Van gebrek aan inzicht naar realtime
rapportages: MKB Rotterdam-Rijnmond
gebruikt Power BI Dashboard

Handmatig rapportages aanmaken in Excel om inzicht te krijgen in de inkomsten en uitgaven per project. Met het Power BI Dashboard is dat voor Stichting MKB Rotterdam-Rijnmond verleden tijd. “Alles gaat nu automatisch en dat scheelt ontzettend veel tijd. En nog belangrijker: dankzij de realtime rapportages weten we altijd precies hoe we ervoor staan. We adviseren ondernemers in ons netwerk altijd om te automatiseren om meer tijd vrij te maken, en ik ben blij dat we dat nu zelf ook hebben gedaan”, vertelt event- en officemanager Patricia Gijp. 

Ondernemers het zo makkelijk mogelijk maken om te ondernemen. Dat is de missie van Stichting MKB Rotterdam-Rijnmond. In de eerste plaats doen ze dat door te lobbyen bij overheden, zoals de gemeente Rotterdam en de provincie Zuid-Holland. Maar daarnaast organiseren ze ook informatiebijeenkomsten over allerlei thema’s, waaronder digitalisering, duurzaamheid en scholing. 

Al een paar jaar zitten ze voor hun complete administratie bij Moore DRV en gebruikten ze het boekhoudprogramma Exact Online. “Daarmee konden we in grote lijnen wel zien of we in de pas lopen qua inkomsten en uitgaven. Maar het ontbrak ons aan inzicht in de budgetten per project: voor bepaalde activiteiten krijgen we subsidies vanuit de overheid en die moeten we natuurlijk ook kunnen verantwoorden.” 

 

 

Rapportages in Excel 

Daarom maakten Patricia en haar administratie collega Irma Houtzager aparte Excelbestanden aan. Hierin hielden ze per project bij hoeveel budget er was, welk deel er was uitgegeven en hoeveel ze nog te besteden hadden. “Alleen wij hadden hier toegang toe, dus als andere collega’s wilden weten hoe we ervoor stonden, moesten ze dat aan ons vragen en hopen dat we de rapportages hadden bijgewerkt.” 

Patricia was zich ervan bewust dat die werkwijze omslachtig was. “Daarom vroeg ik onze relatiebeheerder Mariola (Peters-Anthonisse, manager mkb, red.) op een gegeven moment: hoe kunnen we dit makkelijker voor ons maken? Daar had ze gelukkig wel een idee bij: ‘Er bestaat een tool die de data automatisch uit Exact haalt en in een dashboard verwerkt zodat je de rapportages in één oogopslag kunt zien’, zei ze.” 

Dashboard binnen een maand 

Zo is het balletje gaan rollen. Mariola nodigde haar collega Maarten Molenaars van de afdeling IT Consultancy uit voor een kennismakingsgesprek. Hij demonstreerde de tool, toonde hoe die eruitziet en op welke manier ze het bij de stichting kunnen gebruiken. En Patricia en haar collega waren meteen enthousiast. Een maand nadat ze de offerte goedkeurden, was het al voor ze ingericht. 

De oplossing was een Power BI Dashboard. Een dashboard dat verschillende mogelijkheden biedt om automatisch rapportages te draaien. In het geval van Stichting MKB Rotterdam-Rijnmond konden er projecten per kostenplaats worden ingericht, waar ze in het dashboard eenvoudig op kunnen filteren om inzicht te krijgen in de inkomsten en uitgaven. 

Koppeling met Exact 

Patricia: “Dat betekent dat we bij het inboeken de juiste kostenplaats kunnen hangen aan iedere factuur en dat dit meteen wordt verwerkt in het dashboard. Daardoor hebben we nu heel duidelijk alle potjes in beeld. En omdat de rapportages automatisch worden bijgewerkt, weten we altijd precies wat erin gaat en wat eruit. We kunnen zelfs tot op detailniveau zien welke factuur waaraan ten grondslag ligt.” 

Extra fijn is dat meerdere mensen het dashboard kunnen inzien, zonder dat ze perse in de hele boekhouding hoeven te zijn. “We hebben een bestuur van in totaal drie personen: een voorzitter, secretaris en penningmeester, en ook zij hebben nu toegang tot het pakket. Daardoor zijn ze niet meer afhankelijk van ons. Dat werkt een stuk makkelijker en efficiënter voor ons allemaal.”

 

 

Automatiseren voor tijdswinst 

Patricia kijkt terug op een succesvol traject en vindt het prettig dat ze ook voor zo’n slimme IT-oplossing bij Moore DRV terechtkan. “Omdat we al jaren klant zijn, weten ze precies hoe de organisatie in elkaar zit en wat we nodig hebben. Het is fijn dat je niet meer heel je administratie moet uitleggen. Maarten was door Mariola al ingelicht en goed op de hoogte, daardoor konden we snel van start.” 

Bovendien voldoet het Power BI Dashboard aan alle wensen en is het heel gebruiksvriendelijk. “We hebben het pas een paar weken in gebruik, maar ik zie nu al dat het ons veel tijdswinst gaat opleveren. En die tijd kunnen we beter besteden aan de stichting. We vertellen de ondernemers in ons netwerk zelf altijd dat ze om die reden moeten automatiseren en ik ben blij dat we dat nu zelf ook hebben gedaan.” 

De smaak te pakken 

Sterker nog: het smaakt al meteen naar meer. “In Exact boekten we ook nog alles handmatig: we kregen een factuur binnen op de mail, scanden die in en hingen dan de juiste grootboekrekening en kostenplaats eraan in het programma. Nu gaan we ook dat stukje automatiseren met een bepaald e-mailadres, waar alles automatisch kan worden uitgelezen. Dat scheelt weer een heleboel handelingen en dus een hoop tijd.”