Heeft u weleens meningsverschillen met uw personeel over de invulling van regels en protocollen van uw organisatie? Of krijgt u geregeld de vraag over hoe het nu ook alweer zat met bepaalde interne zaken, zoals overwerk, verzuim of reiskosten. Veel van dat soort vragen of discussies kunnen voorkomen worden met een personeelshandboek. Een personeelshandboek geeft namelijk duidelijkheid, aan zowel u als uw werknemers. Maar wanneer is een personeelshandboek voor uw organisatie nodig, en wat kan dit u concreet opleveren? Hr-adviseur Ko Prinsen vertelt het u aan de hand van vier vragen over het personeelshandboek.

1. Wat is een personeelshandboek?

“Een personeelshandboek is een document waarin álle afspraken, regels en omgangsnormen staan die binnen een organisatie van toepassing zijn. Van het verzuimprotocol tot de regeling voor overuren en de richtlijnen voor het gebruik van social media. Het personeelshandboek wordt ook wel het bedrijfsreglement genoemd. Het gaat dieper in op de bedrijfsregels die níet in de individuele arbeidsovereenkomst staan, maar waar de werkgever zichzelf en zijn werknemers wél aan wil binden. Hierdoor kunnen de arbeidsovereenkomsten compact blijven, maar is alles wel goed vastgelegd.”

2. Waarom heeft elk bedrijf een personeelshandboek nodig?

“Een personeelshandboek biedt duidelijkheid binnen de organisatie over de afspraken die er gelden. Daardoor weet iedereen waar die aan toe is en voorkomt u vragen van, of zelfs discussies met uw personeel. Erg handig dus, zeker wanneer u meer werknemers in dienst krijgt. Zo weten uw (nieuwe) werknemers snel welke regels van toepassing zijn en heeft u een duidelijk en uniform bedrijfsbeleid.”

“Ook voldoet u hiermee aan uw verplichtingen als werkgever onder bijvoorbeeld de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden”, gaat Ko verder. “Bijvoorbeeld door werknemers te informeren over het betaald ouderschapsverlof, de beëindigingsprocedure van een arbeidsovereenkomst en het nu geldende algemene rookverbod.

Een gedigitaliseerd personeelshandboek kunt u gemakkelijk verwerken in de hr-software. Op die manier is het niet alleen voor alle werknemers inzichtelijk, maar ook makkelijk digitaal voor gezien laten tekenen. Zo kunt u (juridisch) aantonen dat uw werknemer kennis heeft genomen van het handboek. Wel zo handig als een discussie met uw werknemer hoog oploopt.”

3. Wanneer heeft een personeelshandboek echt meerwaarde voor mijn organisatie?

“U kunt eenvoudig achterhalen of er nog gaten vallen in de arbeidsvoorwaarden en reglementen die nu binnen uw organisatie gelden aan de hand van diverse vragen:

  • Zijn er duidelijke regelingen aanwezig, en zijn deze voor iedereen inzichtelijk en makkelijk te vinden?
  • Heeft het personeel nog wel eens vragen over die regelingen? En zo ja, waar gaan die vragen dan over?
  • Leiden de regelingen wel eens tot discussie?
  • Zijn alle regelingen nog up-to-date (dat wil zeggen dat u deze maximaal twee jaar geleden nog aangepast heeft) en voldoen ze aan de nieuwste wet- en regelgeving?

Stellen medewerkers vaak dezelfde vragen, bijvoorbeeld over hoe overwerk geregeld is of hoe het verzuimprotocol in elkaar zit? Dan kunt u al heel snel de vraag stellen of dit ergens duidelijk vastgelegd is. Ook conflictsituaties, onduidelijkheid onder het personeel en discussies zijn een teken dat het momenteel nog niet goed geregeld is. In zulke gevallen heeft een personeelshandboek echt meerwaarde. U neemt namelijk een hoop onduidelijkheid en zelfs onvrede weg bij uw personeel. En belangrijker: u bespaart uzelf of uw hr-afdeling veel tijd en frustratie doordat het aantal vragen afneemt of het antwoord voor iedereen makkelijk te vinden is.”

4. Hoe komt u zonder flinke inspanningen tot een goed personeelshandboek?

“De eerste stap is bepalen of u daadwerkelijk een nieuw of verbeterd personeelshandboek nodig heeft. Onze hr-adviseurs kunnen dit op basis van een gesprek vaak al goed bepalen. Ook kunnen wij u ondersteunen bij het opstellen van een goed personeelshandboek.

Samen bekijken we welke regelingen er al zijn, beoordelen we of deze duidelijk zijn en toetsen we ze aan de wet- en regelgeving. Ook gaan we na of er nog regelingen ontbreken. Vervolgens stellen we het personeelshandboek voor u op, waarna u controleert of dit is wat u voor ogen had. Zo komen we tot een allesomvattend personeelshandboek met regelingen die helder zijn voor alle medewerkers, die juridisch kloppen én werkbaar zijn voor u of uw hr-afdeling. En bent u hier niet zelf veel tijd aan kwijt.”

Geschreven door:

Senior HRM adviseur Ko Prinsen

Ko Prinsen RPP

Salarisadviseur