Meer inzicht en bovenal controle over lopende projecten. Dat is wat de projectmanagement software Simplicate heeft opgeleverd voor reclamebureau 10uur in Zierikzee en Breda. Operationeel directeur Niels Damen heeft spijt dat hij er niet eerder voor koos. ‘In het verleden zijn er veel uren weggelopen waar geen factuur tegenover stond’, realiseert hij zich nu.

10uur is een full-service reclamebureau in Zierikzee met een focus op strategie en campagnes. ‘Wij hebben drie zelfstandig opererende teams waarin alle disciplines geborgen zijn. Elk team bestaat uit een marketeer, een copywriter, een developer, een ontwerper en een projectmanager. Samen werken zij aan hun eigen campagnes voor bedrijven en overheden’, vertelt Niels.

‘De afgelopen jaren zijn we hard gegroeid en voorheen hield ik altijd wel de vinger aan de pols. Maar opeens hadden we zoveel projecten, dat ik niet meer precies wist wat er liep’, geeft hij aan. ‘Ik miste een stukje controle met betrekking tot uren en kosten en wilde graag meer inzicht in welke projecten rendabel waren en welke niet.’

Van onderbuikgevoel naar data

Dat inzicht is belangrijk, omdat 10uur op projectbasis werkt en maatwerkoplossingen aanbiedt. ‘Dat betekent dat we van tevoren de behoeften bespreken met de klant en daar in de offerte een aantal uren aan hangen. Gaandeweg het project moeten we dus kijken: lopen we nog in de pas, of moeten we bijsturen? En daarin lieten we ons lange tijd leiden door een onderbuikgevoel.’

In zijn zoektocht naar een goede oplossing voor dit probleem, stuitte Niels op Simplicate: een projectmanagementsoftware waarin verschillende tools samenkomen. ‘Denk aan een CRM-pakket, een tijdregistratietool, een offertesysteem, geautomatiseerde facturatie en realtime rapportages, waarmee je kunt zien of de projecten en dus ook de bedrijfsresultaten op koers liggen.’

IT consultancy ondersteunt 10uur

 

IT consultants bij Moore DRV

‘Dit systeem was precies wat we nodig hadden. Maar het was ook best een ingrijpende stap’, aldus Niels. ‘Je moet dan alle interne processen in het systeem verwerken en de koppeling maken met het bestaande boekhoudsysteem. En aangezien we middenin een lopend boekjaar zaten, vonden we het best wel spannend om dat helemaal zelf te doen.’

Toevallig was 10uur op zoek naar een nieuwe accountant en kwamen ze zo onder andere aan tafel te zitten bij Moore DRV. ‘Tijdens het eerste gesprek gaf ik aan dat wij graag met Simplicate wilden gaan werken en vroeg of ze daar bij konden helpen. Toen bleek dat Moore DRV specialist is in zowel Simplicate als in Exact Online – wat wij al jaren als online boekhoudsysteem gebruikten – was ik meteen verkocht.’

Verstand van techniek én accountancy

Moore DRV ging direct voor 10uur aan de slag. ‘Samen met een aantal specialisten doorliepen we het hele onboardingsproces. Het was heel handig dat zij technisch onderlegd waren én kennis hadden van accountancy. Om de systemen aan elkaar te knopen, moesten we namelijk heel wat input van het ene systeem naar het andere overhevelen. Daar heeft Moore DRV ons heel goed bij geholpen.’

Inmiddels maakt 10uur volop gebruik van Simplicate. ‘Het geeft niet alleen mij, maar ook de zelfstandig opererende teams veel meer controle. Als we op 75% van de geoffreerde uren zitten dan krijgen we automatisch een signaal. Zijn we dan bijna klaar, dan is het goed. Maar als we bijvoorbeeld nog maar op 25% van het werk zitten, dan weten we nu dat we moeten ingrijpen’, geeft Niels aan.

Jolijn Reinhoudt bij reclamebureau 10uur

 

‘Weten aan welke knoppen te draaien’

Voor hemzelf is ook de geïntegreerde Business Intelligence-tool erg fijn. ‘Daaraan kan ik zien welke projecten het meest rendabel zijn, hoe de kostenstructuur over het jaar is en wat de voorspelling is als het gaat om omzet. Doordat je allerlei data invoert, heb ik veel meer inzicht in de projecten en uren die collega’s maken en daarop kan ik weer beter sturen’, aldus de operationeel directeur.

‘Ik heb heel lang getwijfeld over Simplicate, omdat het best prijzig is. Maar achteraf baal ik dat we het niet eerder hebben aangeschaft. In het verleden zijn er veel uren weggelopen waar geen factuur tegenover stond. Als iemand nu uren maakt die niet aan een project gekoppeld kunnen worden, gaat er meteen een belletje rinkelen. We hebben meer controle en weten beter aan welke knoppen we kunnen draaien.’

Een 9+ voor advies en implementatie

Ook op het proces van advies en implementatie blikt Niels tevreden terug. ‘Voor ons was het onbekend terrein. Ik weet wel iets van boekhouden, maar het is wel fijn dat je een expert hebt die én ons snapt als creatief bedrijf én alles weet van Exact Online en Simplicate. Daardoor konden ze ons echt heel goed adviseren in hoe we het systeem het beste konden inrichten, zodat het optimaal voor ons werkt. En dat is gelukt!’

Als hij er een cijfer op moest plakken, gaf hij het zelfs een 9+. ‘Het was heel makkelijk schakelen. Volgens mij heb ik zes uur lang op kantoor gezeten met Jolijn (IT-specialist bij Moore DRV). Daarna stond het hele systeem en konden we het direct gaan gebruiken. Het is fijn dat Moore DRV specialisten in huis heeft en we met al onze financiële vragen bij ze terechtkunnen.’