DRV Facturen is een programma om de in- en uitgaande stromen aan facturen/bonnen te digitaliseren, te automatiseren en te autoriseren. Het is een programma in een veilige omgeving, te gebruiken via een app (Android-Iphone) of als webapplicatie. Veel vragen over DRV Facturen zijn al eerder gesteld. Antwoorden op veel voorkomende vragen zijn op deze pagina verzameld. Staat uw vraag er toch niet bij, dan kunt u ons altijd contacten.
Kent u de handige DRV Facturen app al? Download deze direct: Android / Apple
Met behulp van onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoord resetten.
Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met een link om uw wachtwoord te resetten.
U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij uw contactpersoon bij Moore DRV.
Wanneer u uw facturen digitaal aanlevert in DRV Facturen worden ze binnen een werkdag verwerkt in uw administratie. Dat betekent dat uw administratie up to date is. Dat digitaal inleveren van facturen kan op een viertal verschillende manieren. U kiest zelf welke manier van aanleveren het beste bij u past:
DRV Facturen controleert de ontvangen documenten en zet ze goed. Vervolgens zijn de documenten de volgende werkdag zichtbaar in DRV Facturen. Daarna heeft u de mogelijkheid om facturen te bekijken, te controleren, goed te keuren of af te keuren of in de wacht zetten. Alleen goedgekeurde facturen zet DRV Facturen door naar uw financiële administratie.
Maakt u hier nog geen gebruik van? Informeer dan bij uw contactpersoon bij Moore DRV over de mogelijkheden.
Het e-mailadres van DRV Facturen mag enkel in het AAN- of TO-adres staan. Dus niet in CC of BCC. Er mogen ook geen andere e-mailadressen bij staan. Het document wordt dan niet geaccepteerd.
U kunt alle documenten met het type ’pdf’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ aanleveren in DRV Facturen.
Er is een app waarmee u onder andere facturen en bonnetjes kunt fotograferen en kunt doorsturen. Tevens kunt u ook via deze app goedkeuren. De app kunt u hier downloaden:
U kunt inkoopfacturen en verkoopfacturen doorsturen. Standaard worden alle documenten gezien als inkoop. Op het moment dat er in het onderwerp van de e-mail de volgende woorden staan, worden documenten anders beoordeeld:
Voor een optimale verwerking zijn de eisen van de scan minimaal in 300 DPI in zwart/wit.
Een e-mail inclusief bijlagen mag niet groter zijn dan 15 MB. Stuur daarom liever meerdere e-mails met één factuur dan een te grote die niet geaccepteerd wordt.
Facturen die door worden gestuurd naar DRV Facturen mogen per stuk niet groter zijn dan 10 MB.
U komt via de volgende stappen bij uw archief:
Inkoopfacturen komen het meeste voor binnen DRV Facturen. Hierdoor worden facturen zonder toelichting altijd herkend als inkoopfactuur. Het is dus niet per definitie nodig om één van onderstaande vier opties te kiezen.
Let op: wordt een inkoopfactuur doorgestuurd waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat, dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.
Het is mogelijk dat DRV Facturen declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen verwerkt. De declaraties van een cliënt met bijbehorende facturen/bonnen kunt u mailen naar het scan-adres, door het onderwerp van de mail te laten beginnen met #PD + geen extra tekst.
De aanlevering van declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen, dienen per declaratie met bijbehorende facturen/bonnen in één mail te worden opgestuurd naar het desbetreffende scan-mailadres. De bijlages dienen van hetzelfde bestandformaat te zijn. Bij de verwerking van een declaratie wordt enkel het voorblad gelezen als factuur. De overige documenten worden als bijlages opgenomen bij de declaratie.
Het is mogelijke om facturen in te scannen die tevens bijlages bevatten. Ook hiervoor gebruikt u #PD + geen extra tekst. Deze zal op dezelfde manier worden verwerkt als de persoonlijke declaraties.
Het is mogelijk om een creditcard afrekeningen te laten verwerken. Hier gebruikt u ook #PD + geen extra tekst voor en de werkwijze is dezelfde als persoonlijke declaratie.
Het komt ook voor dat u uw leverancier een factuur stuurt van de door u afgenomen producten en/of diensten. Als u deze facturen op de normale manier scant, dan zal het systeem dit doorgaans herkennen als “Diverse leveranciers” waarbij de bedragen 0,00 zijn. Dit doet het systeem omdat deze vermoedt dat het verkeerd gescand is.
Door in het systeem op voorhand aan te geven dat het hier om reverse billing gaat en om er voor te zorgen dat het in het inkoopdagboek terecht moet komen, moet het onderwerp van de e-mail alleen het onderstaande bevatten:
#RB + GEEN EXTRA TEKST of #RBP + GEEN EXTRA TEKST
Dus #RB of #RBP
Het uploaden van verkoopfacturen is ook mogelijk door het onderwerp van de e-mail te beginnen met:
Let op: stuurt een relatie van DRV een inkoopfactuur van hem/haar door, waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat, dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.
Verkoop reverse billing (Self billing facturen) Bijvoorbeeld verkoop van producten via Bol.com, Flora Holland, Takeaway.com etc
Ook bij verkoopfacturen komt het voor dat de cliënt een factuur stuurt voor de afgenomen producten en/of diensten. Hierbij wilt u dat deze facturen worden geboekt in het verkoopdagboek. De facturen moeten dan naar het scan-adres gestuurd worden met:
#RBS + GEEN EXTRA TEKST
DUS #RBS
U kunt verschillende documenten per mail aan uw administratie toevoegen, zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, zakelijke (pin)bonnen, creditcardafrekeningen en zakelijke belastingaanslagen. Hiervoor stuurt u een mail met daarin het document als bijlage naar het persoonlijke mailadres dat u van DRV heeft ontvangen, zoals uwnummer@scan2DRV.nl. U kunt natuurlijk ook uw toeleveranciers vragen om facturen direct naar dit e-mailadres te sturen, of facturen vanuit uw facturatieadres automatisch worden doorgestuurd. DRV Facturen ziet standaard alles als ‘Inkoop’. Als het een ‘Verkoopfactuur’ betreft, zet dan een ‘V’ in het onderwerp van de mail.
Staat uw vraag er niet tussen of is het antwoord niet duidelijk? Onze servicedesk helpt u graag. Bel, WhatsApp of mail ons, of vul het contactformulier op de servicedeskpagina. Wij zijn bereikbaar op werkdagen tussen 8:30 tot 17:00.