De belastingvrije reiskostenvergoeding verloopt: wat zijn uw opties?

Aan werknemers die thuiswerken vanwege corona, mag de belastingvrije vaste vergoeding voor kosten van het woon-werkverkeer ook in 2021 gewoon worden doorbetaald. Inmiddels is bekend geworden dat een onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer vanaf 1 januari 2022 niet meer mogelijk is. Wij zetten de alternatieven in dat geval voor u al werkgever uiteen.

Let op: de verlenging van de belastingvrije reiskostenvergoeding geldt niet voor werknemers die na 12 maart 2021 in dienst zijn gekomen.

Hoe is het nu?

Als een vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is vastgesteld en voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, kunt u deze als werkgever belastingvrij doorbetalen als de werknemer vanwege corona thuiswerkt. Veel werkgevers hebben hiervoor gekozen vanwege het feit dat de thuiswerkende werknemer ook extra kosten maakt, zoals voor verwarming.

Hoe wordt het per 1 januari 2022?

Bovenstaande versoepeling is van toepassing tot 1 januari 2022. Daarna niet meer, tenzij alsnog wordt besloten de regeling vanwege corona te continueren. Werkgevers kunnen de vergoeding ook na 1 januari doorbetalen, maar dan is deze belast indien er nog steeds wordt thuisgewerkt. Dit betekent dat de werknemer hierover belasting betaalt, terwijl de werkgever er premies werknemersverzekeringen over afdraagt. Vanzelfsprekend zijn er nog meerdere opties, zoals een bruto reiskostenvergoeding geven, daadwerkelijke reiskosten betalen of onderbrengen in de WKR.

Tip! Werkelijk gemaakte woon-werkkilometers kunnen uiteraard wel belastingvrij worden vergoed. Wij zijn van mening dat de vaste reiskostenvergoeding wel kan worden toegepast wanneer er weer volledig op kantoor wordt gewerkt. Uiteraard dient dan weer aan alle voorwaarden te worden voldaan.

Het is ook noodzakelijk om na te gaan hoe u de reiskostenvergoeding met uw medewerkers bent overeengekomen. Dit kan gevolgen hebben over hoe u moet omgaan met de vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer als de goedkeuring eindigt.

Alternatieve mogelijkheden voor kostenvergoeding

Onderbrengen in de WKR?

Een werkgever kan de vergoeding indien nog wordt thuisgewerkt ook onderbrengen in de werkkostenregeling. Voor zover er daadwerkelijk woon-werkkilometers zijn gereden, is de vergoeding uiteraard vrijgesteld en dus onbelast. Voor zover de vrijstelling niet van toepassing is, valt de vergoeding in de vrije ruimte.

In 2021 is de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de loonsom verruimd naar 3% en 1,18% over het bedrag daarboven. Per 2022 geldt voor de eerste € 400.000 vooralsnog een percentage van 1,7%. Wel heeft de overheid aangegeven dat met Prinsjesdag de vrije ruimte voor 2022 eveneens wordt verhoogd. Een werkgever moet een eindheffing van 80% betalen over het bedrag waarmee hij de vrije ruimte overschrijdt.

Alternatieve tegemoetkoming voor kosten

Wilt u uw personeel in plaats van de vaste reiskostenvergoeding op een andere manier tegemoetkomen? Dan kunt u bijvoorbeeld de kosten van een laptop en internetaansluiting belastingvrij vergoeden als deze noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden.

Thuiswerkvergoeding

Ook kunt u overwegen om uw personeel een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken om zo de meerkosten die zij maken – denk aan stookkosten en koffie – te vergoeden. Het Nibud heeft al eerder een richtbedrag van € 2 genoemd. Dit is echter geen onbelaste vergoeding.

Wel heeft de overheid aangegeven dat met Prinsjesdag een regeling voor een onbelaste thuiswerkvergoeding zal worden geïntroduceerd vanaf 2022. Over de invulling is echter nog niets bekend.