Veelgestelde vragen
DRV Facturen

DRV Facturen

• Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

  Met behulp van onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoord resetten.

  • Ga naar het scherm waar u altijd inlogt of https://mfo-drv.lyanthe.com.
  • Druk onderin op ‘Wachtwoord vergeten?’.
  • Geef nu uw gebruikersnaam of e-mailadres in.
    Let op! Niet beiden, dit geeft een foutmelding.
  • Druk vervolgens op ‘Verstuur mail’ om te bevestigen.

  Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met een link om uw wachtwoord te resetten.

• Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben?

  U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij uw contactpersoon bij Moore DRV.

• Hoe kan ik mijn facturen digitaal aanleveren?

  Wanneer u uw facturen digitaal aanlevert in DRV Facturen worden ze binnen een werkdag verwerkt in uw administratie. Dat betekent dat uw administratie up to date is. Dat digitaal inleveren van facturen kan op een viertal verschillende manieren. U kiest zelf welke manier van aanleveren het beste bij u past:

  • Via een e-mail met daarin een factuur als bijlage. Hiervoor heeft u van Moore DRV een persoonlijk e-mailadres ontvangen, zoals uwnummer@scan2DRV.nl. U kunt toeleveranciers direct naar dit e-mailadres laten mailen, of zelf facturen hiernaar toe mailen.
  • Via het scannen van papieren facturen en mail of uploaden (drag & drop) van documenten naar DRV Facturen webapplicatie.
  • Via de app door het maken van een foto van papieren facturen/bonnen.
  • Via elektronisch facturering /UBL facturen. De facturen komen dan direct om DRV Facturen binnen.

  DRV Facturen controleert de ontvangen documenten en zet ze goed. Vervolgens zijn de documenten de volgende werkdag zichtbaar in DRV Facturen. Daarna heeft u de mogelijkheid om facturen te bekijken, te controleren, goed te keuren of af te keuren of in de wacht zetten. Alleen goedgekeurde facturen zet DRV Facturen door naar uw financiële administratie.

  Maakt u hier nog geen gebruik van? Informeer dan bij uw contactpersoon bij Moore DRV over de mogelijkheden.

• Waar moet het e-mailadres staan van DRV Facturen?

  Het e-mailadres van DRV Facturen mag enkel in het AAN- of TO-adres staan. Dus niet in CC of BCC. Er mogen ook geen andere e-mailadressen bij staan. Het document wordt dan niet geaccepteerd.

• Welke type documenten kan ik aanleveren in DRV Facturen?

  U kunt alle documenten met het type ’pdf’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ aanleveren in DRV Facturen.

• Is er ook een app voor DRV Facturen?

  Er is een app waarmee u onder andere facturen en bonnetjes kunt fotograferen en kunt doorsturen. Tevens kunt u ook via deze app goedkeuren. De app kunt u hier downloaden:

  • Voor Android apparaten
  • Voor Apple apparaten

• Welke soort documenten kan ik doorsturen?

  U kunt inkoopfacturen en verkoopfacturen doorsturen. Standaard worden alle documenten gezien als inkoop. Op het moment dat er in het onderwerp van de e-mail de volgende woorden staan, worden documenten anders beoordeeld:

  • Inkoop: ‘purchase’, ‘P’, ’Aankoop’
  • Verkoop: ‘Sales’, ‘Verkoop’. ‘S’, ‘V’, ‘S + elke omschrijving’

• Ik scan mijn facturen. Aan welke specificaties moeten documenten voldoen voor DRV Facturen?

  Voor een optimale verwerking zijn de eisen van de scan minimaal in 300 DPI in zwart/wit.

• Hoe groot mag één e-mail zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

  Een e-mail inclusief bijlagen mag niet groter zijn dan 15 MB. Stuur daarom liever meerdere e-mails met één factuur dan een te grote die niet geaccepteerd wordt.

• Hoe groot mag één factuur zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

  Facturen die door worden gestuurd naar DRV Facturen mogen per stuk niet groter zijn dan 10 MB.

• Hoe kom ik in mijn archief?

  U komt via de volgende stappen bij uw archief:

  1. Kies op de website van DRV Facturen voor de Werkstroom —> Werklijst
  2. Vink nu rechtsboven het icoon met de groene duim aan.
  3. Klik daarna op: Mijn Werklijst —> Archief (> 1 Maand)
  4. Klik nu op Laatste 3 maanden en kies ‘Alle’
  5. Nu kan je op elke kolom filter zetten om een specifieke factuur te zoeken.

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij inkoopfacturen?

  Inkoopfacturen komen het meeste voor binnen DRV Facturen. Hierdoor worden facturen zonder toelichting altijd herkend als inkoopfactuur. Het is dus niet per definitie nodig om één van onderstaande vier opties te kiezen.

  • Geen tekst in het onderwerp
  • Purchase (+ extra tekst)
  • P (+ extra tekst)
  • Aankoop (+ extra tekst)

  Let op: wordt een inkoopfactuur doorgestuurd waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat, dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij persoonlijke declaraties?

  Het is mogelijk dat DRV Facturen declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen verwerkt. De declaraties van een cliënt met bijbehorende facturen/bonnen kunt u mailen naar het scan-adres, door het onderwerp van de mail te laten beginnen met #PD + geen extra tekst.

