Rijden in de mist – hoe krijgt u
als mkb-onderneming inzicht?

In mijn eerste artikel van dit tweeluik haalde ik de quote van een van mijn klanten aan die zijn gebrek aan inzicht in zijn bedrijfsvoering treffend beschreef: “In feite rijden we in de mist”. Het is een situatie die ik regelmatig tegenkom bij onze klanten, familiebedrijven in het mkb. Ze hebben onvoldoende zicht op welke klanten of producten het meest bijdragen aan hun resultaten en maken vaak keuzes en afwegingen op onderbuik gevoel. Maar welke inzichten heeft u nu nodig om uw prestaties te verbeteren, en hoe krijgt u die boven tafel? Senior adviseur Marco Goovers neemt u in het tweede deel van dit tweeluik hier stap voor stap in mee.

Wat is er nodig om tot goede management informatie te komen?

Ik merk dat de managementinformatie van mkb-ondernemingen meestal alleen bestaat uit financiële informatie, die vaak ook pas laat beschikbaar is.  Om effectief uw bedrijf te kunnen sturen, moet een managementrapportage aansluiten op de manier waarop u uw producten en diensten aanbiedt. Dit is vaak een andere presentatie dan de jaarrekening. Daarin worden bijvoorbeeld directe loonkosten (die nodig zijn voor de productie) vaak niet getoond boven de bruto marge maar vallen ze in de algemene bedrijfskosten categorie. Alleen al hierdoor sluit de bruto marge in de rapportage nooit aan bij het gevoel van het management. En zo zijn er nog wel meerdere voorbeelden.

Een goede managementrapportage geeft u tussentijds inzicht in of uw bedrijf over of onder presteert. Om daartoe te komen zijn kortweg de volgende zaken nodig:

• Een goed beeld bij welke informatie (KPI’s) je nodig hebt om goed te kunnen sturen.
• Goede systemen om deze informatie uit te halen.
• Deze systemen moeten goed zijn ingericht.
• Nauwkeurige processen die als bron van informatie dienen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal besteedde uren op een project.
• Goede overlegstructuren om deze informatie met elkaar te delen.

Bekijk in het eerste deel van dit tweeluik waarom inzicht voor mkb-ondernemingen cruciaal is en over welke informatie ze ten minste moeten beschikken.

Naast financiële zijn ook operationele KPI’s belangrijk

Het meten van zowel financiële als operationele KPI’s (Key Performance Indicators) is cruciaal voor een goed en tijdig begrip van de prestaties van uw onderneming. Financiële KPI’s zoals omzet, winst en cashflow bieden inzicht in het eindresultaat van de bedrijfsactiviteiten, maar vertellen u niet het hele verhaal. Operationele KPI’s geven een directe kijk op de dagelijkse bedrijfsvoering en efficiëntie van de verschillende afdelingen van uw bedrijf. Het zijn vaak vroegtijdige indicatoren van potentiële problemen of gebieden voor verbetering. Denk aan productie, klantenservice, verkoop of logistiek.

Werk met kwantitatieve data én kwalitatieve inzichten

Naast de data die voortkomen uit operationele KPI’s en de financiële administratie zijn ook kwalitatieve inzichten onmisbaar om goed zicht te houden in uw bedrijf. Denk aan meningen, percepties en ervaringen van betrokkenen in uw bedrijf. Deze helpen u bij het interpreteren van de cijfers en geven context. Als bijvoorbeeld uit uw operationele KPI’s blijkt dat er een daling is in de productiviteit, dan kunnen gesprekken met medewerkers de oorzaken aan het licht brengen. Zoals onvoldoende training, een gebrek aan motivatie of onduidelijke communicatie vanuit het management. Zo zorgt u ervoor dat de mist deels opklaart. Wij kunnen u helpen met het stellen van de juiste vragen aan de juiste medewerkers om deze kwalitatieve informatie te halen.

Haal het maximale uit je systemen

Het optimaal benutten van uw systemen (ERP, CRM, de (project)administratie) is essentieel om te komen tot heldere informatie. Maar vaak zijn de systemen niet goed aangepast aan de specifieke behoeften in het bedrijf, niet goed ingericht, weten medewerkers onvoldoende hoe ze het systeem moeten gebruiken of is er slechte integratie tussen de verschillende systemen. Dit zorgt voor inefficiënties en een verlies van inzicht doordat gegevens in silo’s blijven en niet effectief gedeeld worden binnen de onderneming. Gerichte investeringen kunnen helpen om de communicatie tussen verschillende systemen te verbeteren. Hiermee komen er betere datastromen en een helderder inzicht in de organisatie, zodat u niet in de mist komt te rijden.

Haal uw verbeterpunten boven water met een prestatiescan

Wij hebben de laatste jaren tientallen mkb-ondernemers geholpen met het verbeteren van hun bedrijfsprestaties. Dat begint bij inzicht. Door middel van een bedrijfsprestatiescan helpen wij ondernemers in zeer korte tijd (maximaal 2 weken) aan concrete punten die helpen hun prestaties te verbeteren. Onze analyses onthullen vaak onverwachte en waardevolle inzichten. We zijn ervan overtuigd dat onze prestatiescan van waarde is als de volgende zaken aan de hand zijn:

• U wilt de bedrijfsprestaties graag verbeteren maar het lukt niet.
• U groeit in omzet maar het rendement blijft achter.
• De onderneming is al jaren verlieslatend.
• U weet niet precies waarmee u geld verdiend of verliest.
• De kostprijzen zijn niet feitelijk onderbouwd of lang geleden vastgesteld.
• U heeft te weinig inzicht in de bezetting van mensen of machines.