IT consultancy geeft Vyva Fabrics
optimaal inzicht

IT consultancy heeft Vyva Fabrics geholpen bij de automatisering en optimalisering van de handel-, productie-, voorraad- en rapportageprocessen. Dat zorgt voor optimale overzichten, een fijne werkwijze op meerdere vlakken en een flinke kosten- en tijdsbesparing. We zetten hier uiteen wat Vyva Fabrics doet en welke processen beter zijn ingericht.

Vyva Fabrics

Vyva Fabrics is opgericht in 1990 en leverde vanuit een klein magazijn in een Nederlandse haven bekledingsmaterialen voor boten en jachten. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een internationale groothandel gespecialiseerd in de distributie en productie van hoogwaardige vinyls, kunstleer en stoffen voor binnen en buiten. De producten van het inmiddels in Amsterdam gevestigde bedrijf wordt o.a. gebruikt in hotels, restaurants, clubs, wellnesscentra, ziekenhuizen, universiteiten, winkels, kantoren en de scheepsindustrie.

Werkzaamheden

Algehele analyses en verbeteringen

• IT consultancy heeft de financiële en handelsprocessen van Vyva Fabrics onder de loep genomen en diverse optimalisaties doorgevoerd. Hiervoor is een gedetailleerde analyse uitgevoerd op artikelgroepen, artikelen, kostprijzen, prijsverschillenrekening, en de vaststelling van de voorraadwaarderingsmethode.
• Het inrichten van Instrastat voor het doen van een automatische aangifte naar het CBS via Exact. Dit is namelijk verplicht als u goederen verkoopt, boven een bepaald bedrag per jaar, aan bedrijven in andere landen. Als dit niet tijdig gebeurt, dan riskeert u hoge boetes.
• Het implementeren van Exact scan en herken voor inkoopfacturen met geautomatiseerde herkenning en goedkeuringsstromen. Dit verkleint de foutkans en bespaart flink tijd.
• Implementatie van payprovider Mollie voor betaallinks op facturen en herinneringen, wat zorgt voor een snellere betaling.
• Configuratie van Exact debiteurenbeheer voor geautomatiseerde herinneringen. Hiermee kan Vyva Fabrics automatisch herinneringen uitsturen op basis van het best passende communicatiescenario. Dit scheelt in administratieve lasten zonder de klantrelatie te schaden.

Overstap naar Exact Online Productie plus

Daarnaast is geadviseerd om over te stappen van Exact Online Handel naar Exact Online Productie Plus. Het doel daarvan? Het verbeteren van efficiëntie in diverse processen zoals:

• Het aanmaken van productieorders voor de coating van vinyl. Dit wordt momenteel uitbesteed aan een productiebedrijf.
• Het genereren van productieorders voor stalenboeken. Hierbij worden de vele artikelen in kleine stukjes geknipt en stalenboeken samengesteld. Dit geeft Vyva Fabrics goed inzicht in de voorraden en productie. Dat is van groot belang omdat de verkooporders grotendeels worden gebaseerd op de stalenboeken. De implementatie is vervolgens ook uitgevoerd.

Inzicht creëren met Power BI

Tot slot is er een koppeling tot stand gebracht met een Power BI rapportage applicatie. Hierdoor heeft Vyva Fabrics via een webportal 24/7 toegang tot actuele financiële en operationele rapportages. Zo heeft het snel inzicht in de marge per relatie, relatiegroepen, evenals per artikel en artikelgroep. Hierdoor kan het management snel reageren op marktontwikkelingen.

Resultaat

Met Exact Productie Plus en Power BI is één centraal platform gecreëerd voor de financiële administratie, handelsbetalingen, productie, verzendingen, aangiftes en rapportages. Zo is er altijd overzicht op de orders, klanten en voorraden en dat zorgt voor een hogere leverbetrouwbaarheid, transparante prijzen en tevreden klanten. Zo houdt Vyva Fabrics grip op hun business en heeft het tijd over om te innoveren en het bedrijf verder te ontwikkelen.