De geheimhoudingsverklaring bij
overnames: zijn uw gegevens
beschermd?

Als ondernemer houdt u bedrijfsgevoelige informatie het liefst geheim. Denk bijvoorbeeld aan financiële gegevens, klantgegevens en technische gegevens met betrekking tot specifieke producten en/of werkprocessen. Deze informatie is van waarde en u wilt voorkomen dat deze wordt gedeeld met bijvoorbeeld concurrenten. Toch zijn er altijd situaties waar het delen van bedrijfsgevoelige informatie onvermijdelijk is. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer uit dienst ga of bij een mogelijke overname of samenwerking. In deze blog gaat onze juridisch adviseur Marlies verder in op die laatste situatie.

Wat is de geheimhoudingsverklaring bij overname of samenwerking?

In overnametrajecten wordt de geheimhoudingsverklaring (ook wel non-disclosure agreement (NDA) veel gebruikt. In deze verklaring spreken partijen af welke informatie vertrouwelijk is en hoe zij hiermee omgaan. Deze geheimhoudingsverklaring kan eenzijdig of tweezijdig zijn. Als slechts één partij vertrouwelijke informatie deelt, dan kan de geheimhoudingsverklaring eenzijdig worden opgesteld. In dat geval wordt uitsluitend aan de ontvanger van de vertrouwelijke informatie (‘ontvanger’) geheimhouding opgelegd. Een tweezijdige geheimhoudingsverklaring houdt in dat partijen over en weer vertrouwelijke informatie delen. Beide partijen verplichten zich dan tot geheimhouding.

Wanneer is een NDA bij overname of samenwerking nodig?

Het is verstandig een geheimhoudingsverklaring te sluiten voorafgaand aan de onderhandelingen over een beoogde samenwerking of bedrijfsovername. De partijen delen namelijk vertrouwelijke informatie tijdens de onderhandelingen.

Het komt ook voor dat een verkoper aan meerdere potentiële kopers (‘gegadigden’) vertrouwelijke informatie deelt, zodat ieder van hen een bod op de onderneming kan uitbrengen. Het is vanuit deze kopers bezien ook van belang dat met alle gegadigden een goede en soortgelijke geheimhoudingsverklaring is gesloten. Mocht een gegadigde de onderneming vervolgens overnemen, dan zijn de andere gegadigden bij een goed opgestelde geheimhoudingsverklaring nog aan de geheimhouding gebonden.

Leiden de onderhandelingen niet tot de beoogde samenwerking of overname? Ook dan is het gewenst dat de partij die vertrouwelijke informatie heeft verstrekt de ontvanger aan kan spreken als deze met de verstrekte informatie aan de haal gaat.

Boetebepaling in geheimhoudingsverklaring

Om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de afgesproken geheimhoudingsverplichting houdt, is het verstandig om een boetebepaling op te nemen. Deze dient met name als afschrikeffect en niet zo zeer om de geleden schade ingeval van schending van het beding te vergoeden. De boete moet dan ook dermate hoog zijn, dat de ontvanger wel twee keer nadenkt voordat hij of zij de geheimhoudingsverklaring schendt.

Maatwerk bij opstellen geheimhoudingsverklaring

Komt u in de positie komt waarin het nodig is vertrouwelijke informatie over uw onderneming te delen? Dan is maatwerk bij het opstellen van een geheimhoudingsverklaring geboden. Zo moet u na (laten) gaan welke informatie bescherming nodig heeft en onder welke voorwaarden deze informatie wordt verstrekt. Dat komt vaak vrij nauw. Daarom adviseren we om bij het opstellen van een geheimhoudingsverklaring altijd juridisch advies in te winnen.