

Personeelsfeest op de werkplek

Wilt u een gezellig zomerfeest of bedrijfsfeest organiseren op de werkplek? De gemaakte kosten van het feest worden niet als loon van de werknemer aangemerkt. Dit valt dus niet onder de vrije ruimte.

Consumpties op het feest op de werkplek

Zorgt u voor consumpties tijdens het personeelsfeest op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes? Zolang de genuttigde consumpties niet als een maaltijd kunnen worden aangemerkt, geldt een nihilwaardering voor de consumpties. Deze gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. Wanneer er echter sprake is van een maaltijd, moet u de waarde van de maaltijd stellen op een bedrag van € 3,95 (in 2025) per verstrekte maaltijd. Dit bedrag moet tot het loon van de werknemer worden gerekend. Dit bedrag kan ook worden aangewezen als eindheffingbestanddeel zodat de kosten ten laste komen van de vrije ruimte.

Tip! De werkplek is een ruim begrip. Volgens de Arbowet vallen hier alle locaties onder waar arbeid wordt verricht en waarvoor u als werkgever verantwoordelijk bent, zoals uw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.

Personeelsfeest niet op de werkplek

Organiseert u een feest buiten de werkplek? Dan is er is geen vrijstelling van toepassing. Dit betekent dat alle gemaakte kosten (inclusief kleine consumpties en maaltijden) als loon worden aangemerkt. In de praktijk wordt dit loon aangewezen als eindheffingsbestanddeel en komen de kosten ten laste van de vrije ruimte.

Let op! Indien en voor zover de vrije ruimte wordt overschreden bent u 80% eindheffing verschuldigd!

Kosten partners en kinderen werknemers

Mag uw personeel bij het personeelsfeest ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan is het goed om rekening te houden met het volgende:

• Personeelsfeest op de werkplek mét maaltijd? Dan moet u ook voor de partners en kinderen € 3,95 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing? Dan wordt de € 3,95 voor de partner en de kinderen bij de werknemer belast.  De kosten van (elke) partner en kind ook € 3,95 kunnen ook als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en zo ten laste van de vrije ruimte komen.
• Vindt het personeelsfeest niet op de werkplek plaats? Dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen. U mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.

Dga en de werkkostenregeling

Staat de dga op de loonlijst van de werkmaatschappij? Dan loopt hij of zij gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is namelijk ook een werknemer. Staat de dga op de loonlijst van zijn holding en is hij of zij via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij? Dan ligt het net even anders. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,95 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan is de € 3,95 loon voor de dga in de holding. De dga moet dus loonheffing betalen over deze € 3,95. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,95 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Tip! Vindt het personeelsfeest plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel in de kosten van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel in de kosten. Maar ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Geschenken en de werkkostenregeling

Cadeautjes onder de € 25 voor werknemers

Kleine geschenken worden niet als loon aangemerkt, indien aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan:

• De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
• De werkgever geeft geen geld of een waardebon.
• De factuurwaarde (inclusief BTW) van het geschenk is maximaal € 25.

Cadeautjes voor de kinderen van de werknemers

Cadeautjes (klein of groot) voor de kinderen van uw werknemers worden als loon aangemerkt. Ook deze kosten worden meestal aangewezen als eindheffingsbestanddeel en komen ten laste van de vrije ruimte.

Smoothies, trolley en tegoedbonnen voor werknemers en oud-werknemers

Smoothies, maar ook bijvoorbeeld een bedrukte trolley of tegoedbon, geeft u aan uw werknemers als persoonlijke attentie en waardering. De Belastingdienst ziet deze geschenken echter als loon, ongeacht de waarde. Dit betekent dat deze kosten aangemerkt worden als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.  Het is daarom niet relevant of de waarde hoger of lager is dan € 25.

Tip! Als de smoothies ter consumptie bij het koffiezetapparaat liggen, geldt een nihilwaardering en kunnen deze dus belastingvrij worden verstrekt.

Let op! Geeft u uw oud-werknemers (bijvoorbeeld gepensioneerden), naast uw werknemers, ook een attentie?  Dan bent u verplicht om de waarde van hun attentie aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en ten laste te brengen van de vrije ruimte.

Kerstpakketten voor uitzendkrachten, freelancers en relaties

Als werkgever geeft u vaak kerstpakketten aan uw medewerkers, maar wat als u ook pakketten wilt geven aan uitzendkrachten, freelancers of relaties?  De kosten voor deze pakketten kunt u niet aanwijzen als eindhefffingsbestanddeel en dus ook niet laste brengen van de vrije ruimte. Deze personen zijn namelijk geen werknemers van u. Dit betekent dat de geschenken in beginsel inkomen zijn voor de ontvanger en de ontvanger hierover belasting is verschuldigd.

U kunt dat voorkomen door de belastingheffing voor uw rekening te nemen. Deze belastingheffing bedraagt 45% als de waarde van het geschenk maximaal € 136 is, en 75% bij een hogere waarde.

Tip! Let op de fiscale regels bij het organiseren van een zomerbarbecue en/of het geven van een kerstpakket en beperk uw belastingheffing tot een minimum!