Onbelaste reiskostenvergoeding
naar € 0,25 per kilometer

Werkgevers mogen werknemers in 2026 een hogere onbelaste reiskostenvergoeding geven. De maximale onbelaste kilometervergoeding is verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. In dit artikel lees je wat er verandert, wanneer nabetalen aan de orde is en welke acties nu verstandig zijn.

De verhoging is bedoeld als tegemoetkoming voor de gestegen brandstofkosten. Voor werkgevers betekent dit dat zij meer ruimte krijgen om werknemers fiscaal vriendelijk te compenseren voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer.

In dit artikel leest u wat er verandert, wanneer een nabetaling aan de orde kan zijn en welke stappen u als werkgever nu kunt zetten.

Wat verandert er per 1 januari 2026?

Tot en met 2025 konden werkgevers maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Voor 2026 is dit bedrag verhoogd naar € 0,25 per zakelijke kilometer.

Dit geldt voor reizen in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer. De vergoeding kan bijvoorbeeld betrekking hebben op reizen met een privéauto, motor, fiets of ander eigen vervoermiddel.

Voor reizen met het openbaar vervoer blijft daarnaast gelden dat de werkelijke OV-kosten onder voorwaarden onbelast kunnen worden vergoed. Zorg er dan wel voor dat de juiste bewijsstukken aanwezig zijn. Zonder bewijs in de administratie van de daadwerkelijke kosten is de vergoeding ook maximaal € 0,25 per kilometer.

Tip! Controleer of vaste reiskostenvergoedingen nog aansluiten op het gebruikelijke reispatroon van werknemers. Bij wijzigingen in bijvoorbeeld werkdagen, thuiswerkdagen of reisafstand kan herrekening verplicht zijn.

Tip! Check de samenloop met thuiswerkvergoedingen, OV-vergoedingen en leaseauto’s om dubbele of fiscaal onjuiste vergoedingen te voorkomen.

Geldt de verhoging automatisch?

Nee, de verhoging betekent niet dat werkgevers automatisch verplicht zijn om werknemers vanaf 1 januari 2026 € 0,25 per kilometer te betalen.

Het gaat om een fiscale verruiming. De Belastingdienst staat toe dat een werkgever maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoedt. Of een werknemer ook daadwerkelijk recht heeft op die hogere vergoeding, hangt af van de afspraken die zijn gemaakt in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, cao, het personeelshandboek of de reiskostenregeling.

Staat daarin bijvoorbeeld dat de werknemer recht heeft op “de maximale fiscaal vrijgestelde vergoeding”, dan kan de verhoging direct doorwerken. Staat er daarentegen een vast bedrag genoemd, bijvoorbeeld € 0,23 per kilometer, dan hoeft de werkgever dit bedrag niet zonder meer te verhogen, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.

Terugwerkende kracht: moet u nabetalen?

De verhoging werkt terug tot en met 1 januari 2026. Werkgevers mogen de hogere vergoeding dus ook toepassen over eerdere maanden in 2026.

Let op! De terugwerkende kracht geldt niet alleen voor werkgevers en werknemers. Ook IB-ondernemers en resultaatgenieters mogen voor zakelijke kilometers met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2026 uitgaan van een aftrekbaar bedrag van € 0,25 per kilometer in plaats van € 0,23 per kilometer. Voor hen gaat het niet om een onbelaste vergoeding via de loonadministratie, maar om een hogere aftrek van zakelijke reiskosten in de inkomstenbelasting.

Of u dit ook móet doen, hangt af van de gemaakte afspraken. Als de arbeidsvoorwaarden verwijzen naar het fiscale maximum, ligt een nabetaling voor de hand en kan deze in sommige gevallen verplicht zijn. Is daarentegen een vast bedrag per kilometer afgesproken, dan bestaat er meestal meer beleidsruimte.

Als eerdere maanden in 2026 moeten worden aangepast, kan dit leiden tot herrekening van vaste reiskostenvergoedingen, nabetalingen aan werknemers en aanpassingen in de loonadministratie.

Let op! Past u vergoedingen met terugwerkende kracht aan, zorg dan ook voor een juiste verwerking in de aangifte loonheffingen over de betrokken tijdvakken.

