Thuiswerken of op kantoor,
wat mag u belastingvrij
vergoeden in 2025?

Veel werknemers werken tegenwoordig gedeeltelijk thuis, maar wat mag u in 2025 belastingvrij vergoeden? Waar moet de werkplek thuis aan voldoen en wat mag of moet u als werkgever daarin faciliteren? In dit artikel geven wij voor u als werkgever concreet antwoord op deze vragen.

Wat is de thuiswerkvergoeding in 2025?

De belastingvrije thuiswerkvergoeding is € 2,35 per dag (2024), vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk verhoogd naar € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.

Onbelaste reiskostenvergoeding 2025

Voor reiskosten van en naar het werk verstrekt u in 2024 onbelast een vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.

Let op! U mag op één dag echter maar één vergoeding onbelast verstrekken, dus óf voor thuiswerken óf voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.

Vaste vergoeding thuiswerken of op kantoor?

Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor u als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. U kunt uw vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar? Dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.

Let op! U moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen, ook wanneer zij niet de hele week thuiswerken of naar het werk reizen.

Combineren thuiswerk- en reiskostenvergoeding

U heeft de optie om de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken te combineren. Bij het berekenen van een gecombineerde vergoeding kunt u de reiskosten en thuiswerkkosten apart berekenen en vervolgens samenvoegen tot een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding.

Voorbeeld (2025): 
Een werknemer woont 20 km van het werk, werkt vier dagen per week op kantoor en één dag per week thuis. U mag per jaar vergoeden 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 = € 1.575,04 voor reiskosten en 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.

Welke overige vergoedingen kunt u geven voor thuiswerken?

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling , waardoor u er geen belasting over betaald.

Voor de thuiswerkplek maakt u binnen de werkkostenregeling gebruik van de volgende gerichte vrijstellingen voor vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen:

• Arbovoorzieningen op grond van de wet.
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Ook of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt is niet van belang. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.

Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kunt u eventueel wel in de beschikbare vrije ruimte van de WKR onderbrengen.

Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken? Dan kunt u ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar als u in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen heeft dan uw vrije ruimte, betaalt u 80% belasting over het bedrag daarboven.

Meer vrije ruimte in 2025

De Tweede Kamer heeft bij de behandeling van het Belastingplan 2025 een amendement aangenomen om de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen van 1,92% nu, naar 2% in 2025. Per 2027 willen ze het nog verder verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd.

Let op! De Eerste Kamer moet deze voorstellen nog wel goedkeuren.