Tijd besparen op de
administratie van uw
horecazaak

Administratie horeca efficiënter inrichten

Als horecaondernemer wilt u niets liever dan u richten op uw gasten. Daarvoor bent u heel de dag bezig in de keuken, met uw bediening, de planning en de voorraden. Maar helaas moeten veel horecaondernemers ook aardig wat tijd steken in de administratie. Vaak kan dat een stuk efficiënter en makkelijker. Moore DRV helpt u hier graag bij met handige systemen en koppelingen. Of neemt u zelfs uw administratie volledig uit handen. Maar hoe gaat dat precies in zijn werk en wat levert het u concreet op?

Horeca accountant column orangerie Mattemburgh

Wat onze klanten zeggen

"Als ondernemer moet je ondanks een tekort aan tijd altijd blijven innoveren. Dat kan alleen door te werken met partners die je ontzorgen. Zo helpt Moore DRV ons door de financiële- en salarisadministratie te verzorgen. Dat scheelt ons ontzettend veel tijd! Ik krijg met regelmaat een seintje hoe het ervoor staat met de inkoopmarges en waar ik op moet letten. Dat is het fijne aan Moore DRV: ze hebben de klasse in huis om je attent te maken op allerlei processen en vertellen je concreet hoe je daar op inspeelt. Daarmee verdient een accountant zijn centen ook voor ons terug. "

Frank van Akkeren - Orangerie Mattemburgh

Hoe kunt u tijd besparen met een geautomatiseerde administratie voor de horeca?

1. Automatiseren van uw inkoopadministratie

De meeste tijd bespaart u met e-facturatie. De facturen worden dan direct afgeleverd in uw administratie. Natuurlijk werken niet alle leveranciers met e-facturen, maar grote horeca leveranciers als Sligro en Heineken wel. Door de aanlevering van facturen in het uniforme UBL-format worden de facturen eenvoudig en volledig verwerkt in uw boekhouding. Het systeem leert namelijk per crediteur aan welke posten de facturen moeten worden toegekend.

Voor bedrijven die facturen mailen kunt u een aparte mailbox (laten) maken. Vandaar worden ze automatisch doorgestuurd naar uw administratie en direct verwerkt. Dan blijven de papieren facturen en (handgeschreven) bonnen over. In plaats van dat deze in uw portemonnee of kassa belanden, kunt u deze direct via uw telefoon kunt inscannen door een foto ervan te maken. Zo komen al uw inkoopfacturen en bonnen netjes en zonder al teveel moeite van uw kant in de administratie.

 

2. Controle op uw kosten en makkelijk betalingen uitvoeren

Automatisering van uw inkoop is handig, maar u wilt natuurlijk niet dat elke factuur gelijk betaald wordt. Daarvoor stelt u in wie er binnen uw bedrijf de facturen kunnen goedkeuren. Dat kunt u doen op basis van de hoogte van de factuur of leverancier. Alle facturen van de Sligro kunt u bijvoorbeeld door uw chefkok laten goedkeuren. De grote kostenposten laat u uitsluitend door uzelf of een bedrijfsleider goedkeuren. En ook de daadwerkelijke betaling bereiden we voor u voor: die verricht u vanuit de administratie. Door een koppeling met uw bank hoeft u slechts de factuur te controleren en na verwerking in de administratie met één klik de betaling uit te voeren. Wel moet u nog even een autorisatie uitvoeren in uw banksoftware voordat er daadwerkelijk betaald wordt.

 

3. Slim omgaan met uw salarisadministratie

Veel horecaondernemers maken aan de bar een personeelsplanning in Excel en geven maandelijks de gewerkte uren door aan hun accountant of administratiekantoor voor de loonadministratie. Deze wordt vervolgens maandelijks ingeboekt in de administratie. Ook hier loont het (vanaf +/- vijf personeelsleden) om dit proces verder te automatiseren. Op deze pagina vertellen we u meer over hoe u eenvoudig uw personeel kunt plannen én direct verwerkt in de salarisadministratie. Het uiteindelijke inzicht op uw kosten krijgt u door een automatische koppeling tussen uw loonadministratie en financiële administratie.

 

4. Tijdsbesparing en inzicht met een kassakoppeling

Het koppelen van uw kassa(‘s) aan uw financiële administratie maakt uw administratie een stuk efficiënter. Zo bespaart u al snel veel tijd. Zo hoeft u uw z-afslag niet meer door te geven aan uw accountant of boekhouder, wat ook de kans op fouten verkleint. Uw omzet in de administratie is dagelijks up-to-date en levert u direct een verbeterd inzicht op, zodat u beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. U heeft bijvoorbeeld direct inzicht in de brutomarge zonder dat u ingewikkelde analyses moet maken. Lees hier meer over het koppelen van uw kassa aan uw administratie, wat het u oplevert en hoe u een koppeling maakt.

 

5. Geld besparen en eerder ontvangen met digitale facturen

Ook in het maken van verkoopfacturen is er veel (tijd)winst te behalen wanneer u ervoor kiest om de processen zoveel mogelijk geautomatiseerd te lopen. In plaats van het maken van facturen via Word of Excel, maakt u uw facturen in een door ons ter beschikking gesteld programma. Wij zetten de voordelen voor u uiteen:

  • Geen tijd meer te besteden aan de opmaak van uw factuur.
  • Alle artikelcodes staan in het systeem, waardoor u ze niet meer hoeft op te zoeken.
  • Geen fouten in berekeningen en afrondingen, omdat dit automatisch gebeurt.
  • Adressen staan al in het systeem en zijn altijd juist door een koppeling met de KvK. Zo stuurt u de factuur niet meer naar het verkeerde adres bij een verhuizing of wijziging van e-mailadres. Ook hoeft u de factuuradressen niet meer op te zoeken en over te nemen op uw factuur.
  • Geen facturen meer separaat aanleveren en verwerken in uw administratie.
  • Nooit meer seintjes van uw boekhouder dat er een verkoopfactuur mist in de boekhouding.
  • Facturen zijn altijd mooi opgemaakt en voldoen aan de factuurvereisten van de Belastingdienst.
  • Eenvoudige betaling voor uw klant, waardoor deze sneller betaalt.
  • Als u via e-facturatie factureert aan overheden beschikt u sneller over uw geld.

Vijf voordelen van uw horeca administratie automatiseren

  • U bent minder tijd kwijt aan de administratie.
  • De administratie is altijd up-to-date én u weet zeker dat die correct is.
  • Uw administratie wordt altijd gevoerd, zonder afhankelijk te zijn van ziekte of vakanties van medewerkers.
  • Inzicht krijgen in uw horecazaak kost véél minder tijd.
  • U weet dag en nacht hoe uw bedrijf ervoor staat.

Meer weten voor uw administratie?

Wilt u meer weten over de verschillende manieren waarop Moore DRV u kan ondersteunen bij uw administratie? Laat hier uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend contact met u op.

drs. Martin Witt RA

Partner en accountant
+31 6 50466652

Contactformulier

  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  •  *
  • Lees de de privacyverklaring