Vrijwilligers en particulieren

Een vrijwilliger die afziet van zijn recht op een reiskostenvergoeding mag in zijn aangifte IB 2026 bij het berekenen van zijn giftenaftrek ook rekeninghouden met € 0,25 per kilometer voor zijn kilometers in heel 2026. Maar let op. Alleen het bedrag is gewijzigd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. De overige voorwaarden voor deze aftrek zijn ongewijzigd. Daaraan moet u dus nog steeds voldoen voordat u toekomt aan de aftrek.

Ook particulieren kunnen in hun aangifte IB 2026 voor het hele jaar rekeninghouden met € 0,25 per kilometer. Het gaat hierbij om aftrek van reiskosten naar onder meer een arts of andere medisch hulpverlener en een apotheek, aftrek van reiskosten voor ziekenbezoek en aftrek van reiskosten in verband met weekenduitgaven voor gehandicapten.

Let op! Ook voor deze aftrekken gelden nadere voorwaarden. Die zijn niet gewijzigd en daaraan moet u dus nog steeds voldoen om gebruik te kunnen maken van de aftrek van € 0,25 per kilometer.

Wat betekent dit financieel voor u?

De verhoging lijkt beperkt, maar kan op jaarbasis toch merkbaar zijn. Een werknemer die bijvoorbeeld 15.000 zakelijke of woon-werkkilometers per jaar rijdt, kon bij € 0,23 per kilometer maximaal € 3.450 onbelast ontvangen. Bij € 0,25 per kilometer is dat € 3.750. Het verschil bedraagt in dit voorbeeld netto € 300 per werknemer per jaar. Uiteraard kan het netto voordeel bij uitruil van brutoloon tegen een netto reiskostenvergoeding minder zijn.

Voor werkgevers kan een verhoging van de vergoeding dus leiden tot extra loonkosten. Het is daarom verstandig om vooraf inzichtelijk te maken wat de financiële impact is, zeker bij grotere groepen werknemers of werknemers die veel kilometers maken.

Vergoeding hoger dan € 0,25 per kilometer?

Een werkgever mag ook meer dan € 0,25 per kilometer vergoeden. Het meerdere boven € 0,25 per kilometer is normaal gesproken belast loon voor de werknemer.

Onder voorwaarden kan de werkgever ervoor kiezen om het bovenmatige deel aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Voor de werknemer blijft dit deel dan onbelast. Voor de werkgever geldt dat dit deel ten laste komt van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd.

Let op! Vergoed u meer dan € 0,25 per kilometer, bepaal dan vooraf de impact op de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

Alternatief: cafetariaregeling

Werkgevers kunnen ook bekijken of een cafetariaregeling interessant is. Daarbij ruilt de werknemer bijvoorbeeld een deel van het brutoloon of een andere bruto arbeidsvoorwaarde uit voor een hogere netto reiskostenvergoeding.

Dit kan fiscaal aantrekkelijk zijn, maar vraagt wel om een zorgvuldige inrichting. De keuze moet vooraf en schriftelijk worden vastgelegd en mag niet met terugwerkende kracht worden gemaakt. Ook moet rekening worden gehouden met mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld pensioenopbouw, vakantiebijslag en sociale verzekeringen.

Let op! Een cafetariaregeling kan voordelig zijn, maar heeft mogelijk gevolgen voor andere arbeidsvoorwaarden, toeslagen en/of eventuele uitkeringsrechten. Breng deze gevolgen vooraf goed in kaart.

Aan de slag met de verhoging

De verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding naar € 0,25 per kilometer biedt kansen, maar vraagt ook om een praktische beoordeling van uw bestaande afspraken en loonadministratie. Wij adviseren werkgevers daarom om op korte termijn de volgende stappen te zetten.

Begin met het controleren van arbeidsovereenkomsten, cao en uw reiskostenregeling. Staat daar een vast bedrag of een verwijzing naar het fiscale maximum? Dat bepaalt of verhogen nodig of verplicht is. Breng vervolgens in kaart wie welke vergoeding krijgt (vast, variabel, OV, lease, thuiswerk) om samenloop te voorkomen. Bepaal daarna of u naar € 0,25 per kilometer verhoogt en of nabetalen vanaf 1 januari 2026 aan de orde is. Werkt u met vaste vergoedingen, herreken deze en verwerk correcties tijdig in de loonadministratie. Reken tot slot de financiële impact door en leg besluiten vast in uw personeelsregelingen. Communiceer tijdig naar medewerkers.

Tip! Leg gemaakte keuzes vast in uw personeelsregelingen en communiceer tijdig naar werknemers.