Was de ISAE3402 eerst een verplicht nummer voor Harmony, is het sinds hun overstap naar Moore DRV een lijvig rapport dat van toegevoegde waarde is voor het bedrijf. Het helpt het vertrouwen te winnen van relaties door aan te tonen dat de financiële en IT-processen goed zijn ingericht én vormt een controlesysteem dat intern veel houvast biedt.

Harmony is een verzekeringsintermediair die verzekeringen aanbiedt voor consumentenelektronica. “Dat doen we veelal via retailers en e-tailers. Dus als jij als consument in de winkel een verzekering afneemt bij de aankoop van een nieuw apparaat, dan wordt de verzekering via een datakoppeling bij ons ingeschoten en ben je direct verzekerd. Wij zorgen vervolgens voor de financiële en operationele afhandeling van de polis en eventuele claims”, legt CEO Ronald van Weelde uit.

Ongeveer vijf jaar geleden ging Harmony op zoek naar een nieuwe accountant voor de jaarrekeningen en controles. “Eerder zaten we daarvoor bij een partij in het oosten van het land, maar aangezien we zelf in Rotterdam gevestigd zijn, vonden we dat niet meer zo logisch. We hebben tijdens onze zoektocht onder andere bij de Big Four gekeken en kwamen uiteindelijk bij Moore DRV in Naaldwijk terecht. We kozen voor een middelgroot kantoor met een meer lokaal karakter, omdat dat dat beter bij ons past.”

 

IT audit ISAE3402 advies

 

Kleinschalig kantoor met verschillende specialismen

Moore DRV is geen grote corporate, maar heeft met 12 vestigingen en verschillende specialistische teams verspreid over Zuidwest-Nederland, wel net zo veel te bieden. En dat was interessant voor Harmony, omdat zij naast de jaarrekening en controles ook hele andere behoeften hadden. De partners die van hun diensten gebruikmaken, willen namelijk zeker weten dat het geld op de juiste manier verdeeld wordt en dat alle financiële en IT-processen goed zijn ingericht.

Die zekerheid kunnen ze met een onafhankelijke ISAE3402-audit bieden; een controlestandaard gericht op de financiële afhandeling bij serviceorganisaties. “Dit lieten we door onze vorige accountant ook al doen, maar we wilden onze processen na zoveel jaren nog eens goed tegen het licht houden. Bovendien speelden er wat veranderingen binnen ons bedrijf en stond er een grote update van de applicatie op de rol, waardoor we een aantal processen opnieuw moesten gaan inrichten. Dat leek ons de uitgelezen kans om de audit, die altijd een beetje als een verplicht nummer voelde, van toegevoegde waarde te laten zijn.”

 

ISAE3402 IT audit advies

 

Een heel nieuw framework: terug naar de basis

Om het grondig en professioneel aan te pakken, schakelde Harmony de hulp in van de gespecialiseerde IT auditors van Moore DRV. Zij hielpen Manager IT & Implementation Robert de Groot schoon schip te maken. “De specialisten van Moore DRV gingen terug naar de basis en verdiepten zich in ons bedrijf: hoe werkt Harmony nou en wat zou een goed controlemechanisme zijn? Samen hebben we een heel nieuw framework opgezet en alle processen van A tot Z uitgetekend.”

Zo kwamen ze tot een lijvig rapport dat de belangrijkste onderdelen van de financiële processen inzichtelijk maakt. Een rapport dat nog elk jaar wordt gecontroleerd. En daar hebben ze in de dagelijkse bedrijfsvoering veel profijt van. “Je zou kunnen zeggen dat het framework ons interne controlesysteem is geworden. Doordat alles visueel inzichtelijk is en de controles helder zijn beschreven, weten we precies wat we bij procesaanpassingen moeten doen om de risico’s te blijven beheersen volgens de ISAE-richtlijnen. We zijn er veel bewuster mee bezig, hebben meer overzicht en weten daardoor te allen tijde de processen te beheersen.”

Zekerheid bieden aan relaties met ISAE3402

Ook op bestuurlijk niveau is het fijn dat er een rapport is, waarmee Harmony zekerheid kan bieden aan haar relaties, zegt Van Weelde. “Daardoor zéggen we niet alleen dat we goed georganiseerd zijn, maar kunnen we dat ook laten zien. Het rapport helpt enorm om het vertrouwen van retailers en verzekeraars te winnen. We hebben met name in de verzekeringssector een aantal grote en bekende concurrenten en hiermee kunnen we laten zien dat we qua processen niet voor hen onderdoen”, zegt hij overtuigend.

Of het een goede keuze is geweest om over te stappen naar Moore DRV? “Ja, zeker”, zegt Van Weelde. “Ik vind het heel prettig om één partij te hebben voor al onze financiële zaken. Ze maken onze jaarrekening op, verzorgen elk jaar de ISAE-rapporten en als ik eens een fiscale vraag heb, kunnen ze me ook daar mee helpen. Ik heb een vaste relatiebeheerder die ik altijd kan bellen en regelmatig een bakje koffie komt drinken. Als ik een vraag heb, gaat hij het intern voor me na en koppelt het terug, of verwijst me door naar de juiste specialist. Dat werkt heel fijn.”