Algemene voorwaarden:
wat zijn de do’s & don’ts?

Veel ondernemers maken bij het sluiten van contracten gebruik van algemene voorwaarden. Daarin zijn allerlei bepalingen opgenomen om ondernemersrisico’s te beperken, bijvoorbeeld rondom aansprakelijkheid. Het voordeel daarvan is dat u niet bij elke overeenkomst opnieuw over deze bepalingen hoeft te onderhandelen. Dat levert tijdswinst op. Maar weet u wel dat u alleen een beroep kunt doen op de algemene voorwaarden, als u de voorwaarden op de juiste wijze van toepassing heeft verklaard? In deze blog legt onze juridisch adviseur Mariëlle uit hoe u dit doet bij een contract tussen twee in Nederland gevestigde ondernemingen.

Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?

• De algemene voorwaarden zijn door de wederpartij aanvaard
  Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is vereist dat de wederpartij deze heeft aanvaard. Daarvoor is doorgaans voldoende dat – bijvoorbeeld op een offerte – wordt vermeld dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de wederpartij daar vervolgens geen bezwaar tegen maakt.
• De algemene voorwaarden zijn aan de wederpartij ter hand gesteld
  De wederpartij kan de algemene voorwaarden vernietigen als uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst geen redelijke mogelijkheid is gegeven om kennis te nemen van de voorwaarden. Dit betekent dat je een exemplaar van de algemene voorwaarden aan de wederpartij moet overhandigen. Dit wordt ‘terhandstelling’ genoemd.

Let op: de algemene voorwaarden moeten dus voor of bij het sluiten van de overeenkomst, ter hand worden gesteld. Overhandiging van de algemene voorwaarden bij het versturen van een pakbon of factuur is dus niet op tijd.

Hoe stelt u algemene voorwaarden op de juiste manier beschikbaar?

In principe moet u de algemene voorwaarden schriftelijk ter hand stellen. Maar als de overeenkomst elektronisch wordt gesloten (zoals via e-mail of webshop), kunt u de algemene voorwaarden ook elektronisch ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld via een pdf-bestand of verwijzing naar een directe hyperlink. Belangrijke voorwaarde is dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen en later nog toegankelijk zijn. Een pdf-bestand voldoet hier automatisch aan. Bij een hyperlink kan hieraan worden voldaan met een printknop (de mogelijkheid tot ‘copy-paste’ is niet voldoende). Ook bij een schriftelijke overeenkomst kunt u de algemene voorwaarden elektronisch verstrekken, maar alleen als de wederpartij daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Uitzondering terhandstelling algemene voorwaarden door dienstverrichters

Voor dienstverrichters geldt een soepelere regeling, die afkomstig is van Europese wetgeving. Enkele voorbeelden hiervan zijn accountants en ICT-dienstverleners. Opvallend is dat volgens de Europese rechter ook detailhandelaren onder deze definitie vallen. Dienstverrichters mogen de algemene voorwaarden altijd elektronisch toegankelijk maken, ongeacht of de overeenkomst elektronisch is gesloten of de wederpartij hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.

Wat als uw klant ook eigen algemene voorwaarden hanteert?

In de praktijk komt het voor dat de wederpartij ook zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Dan ontstaat de vraag welke van de twee algemene voorwaarden van toepassing zijn. Naar Nederlands recht is dan beslissend wie als eerste naar zijn algemene voorwaarden heeft verwezen. Bent u de tweede verwijzer? Dan kunt u de toepassing van de algemene voorwaarden van de eerste verwijzer alleen voorkomen door deze uitdrukkelijk af te wijzen. Daarvoor is het niet voldoende dat u aangeeft dat u uw  eigen algemene voorwaarden hanteert, ook niet als in uw voorwaarden is opgenomen dat de voorwaarden van de eerste verwijzer niet gelden. U moet duidelijk mededelen dat u alleen een overeenkomst wil aangaan, als niet de voorwaarden van de eerste verwijzer, maar uw eigen voorwaarden van toepassing zijn. Dat kan bijvoorbeeld in de e-mail waarin een offerte wordt uitgebracht en waarin uw eigen algemene voorwaarden als bijlage zijn toegevoegd.

Let op: de afwijzing moet voldoende opvallen (dus bij voorkeur niet in kleine letters in de e-mailhandtekening).

Wanneer hoeft u algemene voorwaarden niet (opnieuw) te verstrekken?

In principe geldt dat de algemene voorwaarden alleen van toepassing is, als u de algemene voorwaarden bijtijds ter hand heeft gesteld. Maar in de volgende situaties blijft de wederpartij toch gebonden aan uw algemene voorwaarden, ook al zijn deze niet ter hand gesteld. Dit is het geval als:

• Terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, bijvoorbeeld wanneer de overeenkomst telefonisch wordt gesloten of de algemene voorwaarden zeer omvangrijk zijn. In dat geval kun je volstaan met een mededeling dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen op het kantooradres van de onderneming, de Kamer van Koophandel, of een griffie van een rechtbank. Ook moet in de mededeling meegenomen worden dat de algemene voorwaarden op verzoek worden toegezonden.
• De wederpartij een ‘grote onderneming’ is. Hieronder wordt kort gezegd verstaan: een onderneming die zijn volledige jaarrekening moet publiceren of een onderneming waarbij 50 of meer personen werkzaam zijn.
• De wederpartij een professionele partij is, waarmee regelmatig gelijksoortige overeenkomsten worden gesloten en de algemene voorwaarden bij de eerste transactie aan de wederpartij ter hand zijn gesteld. In dat geval hoef je de algemene voorwaarden bij een latere transactie niet opnieuw ter hand te stellen, als het voor de wederpartij duidelijk is dat je de overeenkomsten steeds onder toepassing van dezelfde algemene voorwaarden wilt sluiten.

De belangrijkste do’s & don’ts voor algemene voorwaarden
Do

• Vermeld duidelijk welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
• Stel de algemene voorwaarden uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking aan de wederpartij, op de manier zoals in deze blog beschreven.
• Als de wederpartij als eerste naar zijn eigen algemene voorwaarden verwijst, maak dan duidelijk bezwaar tegen deze voorwaarden en verklaar alsnog je eigen voorwaarden van toepassing.

Don’ts

• Denk niet te makkelijk over algemene voorwaarden
• Voorkom ‘schijnzekerheid’!