Actuele ontwikkelingen voor onderwijsinstellingen in 2022

Ieder jaar delen wij voor schoolbesturen de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving binnen het primair onderwijs. Deze ontwikkelingen hebben invloed op uw bestuursverslag 2021, de jaarrekening 2021 en de controle-aanpak. In deze update delen wij graag de volgende ontwikkelingen met u en geven wij ons standpunt over deze ontwikkelingen.

1. Verwerking NPO-middelen
2. Formele verantwoordelijkheden bestuur
3. Huisvesting primair onderwijs
4. Overgangsregeling voorziening voor groot onderhoud
5. Nieuwe bekostigingssystematiek
6. Controle op tijdigheid verklaringen omtrent het gedrag
7. Aanvullend thema bestuursverslag
8. Normatief publiek eigen vermogen
9. Format bestuursverslag PO Raad
10. Overige ontwikkelingen

1.   Verwerking NPO-middelen

De verantwoording van de NPO-middelen gebeurt op dezelfde wijze als de reguliere lumpsumbijdragen. Dat wil zeggen dat de over het schooljaar 2021/2022 (te) ontvangen middelen voor 5/12^e in 2021 worden verantwoord als baten. Deze zijn overigens gelijk aan de daadwerkelijke ontvangsten in 2021. Heeft u over deze periode minder lasten gemaakt dan er aan baten zijn ontvangen? Dan kunt u hiervoor een bestemmingsreserve vormen binnen het eigen vermogen. Dit geeft extra inzicht aan de gebruiker van de jaarrekening. Wij adviseren u daarom dan ook om de niet bestede NPO-middelen op te nemen in deze bestemmingsreserve NPO.

In uw bestuursverslag moet u een tekstuele toelichting opnemen over de besteding van de NPO-middelen. Dit geeft inzicht op de totstandkoming van het schoolprogramma. Uit uw jaarverslag moet blijken:

• Of uw scholen een schoolscan hebben gemaakt.
• Welke soorten interventies uw scholen hebben gekozen voor hun schoolprogramma.
• Hoe ouders en leraren – en in het vo ook de leerlingen – betrokken zijn bij de plannen.
• Of uw scholen de vereiste instemming van hun medezeggenschapsraad (MR) hebben gekregen.
• Hoeveel procent van de middelen u hebt ingezet voor inhuur van personeel niet in loondienst (PNIL).
• Welke eerste resultaten u in de uitvoering van de plannen kunt melden.

Wanneer u middelen uit het NPO bovenschools hebt ingezet, moet u aangeven of de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) daarmee heeft ingestemd en welke soort interventies u hebt gekozen. Daarbij hoeft u niet op elke school afzonderlijk in te gaan.

2.    Formele verantwoordelijkheden bestuur

Als bestuurder bent u verantwoordelijk voor het ‘reilen en zeilen’ van het onderwijsbestuur en daarmee ook voor het naleven van alle wet- en regelgeving. Een belangrijk onderdeel hiervan is de jaarrekeningcontrole. Daarvoor moet de jaarrekeningcontrole minimaal de volgende gegevens/documenten bevatten.

De afgelopen jaren is gebleken dat bij diverse besturen deze formaliteiten regelmatig nog ontbreken op het  moment dat de controle wordt opgestart. De volgende documentatie dient altijd aanwezig te zijn in uw jaarrekeningcontrole. Het betreft (niet limitatief):

1. Door het toezichthoudend orgaan:
   1. Goedgekeurde meerjarenbegroting (inclusief balans) voor minimaal 3 jaar vooruit.
   2. Vastgestelde WNT-klasse indeling van het te controleren boekjaar.
2. Door het bestuur vastgestelde informatie met betrekking tot:
   1. Bestuursverslag inclusief verslag toezichthoudend orgaan.
   2. Eventuele langdurig zieke medewerkers waar (mogelijk) een voorziening voor gevormd moet worden.

Bij afronding van uw jaarrekeningcontrole zal vervolgens het bestuur de definitieve jaarstukken opmaken, gevolgd door de goedkeuring van het toezichthoudend orgaan. Wij adviseren u om in uw jaarstukken de datum van opmaken en goedkeuring te vermelden met daarbij de namen van de personen die de stukken ondertekenen.

3.   Huisvesting Primair Onderwijs

Over de huisvesting in het Primair Onderwijs is altijd veel te doen omdat niet altijd even duidelijk is wie nu waarvoor verantwoordelijk is. Eind november 2021 is door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een document gepubliceerd (‘Verantwoordelijkheidsverdeling huisvesting scholen’) dat duidelijkheid biedt op het gebied van onderwijshuisvesting. Dit is op basis van de huidige wetgeving.

In de basis is de verantwoordelijkheid voor de onderwijshuisvesting verdeeld tussen de gemeente en het schoolbestuur. Hierbij is de gemeente verantwoordelijk voor nieuwbouw en uitbreiding en is het schoolbestuur verantwoordelijk voor onderhoud en exploitatie. Bij tussentijdse kwaliteitsverbetering en renovatie is er sprake van een overleg tussen de gemeente en het schoolbestuur om dit te regelen.