  De aanlevering van declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen, dienen per declaratie met bijbehorende facturen/bonnen in één mail te worden opgestuurd naar het desbetreffende scan-mailadres. De bijlages dienen van hetzelfde bestandformaat te zijn. Bij de verwerking van een declaratie wordt enkel het voorblad gelezen als factuur. De overige documenten worden als bijlages opgenomen bij de declaratie.

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij inkoopfacturen met bijlagen (specificaties)?

  Het is mogelijke om facturen in te scannen die tevens bijlages bevatten. Ook hiervoor gebruikt u #PD + geen extra tekst. Deze zal op dezelfde manier worden verwerkt als de persoonlijke declaraties.

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij creditcard afrekeningen?

  Het is mogelijk om een creditcard afrekeningen te laten verwerken. Hier gebruikt u ook #PD + geen extra tekst voor en de werkwijze is dezelfde als persoonlijke declaratie.

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij inkoop reverse billing?

  Het komt ook voor dat u uw leverancier een factuur stuurt van de door u afgenomen producten en/of diensten. Als u deze facturen op de normale manier scant, dan zal het systeem dit doorgaans herkennen als “Diverse leveranciers” waarbij de bedragen 0,00 zijn. Dit doet het systeem omdat deze vermoedt dat het verkeerd gescand is.

  Door in het systeem op voorhand aan te geven dat het hier om reverse billing gaat en om er voor te zorgen dat het in het inkoopdagboek terecht moet komen, moet het onderwerp van de e-mail alleen het onderstaande bevatten:

  #RB + GEEN EXTRA TEKST of #RBP + GEEN EXTRA TEKST
  Dus #RB of #RBP

• Wat moet ik bij het onderwerp invoeren bij inkoop verkoopfacturen?

  Het uploaden van verkoopfacturen is ook mogelijk door het onderwerp van de e-mail te beginnen met:

  • Sales (+ extra tekst)
  • Verkoop (+ extra tekst)
  • S (+ extra tekst)
  • V (+ extra tekst)

  Let op: stuurt een relatie van DRV een inkoopfactuur van hem/haar door, waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat, dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.

  Verkoop reverse billing (Self billing  facturen) Bijvoorbeeld  verkoop van producten via Bol.com, Flora Holland, Takeaway.com etc 

  Ook bij verkoopfacturen komt het voor dat de cliënt een factuur stuurt voor de afgenomen producten en/of diensten. Hierbij wilt u dat deze facturen worden geboekt in het verkoopdagboek. De facturen moeten dan naar het scan-adres gestuurd worden met:

  #RBS + GEEN EXTRA TEKST
  DUS #RBS

• Hoe moet ik facturen scannen en mailen naar mijn administratie?

  U kunt verschillende documenten per mail aan uw administratie toevoegen, zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, zakelijke (pin)bonnen, creditcardafrekeningen en zakelijke belastingaanslagen. Hiervoor stuurt u een mail met daarin het document als bijlage naar het persoonlijke mailadres dat u van DRV heeft ontvangen, zoals uwnummer@scan2DRV.nl. U kunt natuurlijk ook uw toeleveranciers vragen om facturen direct naar dit e-mailadres te sturen, of facturen vanuit uw facturatieadres automatisch worden doorgestuurd. DRV Facturen ziet standaard alles als ‘Inkoop’. Als het een ‘Verkoopfactuur’ betreft, zet dan een ‘V’ in het onderwerp van de mail.

  Manieren om facturen te mailen

  • De factuur toevoegen als bestand in de bijlage. Dit kan in PDF-, TIFF-, JPG-, Excel- of Word-bestandsformaat (geen EML).
  • U kunt meerdere facturen tegelijkertijd te versturen. Let op: verstuur alleen facturen van hetzelfde bestandsformaat, en zorg dat in- en verkoopfacturen gescheiden worden in verschillende e-mails.
  • Per mail ontvangen facturen stuurt u door naar uw persoonlijke DRV e-mailadres. Het is mogelijk om in te stellen dat facturen naar bijvoorbeeld: facturen@uwbedrijf.nl automatisch worden doorgestuurd. Let op dat de inkomende e-mail wordt ‘doorgestuurd’ en niet in een nieuwe mail als ‘bijlage’ wordt toegevoegd.
  • Ontvangt u een papieren factuur? Scan of mail deze of u sleep of upload deze in de DRV webapplicatie. U kunt meerdere facturen tegelijk uploaden.

  Tips voor het scannen

  • Stel het DRV e-mailadres in op uw scanner, zodat u direct naar het juiste e-mailadres mailt en dit niet steeds opnieuw hoeft in te voeren. U hoeft de facturen dan ook niet eerst op te slaan op uw eigen computer.
  • Voor optimale verwerking scan minimaal in 300 DPI zwart/wit.
  • Geef op uw papieren facturen aan of ze gescand en gemaild zijn, ter voorkoming dat facturen dubbel of niet gescand worden.
  • De totale grootte van één mail met meerdere facturen mag niet groter zijn dan 15 Mb. Een factuur mag niet groter zijn dan 10 Mb.