Btw terugvragen uit EU-landen:
dit verandert per 1 april 2026

Ondernemers die buiten Nederland gevestigd zijn, kunnen Nederlandse btw terugvragen. Vanaf 1 april 2026 krijgt u te maken met nieuwe voorwaarden. In dit artikel zetten we de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten voor u op een rij, zodat u weet wat dit betekent voor uw administratie en processen.

Btw terugvragen uit andere EU-landen: hoe werkt het?

Vraagt u Nederlandse btw terug terwijl uw onderneming in een ander EU-land is gevestigd? Dan dient u uw verzoek digitaal in via de Belastingdienst van het land waar uw onderneming is gevestigd.

In Nederland kunt u btw tot vijf jaar terug aanvragen. In andere EU-landen gelden soms kortere termijnen. Vaak moet u het verzoek uiterlijk vóór 1 oktober van het volgende jaar indienen.

Let op! Is digitaal indienen niet meer mogelijk in het land waar uw onderneming is gevestigd? Dan kunt u in sommige gevallen alsnog een schriftelijk verzoek indienen bij de Nederlandse Belastingdienst.

Btw-teruggaaf EU: wat verandert per 1 april 2026?

Vanaf 1 april 2026 gelden nieuwe voorwaarden voor uw verzoek om btw-teruggaaf.

Dient u een digitaal verzoek in? Dan voegt u voortaan ook facturen of invoerdocumenten toe bij hogere bedragen. Dit geldt in de volgende situaties:

• Bij facturen vanaf € 1.000 (exclusief btw)
• Bij brandstof vanaf € 250 (exclusief btw)

Dit betekent dat u uw administratie hier tijdig op inricht. Zorg ervoor dat u deze documenten compleet en digitaal beschikbaar heeft op het moment dat u het verzoek indient.

Met deze extra controle versnelt de Belastingdienst de beoordeling van uw verzoek en voorkomt het onvolledige aanvragen.

Let op! Uw factuur of invoerdocument is opgesteld in het Duits, Frans, Italiaans of Nederlands.

Impact btw-teruggaaf op uw organisatie

De nieuwe regels hebben direct invloed op uw administratie en processen rondom btw-teruggaaf uit andere EU-landen.

U krijgt onder andere te maken met:

• Het tijdig verzamelen en digitaal beschikbaar maken van facturen
• Het controleren of facturen voldoen aan de taaleisen
• Het aanpassen van uw interne processen rondom internationale btw-teruggaaf
• Het tijdig signaleren van teruggaafmogelijkheden, zodat termijnen niet verlopen

Controleer daarom op tijd of uw administratie en processen hierop aansluiten.