De uitwerking in de praktijk kan wellicht tot vragen leiden doordat de huidige invulling van verschillende begrippen en verantwoordelijkheden niet altijd volledig zijn uitgewerkt. Het volledig uitwerken hiervan is niet altijd mogelijk of wenselijk, omdat hiermee een te afgekaderd geheel ontstaat. Eventuele andere situaties kunnen daardoor weer anders geïnterpreteerd worden. Er zullen zich rondom de onderwijshuisvesting dus altijd vraagstukken voordoen. Belangrijk is dat alle betrokken partijen daarbij tijdig in gesprek gaan om de juiste keuze te kunnen maken. Mocht u hiermee te maken hebben dan denken wij graag in een zo vroeg mogelijk stadium met u mee welke mogelijkheden er zijn ter voorkoming dat sprake is van onomkeerbare besluiten.

4.   Overgangsregeling voorziening voor groot onderhoud

Al enige tijd is sprake van een overgangsregeling voor de verantwoording van groot onderhoud via een voorziening. Deze overgangsregeling ziet er op toe dat de voorziening nog niet opgebouwd hoeft te worden per component. Voor de boekjaren 2021 en 2022 is deze overgangsregeling ook van toepassing en mag u de voorziening groot onderhoud op dezelfde wijze opbouwen als in de voorgaande jaren.

Wij raden u aan om de impact van de nieuwe berekeningswijze al in beeld te brengen, omdat deze aanpassing een (forse) impact kan hebben op het vermogen. De aanpassing van de huidige voorziening kan op twee manieren worden verwerkt:

1. Herijking van de voorziening. Daarbij is er sprake van een stelselwijziging en loopt de aanpassing via het eigen vermogen. De vergelijkende cijfers moeten dan ook worden aangepast .
2. Het vrij laten vallen van de voorziening en overgaan op het activeren van groot onderhoud. Van deze vrijval zou u onder het eigen vermogen vervolgens een bestemmingsreserve kunnen vormen.

Vooralsnog lijkt de voorkeur uit te gaan naar de voorziening groot onderhoud. Immers ligt het economisch claimrecht van het schoolgebouw bij de gemeente. Als de gemeente het schoolgebouw opeist kunt u, in geval van het activeren van groot onderhoud, geconfronteerd worden met aanzienlijke boekverliezen op het geactiveerde groot onderhoud.

In beide gevallen dient u nog steeds een actueel meerjarenonderhoudsplan te hebben. Allereerst ter onderbouwing van de voorziening. Daarnaast geldt het ook voor het algemene inzicht (en daarmee beheersing) van de uitgaven van (groot) onderhoud. Wij adviseren u ook om in het meerjarenonderhoudsplan per gebouw en onderhoudscomponent de omvang van de voorziening en de jaarlijkse dotatie te vermelden.

Op dit moment wordt door de Raad voor de Jaarverslaggeving nog gewerkt aan het nader uitwerken van de definities van groot onderhoud. Het streven is dat per 1 januari 2023 wordt overgegaan naar de componentenmethode.

5.   Nieuwe bekostigingssystematiek

De invoering van de nieuwe bekostigingssystematiek binnen het primair onderwijs (PO) staat gepland op 1 januari 2023. Een belangrijke verandering daarbij is dat er vanaf dan niet meer (deels) per schooljaar wordt gefinancierd. De bekostiging zal op basis van een kalenderjaar wordt toegerekend. Er is daarbij geen apart budget meer voor personeel en materieel. Gevolgen van deze vereenvoudiging binnen het PO zijn:

• Afschaffing van de gewogen gemiddelde leeftijd doordat er wordt gerekend met 1 basisbedrag per leerling en per school.
• Vervallen van de vordering Onderwijs Cultuur en Wetenschap met ingang van 2022. Daardoor ontvangt u in 2022 nog wel het volledige bedrag voor dat kalenderjaar, maar zullen de baten in de periode augustus-december 2022 lager zijn dan hetgeen waar u recht op zou hebben op basis van de oude systematiek (schooljaarbekostiging). Vanaf 1 januari 2023 zijn de bedragen met betrekking tot verantwoorde baten en ontvangen gelden weer gelijk aan elkaar. Deze éénmalige aanpassing leidt dus in 2022 tot lagere Rijksbijdragen. Als gevolg hiervan is het mogelijk dat er in uw begroting 2022 reeds een tekort is begroot. Wij adviseren u om de impact van de aanpassing van de bekostigingssystematiek in de toelichting bij de meerjarenbegroting op te nemen. Voor de lezers van het bestuursverslag is het dan duidelijk dat hier sprake is van een bijzonderheid met negatieve impact op de verwachte resultaten.

6.   Controle op tijdigheid verklaringen omtrent het gedrag

De wettelijke voorwaarden waar een verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan moet voldoen zijn geldigheid en tijdigheid. Sinds 2020 moeten instellingsaccountants op basis van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW ook de tijdigheid controleren. De tijdigheid ziet er op toe dat de datum waarop de VOG is uitgegeven vóór de datum van indiensttreding ligt. Indien er bijzonderheden zijn, vanuit geldigheid en/of tijdigheid, dient uw accountant dit te rapporteren in een verslag van bevindingen aan de Onderwijsinspectie.

