Casus: Flinke besparingen dankzij
begeleiding bij verzuim

Direct tienduizenden euro’s aan boetes bespaard en indirect nog eens tonnen aan kosten voor verzuimende medewerkers. Dat zijn niet de gevolgen die ondernemers vaak verwachten wanneer ze aan de slag gaan met hun verzuim of arbeidsrechtelijke processen. Toch liegen de resultaten van Colin Nooijen bij zijn klant er niet om. Als hrm-adviseur met een specialisatie in verzuim en arbeidsongeschiktheid begeleidde hij een retailer die al lange tijd te maken had met hoge verzuimcijfers. Welke wijzigingen voerde hij door en op welke wijze zorgden die voor de bovengenoemde besparing in kosten? Hij vertelt het in deze blog.

Deze retailer met een hoofdkantoor in het buitenland had ruim tien vestigingen en ongeveer veertig medewerkers in Nederland. Medewerkers vielen regelmatig en langdurig uit door veelvoorkomende psychische klachten als burn-outs en door fysieke klachten als gevolg van het zware, lichamelijke werk dat ze uitvoerden in de winkels. Toen onze salarisadministratie het probleem herhaaldelijk signaleerden, besloten zij de hulp in te schakelen van de afdeling hr en arbeidsjuridisch advies. De vele verzuimgevallen kostten de klant honderdduizenden euro’s per jaar en de behoefte aan verandering was er. Alleen de kennis om het zelf te doen ontbrak.

Voldoen aan plichten als werkgever

Daarom ging Colin voor ze aan de slag. “Ik begeleid het bedrijf sinds een half jaar met alle lopende verzuimtrajecten. Daarbij ben ik er eerst en vooral voor gaan zorgen dat ze aan alle plichten als werkgever in Nederland voldoen. Bijvoorbeeld door de officiële documenten op te maken, waar nodig interventies in te zetten en op tijd de aanvraag voor de WIA-uitkering in te dienen bij het UWV.”

Daarmee maakte Colin al direct een groot verschil, want met een hoofdkantoor in het buitenland had de klant geen idee hoe de wet- en regelgeving in Nederland in elkaar steekt. Daardoor werden meerdere verzuimtrajecten door het UWV als onvoldoende beoordeeld. “Elk traject dat niet voldoende is, kan een boete opleveren, ook wel loonsanctie genoemd, op ter hoogte van een jaarsalaris van de betreffende medewerker.”

Verzuimpercentage terugdringen

In het halve jaar dat Colin als adviseur actief is, heeft hij al één zo’n loonsanctie met zekerheid kunnen voorkomen. Zijn verwachting is dat het hem dat op korte termijn bij nog eens drie of vier dossiers gaat lukken. Maar het grootste verschil maakt hij doordat hij het verzuimpercentage nu al met een derde heeft weten terug te dringen: het verzuim binnen de organisatie is gedaald van 24 naar 16 procent.

“Vroeger meldde iemand zich ziek en werd er eens in de vijf weken eens gebeld van: ‘Hey, hoe gaat het? Ben je nog steeds ziek? Ja? Oké, jammer en veel beterschap.’ En daarmee was de kous af. Nu is er intensiever contact en helpen we de filiaalmanagers ook om goede vragen te stellen met het oog op werkhervatting. De instelling is dus niet meer: jij bent ziek, blijf lekker thuis, maar: jij bent ziek, wat kun je nog wel?”

1,5 ton per verzuimende medewerker

Die gesprekken zorgen ervoor dat de filiaalmanager beter weet wat de verzuimende medewerker nodig heeft om op te bouwen en uiteindelijk terug te keren in hun job. “Als de bedrijfsarts bijvoorbeeld vaststelt dat de medewerker niet meer dan een half uur mag staan, dan kunnen we misschien wel een kruk in de winkel zetten, waardoor hij of zij toch weer kan komen werken”, noemt Colin als voorbeeld.

Daarmee bespaart een werkgever ontzettend veel geld. De uitval van iemand met een jaarsalaris van 40.000 euro, kost de werkgever ongeveer 1,5 ton per jaar. “Je moet diegene namelijk twee jaar lang doorbetalen, een vervanger zoeken én in de tussentijd loop je omzet mis. Maar ook omdat je de arbodienst moet inschakelen en kosten hebt aan experts, zoals een bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, hr-adviseur.”

Cultuurverandering voor groter resultaat

Volgens Colin zijn de eerste belangrijke stappen gezet, maar valt er nog meer winst te behalen wanneer er echt een cultuurverandering in gang gezet wordt, waarin mensen zich minder snel ziekmelden. “Daarom willen we graag een training aanbieden waarmee we de werkgever informeren over de Nederlandse wetgeving omtrent verzuim, vertelt de hrm-adviseur. ‘Wij geloven namelijk dat we zo’n cultuurverandering samen met de klant kunnen bewerkstelligen, als we de verantwoordelijkheid voor goede verzuimbegeleiding en dossiervorming bij de filiaalmanagers neerleggen en daarin één duidelijke lijn aanbrengen”, besluit Colin zijn verhaal.