Het opstellen en uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een van de belangrijkste verplichtingen die een werkgever heeft uit de Arbowet. Door een goed RI&E-rapport wordt er een belangrijke basis gelegd voor het gehele arbobeleid binnen een bedrijf. Op het moment dat de werkgever de risico’s en de ernst daarvan in zijn organisatie kent, kunnen er passende maatregelen getroffen worden. Daarom is de invulling van arbobeleidsverplichtingen ook afhankelijk van de risico’s die zijn gevonden in de RI&E.

Let op! Vanaf 1 juli 2022 gaat er strenger gecontroleerd worden op de aanwezige RI&E binnen het bedrijf. Daarnaast zijn er een aantal extra eisen die gesteld worden aan de RI&E.

Welke aanvullende zaken moeten vanaf 1 juli in de RI&E?

  • De onderliggende zaken van elk risico moeten benoemd worden.

Dit ter voorkoming dat de RI&E niet als afvinklijst wordt gebruikt.

  • Beoordeling van de effectiviteit van maatregelen.

De maatregelen in de RI&E en in het plan van aanpak moeten worden ingeschat op effectiviteit.

  • Toetsing door gekwalificeerde deskundigen.

De toetsing mag vanaf 1 juli 2022 alleen nog maar door gecertificeerde arbo-deskundigen gedaan worden.

  • Extra toetsing

Vanaf 1 juli 2022 is er een systeemtoets en een scopetoets vereist. Bij de systeemtoets worden er vier algemene eisen getoetst: volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit en actuele inzichten. Is een van de onderdelen onvoldoende, dan is een extra scopetoets verplicht.

Welke wettelijke eisen gelden er voor de RI&E?

De RI&E is gebonden aan wettelijke eisen en moet bestaan uit drie delen:

  • De inventarisatie van de risico’s.
  • De vaststelling van de ernst van de risico’s: de evaluatie.
  • Een plan van aanpak met een planning van de te nemen verbetermaatregelen.

De exacte invulling van deze wettelijke eisen kunnen gevonden worden in de Arbowet, het Arbobesluit en de Wet op de ondernemingsraden.

RI&E verplicht toetsen

Het is verplicht voor de werkgever om de RI&E te laten toetsen. Deze toetsing wordt uitgevoerd door een arbodienst of een gecertificeerde arbodeskundige. De samenwerking wordt vastgelegd in het ‘basiscontract’. Een arbodienst of gecertificeerde deskundige beoordeelt of het rapport juist en volledig is en of het is gebaseerd op de actuele normen en richtlijnen.

De werkgever kan en mag zelf kiezen welke gecertificeerde arbodeskundige de RI&E toetst bij zijn bedrijf. Het is belangrijk om een externe deskundige te kiezen, die een achtergrond heeft die past bij de problematiek van het bedrijf.

Inspectie en boetes voor verplichtingen RI&E

Vervolgens wordt er door de Nederlandse Arbeidsinspectie toezicht gehouden op de naleving van de wettelijke verplichting om een RI&E te hebben. Bij het ontbreken ervan kan er een boete opgelegd worden. Deze kan oplopen tot maximaal € 4.500,-. De hoogte van de boete ligt aan de hoeveelheid werknemers er in dienst zijn.

Binnen een organisatie vinden er constant veranderingen plaats. Door die veranderingen, kunnen er risico’s bijkomen of juist risico’s weggaan. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de RI&E up to date blijft. Er is niet vastgelegd hoe vaak de RI&E bijgesteld moet worden, zolang de RI&E maar een kloppend beeld geeft van de arborisico’s die er spelen binnen het bedrijf.

Welke eisen gelden er voor een RI&E?

In de RI&E moeten alle risico’s op het gebied van gezondheid, psychosociale arbeidsbelasting en veiligheid in kaart worden gebracht. Om ervoor te zorgen dat alles in de RI&E staat, heeft de Arbowet een aantal eisen opgesteld:

  • De RI&E moet rekening houden met de laatste inzichten.
  • De RI&E moet op schrift worden gesteld.
  • In eerste instantie mag de RI&E globaal opgesteld zijn. Worden er echter risico’s ontdekt in de RI&E? Dan kan het zijn dat de RI&E toch nader uitgebreid moet worden. Er zijn bepaalde werksituaties die bij voorbaat onder de loep genomen moeten worden. In het Arbobesluit staat in een aantal artikelen beschreven op welke vlakken nadere inventarisatie is vereist.

Er kan pas gesproken worden van een volledige RI&E als ook de nadere inventarisaties zijn uitgevoerd en als de daaruit voortvloeiende maatregelen zijn opgenomen in het plan van aanpak.

Let op! Houd ook rekening met OR

Het is belangrijk om rekening te houden met het feit dat de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) instemmingsrecht heeft ten aanzien van de RI&E. Het is verstandig om de OR of de PVT al vroegtijdig mee te nemen in het traject. Hierdoor kan het draagvlak, maar ook de kwaliteit vergroot worden onder de RI&E en het plan van aanpak.

Hoe stel je een RI&E op?

Het opstellen van de RI&E gebeurt door de preventiemedewerker van het bedrijf of de instelling. Bij bedrijven met minder dan 25 medewerkers is het aan de directeur om de taken van de preventiemedewerker op zich te nemen. Het opstellen van de RI&E kan ook uitbesteed worden aan een arbodienst of andere externe deskundigen. Het gevaar hierbij is dat de arbodienst of externe deskundigen minder betrokken zijn bij het bedrijf waardoor het draagvlak voor de RI&E minder kan zijn.

De opbouw van het RI&E-rapport is als volgt:

  • Een samenvatting met daarin de voornaamste conclusies
  • Een beschrijving van de manier waarop het stuk is gemaakt
  • Een beoordeling van het arbobeleid van de organisatie
  • Een overzicht van de aangetroffen arboknelpunten en benodigde maatregelen per afdeling

Voor het plan van aanpak zijn twee verschillende vormen te onderscheiden:

Een gedetailleerd plan van aanpak: hierbij wordt per maatregel uitgewerkt hoe die maatregel uitgevoerd gaat worden. Deze vorm is voor grote organisaties vaak niet rendabel en wordt vaak toegepast bij kleine organisaties. Een globaal plan van aanpak gecombineerd met een jaarlijks gedetailleerd arbojaarplan.

Bij deze vorm wordt er een plan van aanpak gemaakt met alle arboknelpunten over de komende drie, vier of vijf jaar. In het gedetailleerde arbojaarplan worden deze punten per jaar uitgewerkt. Dit arbojaarplan vangt voor elk kalenderjaar aan.

Voor het opstellen van de RI&E is het handig om het volgende stappenplan te volgen:

  1. Werkgroep instellen
  2. Methodiek vaststellen
  3. Instemming OR of PVT vragen
  4. Inventarisatie en evaluatie
  5. Plan van aanpak opstellen/aanpassen
  6. Toetsing door de arbodeskundige
  7. Nogmaals instemming OR vragen
  8. Aan de slag met de knelpunten

Geschreven door:

HRM adviseur Kim van Kasteele

mr. Kim van de Kasteele

Manager HR- en arbeidsjuridisch advies