Voor het kalenderjaar zijn de uitgangspunten en het toetsingskader hetzelfde als in 2020. In het najaar 2021 heeft Justis (verwerker van de aangevraagde VOG’s) te kampen gehad met een storing, waardoor er tijdelijk een periode geen VOG’s konden worden aangevraagd en afgegeven. Met de Onderwijsinspectie is afgesproken dat eventuele niet tijdige VOG’s vanuit deze periode wel moeten worden gerapporteerd in een verslag van bevindingen. In voorkomende gevallen, die buiten de invloedssfeer van het bestuur liggen, moet uw accountant deze niet tijdige VOG’s afzonderlijk benoemen in het verslag van bevindingen.

7.   Aanvullend thema bestuursverslag

In november 2021 heeft u van de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media een brief ontvangen met daarin opgenomen de maatschappelijke thema’s waarover u verslag moet doen in het bestuursverslag 2021. In deze brief is ook een toelichting opgenomen over de inhoudelijke verslaggevingseisen. Naast de maatschappelijke thema’s strategisch personeelsbeleid, Passend onderwijs, Allocatie van middelen, werkdruk en onderwijsachterstanden, is hier in 2021 het thema Nationaal Programma Onderwijs (NPO) aan toegevoegd. In vergelijking met 2020 betekent dit dat het onderwerp Corona formeel is vervallen. Het advies is dat u over Corona wel een toelichting opneemt in uw bestuursverslag.

Wij adviseren u om deze brief door te nemen en deze 6 thema’s in uw bestuursverslag toe te lichten.

8.   Normatief publiek eigen vermogen

Over het algemeen is het in het PO het publiek eigen vermogen de laatste jaren steeds verder toegenomen. Daarom heeft de Onderwijsinspectie in 2020 een nieuwe signaleringsgrens vastgesteld. Dit betreft het normatief publiek eigen vermogen. Is uw werkelijke publiek eigen vermogen hoger dan de signaleringsgrens? Dan betekent dit dat er mogelijk sprake is van een bovenmatig eigen vermogen. Overigens nam het eigen vermogen over 2020 in de gehele PO-sector per saldo af door ontwikkelingen vanuit negatieve resultaten, aanpassing in verwerking van groot onderhoud en het beleid vanuit OCW, zoals nadere inspectie op de rijkste besturen binnen het PO.

Jaarlijks zal de Onderwijsinspectie nader onderzoek doen naar de ontwikkeling van de reserves bij de schoolbesturen. Wij adviseren u om in de financiële paragraaf en bij de meerjarenbegroting van het bestuursverslag 2021 een toelichting op te nemen over het normatief publiek eigen vermogen. Van belang daarbij is om uw visie toe te lichten om in de toekomst het publiek eigen vermogen af- of op te bouwen naar deze signaleringswaarde. Ook de effecten van de eventuele niet bestede NPO-middelen in de ontwikkeling van de vermogenspositie moet u in uw toelichting opnemen. Daarnaast is het belangrijk om in de goedgekeurde meerjarenbegroting een beleidsrijke meerjarenbalans op te nemen.

9.   Format bestuursverslag PO Raad

In 2021 is door de PO Raad een format voor het bestuursverslag opgesteld. Wij zijn door de PO Raad gevraagd om mee te lezen met dit concept bestuursverslag. Wij hebben onze opmerkingen met de PO Raad gedeeld. Het definitieve format is inmiddels door de PO Raad gepubliceerd en hierin zijn onze opmerkingen als aanpassing verwerkt.

10.  Overige ontwikkelingen

UBO-register

Schoolbestuurders moeten worden ingeschreven in het ultimate beneficial owner-register (UBO-register). De UBO is de persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een onderneming, stichting of vereniging. Als gevolg van Europese regels (de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU) 2015/849) moeten onderwijsorganisaties hun bestuurders ook registreren in het UBO-register. In Nederland is het UBO-register wettelijk geregeld in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 2008.

U heeft, voor zover u dit nog niet heeft gedaan, tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd om deze registratie bij de Kamer van Koophandel te voltooien. Registratie kan alleen plaatsvinden door de bestuurders van de onderwijsinstelling zelf en is verplicht. Het niet of niet tijdig registreren van de UBO’s is een strafbaar feit.

Participatiefonds

De modernisering van het participatiefonds gaat op 1 augustus 2022 in. Daarmee wordt het voor schoolbesturen nog belangrijker om personeelsdossiers goed op te bouwen. Een schoolbestuur zal vanaf 1 augustus 2022 in principe een WW-uitkering moeten vergoeden van 50% van de WW-lasten.

Als de arbeidsovereenkomst wordt ontbonden door een kantonrechter, kunnen de WW-lasten beperkt worden tot 10%. Het verzoek van de werkgever dat hier de basis voor vormt, moet ondersteunt worden van een heldere onderbouwing vanuit het personeelsdossier.