Onderhoudsvoorziening zonder piek:
wat betekent dit voor u?

Een onderhoudsvoorziening helpt u om kosten op het juiste moment in uw winst te verwerken. Maar moet u daarvoor rekening houden met een piek in onderhoudskosten? Het gerechtshof ’s-Hertogenbosch oordeelde dat dit niet nodig is. In dit artikel leest u wanneer u een onderhoudsvoorziening mag vormen en wat deze uitspraak voor uw onderneming betekent.

Onderhoudsvoorziening vormen: wat zijn de voorwaarden?

Voor een onderhoudsvoorziening gelden drie voorwaarden:

1. De toekomstige uitgaven vinden hun oorsprong in feiten en omstandigheden van vóór de balansdatum.
2. U rekent de uitgaven toe aan de verstreken periode. Het gaat dus niet om kosten die samenhangen met toekomstige voordelen of die naar hun aard bij toekomstige jaren horen.
3. Er is een redelijke mate van zekerheid dat de uitgaven zich daadwerkelijk voordoen.

Deze voorwaarden volgen uit het zogenoemde Baksteenarrest van de Hoge Raad (1980).

U heeft geen juridische verplichting nodig. Het is voldoende dat uit de feiten blijkt dat het onderhoud zal plaatsvinden. Denk aan een meerjarenonderhoudsplan, inspectierapporten of vast beleid.

De voorziening ziet alleen op instandhoudingsonderhoud. Uitgaven voor verbetering, uitbreiding of vervanging van activa horen niet in de voorziening. Deze uitgaven hangen namelijk samen met toekomstige voordelen.

Onderhoudsvoorziening zonder piek: mag dat?

De Belastingdienst stelde dat u alleen een onderhoudsvoorziening mag vormen als de onderhoudskosten in een jaar duidelijk hoger zijn dan normaal. Zonder piek zou een voorziening niet mogelijk zijn.

Het gerechtshof ’s-Hertogenbosch volgt dit standpunt niet. Volgens het hof gelden alleen de drie voorwaarden uit het Baksteenarrest. Een piek in de kosten is geen extra eis.

In deze zaak mocht een woningcorporatie daarom een onderhoudsvoorziening van ruim € 54 miljoen vormen. Dit leidde tot een lagere aanslag vennootschapsbelasting.

In de praktijk betekent dit dat u onderhoudskosten mag toerekenen aan de jaren waarin de oorzaak ligt. Ook als de kosten niet in één jaar pieken. Het is wel belangrijk dat u het bedrag en het moment van onderhoud goed onderbouwt.

Tip! Werk met een actueel meerjarenonderhoudsplan en leg uw aannames vast. Dit versterkt de onderbouwing en de toerekening aan verstreken jaren.

Let op! Is het onderhoud afhankelijk van toekomstige keuzes of beschikbare budgetten? Dan ontbreekt mogelijk de vereiste zekerheid. In dat geval kunt u nog geen voorziening vormen.

Wat betekent dit voor uw onderneming?

Kunt u de drie voorwaarden onderbouwen? Dan mag u een dotatie aan de onderhoudsvoorziening ten laste van uw winst brengen. Op het moment dat het onderhoud plaatsvindt, boekt u de werkelijke kosten af van de voorziening.

Dit zorgt voor een betere aansluiting tussen kosten en het gebruik van uw activa. Daarnaast spreidt u uw winst en belastingdruk gelijkmatiger.

Zorg dat uw voorziening goed onderbouwd en controleerbaar is. Werk bijvoorbeeld per object of cluster met een realistische inschatting. Actualiseer deze jaarlijks en pas de dotatie consistent toe.