Wanneer is een (buitenlandse)
werkgever inhoudingsplichtig voor
de loonbelasting in Nederland?

Steeds meer organisaties werken grensoverschrijdend. Werknemers wonen in het ene land en werken in het andere, of werken deels vanuit huis. Maar wist u dat dit directe gevolgen kan hebben voor uw verplichtingen als werkgever? In bepaalde situaties bent u namelijk verplicht om Nederlandse loonbelasting in te houden en af te dragen, ook als uw onderneming buiten Nederland is gevestigd.

In dit artikel leggen we uit wanneer een (buitenlandse) werkgever inhoudingsplichtig is voor de Nederlandse loonbelasting en waar u op moet letten.

Wat is inhoudingsplicht voor de loonbelasting?

De loonbelasting is een belasting op het loon van werknemers en wordt doorgaans door de werkgever ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. Voor de meeste werknemers is dit een voorheffing op de inkomstenbelasting. De partij die deze belasting moet inhouden en afdragen, wordt de inhoudingsplichtige genoemd. In de meeste gevallen is dit de werkgever bij wie de werknemer in dienst is.

Voor in Nederland gevestigde werkgevers is dit meestal duidelijk. Maar voor buitenlandse werkgevers ligt dit genuanceerder.

Wanneer is een buitenlandse werkgever inhoudingsplichtig?

Een buitenlandse werkgever is niet automatisch inhoudingsplichtig in Nederland. Op basis van de Nederlandse wet- en regelgeving zijn er in hoofdlijnen twee situaties waarin dit wél het geval is:

1. Er is een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in Nederland
Heeft uw onderneming een vaste inrichting (bijvoorbeeld een kantoor) of een vaste vertegenwoordiger in Nederland? Dan wordt u voor de loonbelasting als inhoudingsplichtige aangemerkt. In dat geval moet u een Nederlandse loonadministratie voeren en loonbelasting inhouden op het salaris van werknemers die in Nederland belast zijn.

2. Vrijwillige aanmelding als inhoudingsplichtige
Heeft u géén vaste inrichting in Nederland, maar wel werknemers waarvoor Nederland (deels) het heffingsrecht heeft? Dan kunt u zich vrijwillig aanmelden als inhoudingsplichtige.

Dit gebeurt in de praktijk vaak. Bijvoorbeeld omdat:

• u toch al een loonadministratie moet voeren voor de sociale zekerheid;
• het voor werknemers prettig is dat belasting direct bij de bron wordt ingehouden;
• u voorkomt daarmee dat werknemers volledig verantwoordelijk zijn voor de correcte afdracht van de verschuldigde belasting via de aangifte inkomstenbelasting

NEW: Digitale aanmelding per 1 oktober 2026

Met ingang van 1 oktober 2026 wordt het mogelijk om u als werkgever (inhoudingsplichtige) digitaal aan te melden bij de Belastingdienst. Tot die tijd verloopt dit proces nog via een papieren formulier.

Voor (buitenlandse) werkgevers die zich, al dan niet vrijwillig, willen aanmelden als inhoudingsplichtige, betekent dit een praktische verbetering. Tegelijkertijd blijft een juiste en tijdige beoordeling van uw inhoudingsplicht essentieel.

Wij ondersteunen u graag bij het bepalen van uw inhoudingsplicht en het (digitaal) inrichten van uw registratie als werkgever in Nederland.

Let op: sociale zekerheid volgt andere regels

Een belangrijk aandachtspunt is dat de regels voor sociale zekerheid afwijken van de loonbelasting. Als een werknemer in Nederland sociaal verzekerd is, moet een buitenlandse werkgever vrijwel altijd:

• premies werknemersverzekeringen betalen;
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet afdragen.

Dit geldt ook als er géén inhoudingsplicht voor loonbelasting bestaat. Met andere woorden: u kunt géén inhoudingsplicht hebben voor loonbelasting, maar tóch verplicht zijn om premies af te dragen in Nederland.

Inhoudingsplicht binnen internationale concerns

Binnen internationale groepen kan de inhoudingsplicht soms worden verlegd naar een Nederlandse entiteit. Dit is mogelijk op gezamenlijk verzoek, maar alleen als de buitenlandse werkgever zelf als inhoudingsplichtige kwalificeert. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat het is niet mogelijk om alleen de premies werknemersverzekeringen te verleggen. De verlegging moet betrekking hebben op zowel loonbelasting als premies.

Wat betekent dit voor u als werkgever?

Internationaal werken vraagt om een proactieve aanpak. Wij adviseren om:

• in kaart te brengen waar uw werknemers daadwerkelijk werken;
• te beoordelen in welk land belasting en sociale zekerheid verschuldigd zijn;
• tijdig te bepalen of u inhoudingsplichtig bent;
• na te gaan of vrijwillige aanmelding of verlegging binnen het concern wenselijk is.

Door dit tijdig te doen, voorkomt u verrassingen en onnodige risico’s.