Wat moet u als werkgever doen voor uw thuiswerkende werknemers?

Sinds maart 2020 is het advies van de overheid ‘werk thuis, tenzij het niet anders kan’. Vanaf eind juni 2021 is het advies van de overheid gewijzigd naar ‘werk maximaal de helft van de werktijd op kantoor’, mits de 1,5 meter afstand gewaarborgd kan blijven. Het thuiswerken bevalt over het algemeen bij zowel werkgever als werknemer dusdanig goed dat diverse werkgevers en werknemers (vaste) thuiswerkdagen gaan afspreken. Dit noemen we hybride werken, in het kader van modern werkgeverschap een overweging voor u als werkgever.

Maar waar heeft uw werknemer recht op bij thuiswerken? Wat moet u als werkgever hiervoor regelen en waar bent u verantwoordelijk voor? In dit artikel zetten wij uiteen waar u met thuiswerkende werknemers op moet letten.

Geschikte werkplek en apparatuur voor thuiswerkers

Als werkgever moet u zorgen voor apparatuur en spullen om thuis te kunnen werken. U hebt namelijk de verantwoordelijkheid om de werknemer in staat stellen zijn of haar werk te kunnen uitvoeren. Dit betekent dat u bijvoorbeeld een laptop van de zaak beschikbaar moet stellen of andere vereiste (kantoor-)spullen.

Uw verantwoordelijkheid als werkgever gaat nog verder. Zo moet u er namelijk ook voor zorgen dat uw werknemer een veilige werkomgeving en thuiswerkplek heeft, waar geen gezondheidsklachten worden opgelopen. De mate waarin u verantwoordelijk bent is afhankelijk van de vraag of thuiswerken structureel of incidenteel voorkomt.

Werknemer werkt hybride thuis

Als de werknemer hybride thuis werkt, heeft u een zorgplicht en moet de inrichting van de thuiswerkplek aan de eisen uit de Arbowet voldoen. Met name bij een langere periode van thuiswerken, gaan de eisen uit de Arbowet een rol spelen. Dit kan betekenen dat u moet zorgen voor een goede bureaustoel en bureau, zodat de kans op gezondheidsklachten wordt verkleind. Daarnaast is het zo dat ook thuis afwisseling moet bestaan tussen werken en pauzeren. Bij thuiswerken bent u niet verantwoordelijk voor fysische factoren zoals het binnenklimaat of het geluidsniveau. Voor de verlichting bent u wél verantwoordelijk.

Werknemer werkt incidenteel thuis

Als de werknemer incidenteel thuis werkt, heeft u nog steeds uw zorgplicht. Maar de thuiswerkplek hoeft in dat geval niet te voldoen aan de Arbowet. Het incidenteel thuiswerken moet dan ook daadwerkelijk incidenteel zijn en geen structurele vormen gaan aannemen.

Maak goede afspraken over thuiswerken

Wij adviseren u met uw werknemers goede en duidelijke afspraken te maken over thuiswerken. Maak afspraken over het werk en houd geregeld contact (online of telefonisch) om te weten welke werkzaamheden uw werknemer verricht en hoe het met uw werknemer gaat.

Leg de regels voor thuiswerken binnen uw organisatie vast in een thuiswerkregeling. Gaat uw werknemer met regelmaat of hybride thuiswerken? Leg de afspraken met deze werknemer dan vast in een individuele thuiswerkovereenkomst. Neem hierin ook zaken mee die niet verplicht zijn. Bijvoorbeeld over het al dan niet werken in een tropenrooster bij een hittegolf. Door het maken van goede afspraken voorkomt u onduidelijkheid en discussies achteraf.

Thuiswerkregeling

In de thuiswerkregeling legt u diverse afspraken vast die binnen uw organisatie van toepassing zijn om te mogen thuiswerken. U kunt onder andere het volgende hierin opnemen:

• In welke functie kan worden thuisgewerkt.
• Aantal dagen dat maximaal mag worden thuisgewerkt.
• Verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer.
• Wijze van bereikbaarheid en werktijden.
• Minimale eisen aan de werkruimte-inrichting door werkgever.
• Vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van middelen voor de thuiswerkruimte.
• Arbeidsomstandigheden waaraan werknemer zich thuis moet houden.
• Vergoedingen voor gebruik privémiddelen.
• Aansprakelijkheid bij schade (computervirussen, schade aan bedrijfsmiddelen etc).
• Het intrekken van de thuiswerkregeling

In de thuiswerkregeling legt u dus vooral vast, hoe u en uw werknemers omgaan met thuiswerken. Wij kunnen u helpen een thuiswerkregeling op te stellen.

Thuiswerkovereenkomst

Werkt u werknemer binnen de kaders van de thuiswerkregeling hybride thuis? Dan adviseren wij u de rechten en verplichtingen van u en uw werknemer met betrekking tot het thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. In deze overeenkomst wordt onder andere het volgende opgenomen:

• De dagen of uren waarop thuisgewerkt wordt.
• De tijdstippen en manier waarop de werknemer bereikbaar is.
• De manier waarop de werkplek is ingericht, in verband met de Arbowet.
• De overeengekomen duur van deze afspraken.
• De beveiliging van de apparatuur.
• De vergoeding voor de inrichting van de werkplek.
• De vergoeding voor gebruik van privémiddelen.
• De manier van controle op de arbeidsomstandigheden thuis.
• De aansprakelijkheid bij schade aan apparatuur.

Risico Inventarisatie en Evaluatie

De werkgever is op grond van de Arbowetgeving ook verantwoordelijk voor het maken van een inventarisatie en evaluatie van risico’s en het geven van voorlichting over arbeidsrisico’s en maatregelen om deze risico’s te beperken. Om die reden is het raadzaam om in uw RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) specifieke aandacht te geven voor het thuiswerken.

Tip: overweegt u om hybride thuiswerken mogelijk te maken? Kijk dan ook of uw RI&E nog geheel up to date is!

Kennisdossier op onze website

Wilt u weten welke mogelijkheden u heeft om uw bedrijfsproces af te stemmen op de huidige genomen maatregelen in verband met het coronavirus ? Of wat u kunt doen om uw bedrijf gezond te houden? Op onze website hebben we een pagina ingericht waar ons specialistenteam corona de komende tijd regelmatig haar kennis met u deelt. Houd deze pagina in de gaten, zodat u de juiste keuzes kunt maken voor uw organisatie. Heeft u specifieke vragen over de gevolgen voor uw organisatie? Neem dan zeker contact op met uw contactpersoon bij Moore DRV of vul onderstaand contactformulier in.