U bent veel tijd kwijt aan uw administratie en loopt geregeld achter, omdat u er niet aan toekomt. Dat is zonde, omdat u zich zo niet kunt focussen op dat waar u écht goed in bent en niet kunt sturen op basis van uw cijfers. Wat kunt u doen om te zorgen dat uw administratie altijd bij en kloppend is met minimale inspanning van uw kant? Een slim ingerichte administratie met koppelingen naar uw financiële en operationele systemen en diverse automatiseringen is daarop het antwoord.

Een autoverhuurbedrijf met een omzet van 3,5 miljoen per jaar, ruim 400 wagens en zo’n 10 personeelsleden ervaart al enige tijd de eenvoud van administreren met Pro. Het bedrijf verhuurt bedrijfsbusjes aan industriebedrijven, maar ook verhuiswagens en -busjes aan particulieren. Ze doen daarbij zelf het onderhoud van het wagenpark. Al deze activiteiten moeten correct in de administratie worden verwerkt. Waar liepen ze tegenaan? Waarom moest de administratie efficiënter worden ingericht en altijd bij zijn? En wat heeft het hun gebracht? Accountant manager Janine Noodelijk vertelt hoe zij haar cliënt ondersteunt bij de administratie en de informatie die daaruit voortkomt.

Inzicht in de administratie

‘Met twee aandeelhouders aan het roer, waarvan één operationeel directeur, was er de wens om op basis van actuele cijfers te kunnen sturen’, vertelt Janine. ‘Denk aan omzet, marge, resultaat en eventuele uitschieters in de kosten. Belangrijk daarvoor is dat de administratie real time wordt bijgewerkt en altijd up to date is. Anders loop je achter de feiten aan. De administratie wordt door henzelf geboekt, maar daar bleek nog een verbeterslag en een flinke tijd- (en dus) kostenbesparing te maken.

Voorheen stond bijvoorbeeld het wagenpark en de inventaris van de werkplaats in Excel. Nu is deze geïmporteerd in het boekhoudprogramma als materiele vaste activa, daardoor wordt de afschrijving automatisch berekend en geboekt. Eerst moesten ze elke maand de afschrijving zelf berekenen. Dit kostte al snel minimaal 2 uur en is bovendien foutgevoelig. Nu is dat zo geregeld en heb je er eigenlijk geen omkijken naar.

De administratie altijd bij én kloppend

‘Processen werden daarom opnieuw ingericht door financiële en operationele systemen te koppelen en data geautomatiseerd samen te laten komen in een dashboard op maat. Het bedrijf was een van de eerste die koos voor deze aanpak, en profiteert al jaren van de voordelen hiervan. Mijn collega’s en ik kijken maandelijks mee in de administratie om na te gaan of kosten juist worden geboekt. Bijvoorbeeld wanneer de inkoop van een auto onder de kostenpost werkplaats geboekt wordt, dan zie je in het dashboard aan de marge dat dit niet klopt.

Daarnaast kijk ik mee naar zaken als resultaat, afschrijvingen en boekingen. Lopen we nog op schema? Of is een aanpassing nodig? Doordat ik eenvoudig op ieder moment kan meekijken, signaleer ik tijdig problemen en geef ik advies. Anderzijds kijken beide aandeelhouders ook meerdere keren per week in de cijfers en sturen ze me een appje wanneer hen zaken opvalt of als ze vragen hebben. Zo appen of bellen we een paar keer per maand. Dan kijk ik snel mee, leg ik uit waarom die cijfers zo zijn en geef ik advies wat ze in dit geval het beste kunnen doen om bij te sturen’.

Snelle financiering en fusie door actuele administratie

En dat een continu bijgewerkte administratie ook andere voordelen oplevert, bleek toen financiering nodig was en er fusie plaatsvond. ‘In 2018 was financiering nodig voor een nieuw bedrijfspand. Op basis van de cijfers uit het dashboard kon snel een financieringsmemorandum worden gemaakt om voor te leggen aan meerdere banken, waardoor de financiering snel rond was. Ook toen de drie vennootschappen om moesten worden gezet naar twee vennootschappen, waarbij het van belang was dat de cijfers al vroeg in het jaar klaar waren, kon er snel worden gehandeld.’

Optimaliseren voor een beter resultaat

‘We zijn een aantal jaar terug gestart vanuit de basis’, geeft Janine aan. Wel hebben we snel wat aanpassingen doorgevoerd om te zorgen dat het een stuk eenvoudiger is om maanden met elkaar te vergelijken. Nu we een paar jaar verder zijn, kijken we kritisch of we de administratie en het dashboard nog slimmer en meer op maat kunnen inrichten. Denk aan het inzichtelijk maken van de bezettingsgraden van de auto’s. Hoeveel auto’s worden nu daadwerkelijk gebruikt? Staan er teveel stil of moet er in het wagenpark worden geïnvesteerd om meer omzet te boeken? Met behulp van de bezettingsgraad kan dit bepaald worden.

Die informatie moet op dit moment uit meerdere systemen worden gehaald. Omdat autoverhuur een vrij specifieke branche is, maken ze gebruik van een meerdere verkooppakketten voor de verkoopfacturen. We zijn nu aan het kijken of het verkooppakket real time gekoppeld kan worden aan de financiële administratie. Dat heeft twee voordelen. Allereerst een tijdsbesparing van een paar uur in het doen van de maandelijkse btw-aangifte. Door de verschillende verkooppakketten was dat een flink uitzoekwerk, maar met de koppeling gebeurt dat automatisch. Een tweede voordeel is dat het mogelijk wordt om de operationele informatie uit het verkoopsysteem zichtbaar te maken in het dashboard en te combineren met de financiële informatie. Zo weten de aandeelhouders gelijk wanneer ze moeten bijsturen. De kracht van het dashboard is dat het niet alleen financiële informatie toont, maar juist financiële én operationele informatie aan elkaar koppelt!’

Advies op maat

‘En die informatie is weer ontzettend handig bij het maken van beslissingen. Je kunt namelijk direct inspelen op situaties die zich voordoen. Gedurende de maand hebben we dan ook altijd een aantal keer contact over wat we beiden hebben gesignaleerd. En per kwartaal komen we fysiek samen om de afgelopen maanden te bespreken, maar vooral ook om vooruit te kijken. Zijn er nieuwe opdrachten binnengehaald of zijn er plannen om het wagenpark uit te breiden? En moeten dan de voorlopige aanslagen van de Belastingdienst aangepast worden zodat je straks geen hoge rente hoeft te betalen? Of moeten er financieringen aangevraagd worden voor de auto’s, en wat is dan voordelig? Ook duiken we dan even goed in de cijfers om te kijken of we ergens kosten kunnen besparen. Bijvoorbeeld door zaken fiscaal handiger te regelen of subsidies aan te vragen. Op dit moment kijken we of het nodig is om gebruik te maken van de steunmaatregel NOW2.’